基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性

李洪琴　楊涵笑

摘要：醫院檔案管理是一項非常重要的工作。基于此，本文闡述了辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性，同時，提出了辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性及實現方法，包括制定檔案管理工作的標準、建設高素質的管理人員隊伍、完善檔案管理系統及子系統等，通過論述以上方法，為醫院檔案管理人員提供一些參考。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；人事檔案

網絡科技帶動了辦公自動化技術的發展。隨著計算機技術的不斷應用，辦公軟件的出現，醫院檔案管理工作也逐漸轉變為自動化辦公。基于辦公自動化的醫院檔案管理工作能夠準確的記錄醫院科研、人事等工作的數據信息，為醫療事業發展、醫院水平提高提供了數據支持，因此，醫院需要建立標準的管理流程、提高管理人員的工作素養，來促進醫院檔案管理工作進步。

1辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性

醫療體制的改革，使得醫院檔案數量大幅增加，如何管理好這些重要的檔案成為醫院的難題。基于辦公自動化管理，能夠提高檔案的時效性。檔案管理自動化是基于計算機技術，可以實現更加方便、快捷的存儲及查找檔案信息，簡化了檔案管理的流程，縮減了管理時間；將紙質檔案變換為電子檔案，可以避免火災、水災等意外事故產生的檔案丟失、破損、記錄不全的問題，實現信息安全化管理；紙質檔案如果長時間存儲，會產生發霉、發黃等問題，將其轉換為電子檔案，刻錄在光盤中，能夠有效延長檔案的存儲時間；檔案自動化管理還能節省空間面積。相較于紙質檔案需要專門的存儲房間，將所有電子檔案儲存在硬盤中，可減少占用的空間。因此，醫院實施檔案管理自動化十分必要。

2辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性方案

計算機網絡的發展，勢必會帶出更多可實用性、功能多樣的辦公自動化軟件系統，基于辦公自動化的醫院檔案管理系統的功能及應用也會逐漸強大，為此，醫院需要繼續支持檔案自動化管理工作，順應時代潮流發展。

2.1制定檔案管理工作的標準

醫院檔案管理工作主要包括了信息收集、歸納整理、保存、統計等步驟，這些步驟需要和國家的相關部門檔案管理的歸檔方法相同，因此，醫院需要整合文件管理及檔案管理工作，來杜絕越權行為。首先，在文件歸檔初期，除管理人員外，任何人員不得私自更改、挪用文件信息，如果發現此類情節，要按規章制度處理，通過把好文件歸檔的第一步，來開展標準化的檔案管理工作；

其次，醫院要制定統一、操作強性的檔案管理工作流程，包括保證錄入信息的準確性、歸檔信息需要反復核對等，以便于基礎人員在工作中，業務流程能夠按照標準操作開展。為了完善醫院的檔案管理工作，湘南學院第一附屬醫院打造出檔案管理示范基地，來推動醫院檔案管理進步。該示范基規定醫護人員在填寫患者信息及病例歸檔時，要如實填寫，不得存在隱瞞現象。一旦發現問題，會按照醫院檔案管理規章制度處罰，以此來約束醫護人員的行為，保證檔案管理工作真實可靠。現如今，該院已經實現了7.3%的患者院，即可建立個人檔案。

2.2提高檔案管理人員工作素質

我國醫療產業的發展，使得醫院檔案數量顯著增加，為檔案管理人員帶來大量的工作，加上一些新型的電子信息技術，檔案管理也向著技術化、專業化方向發展，只有熟練使用辦公自動化軟件的工作人員才可以做好檔案管理工作。因此，醫院要加大檔案管理人員的培訓。

首先，通過開展“檔案管理培訓”、“計算機技能培訓”等活動，為管理人員提供學習渠道，不斷優化工作技能，提高綜合素養，來適應醫院檔案管理自動化需求，使其能精通檔案的知識、掌握高科技，實現以少勝多，一兼數職；

其次，醫院也要提升檔案管理人員的責任意識，通過開展全體動員大會，灌輸醫院檔案管理工作的重要性，通過“人人自覺、人人遵守”，來推進醫院檔案管理工作的進步。此外，醫院在選擇檔案管理人員時，要注重思想覺悟好、社會關系較為簡單、技術機技能較強的專業檔案管理人員，選任檔案管理崗位，來保證檔案管理人員的穩定性。

為打造出一支綜合素質高的檔案管理隊伍，天津市西青醫院組織各職能科室檔案管理員進行了2017年度歸檔工作培訓。此次培訓共20余名職能科室檔案管理員參加。培訓中，培訓人員為大家解讀了檔案整理新要求，明確將財會檔案歸入文書檔案范圍，同時現場講解歸檔軟件的使用方法及流程，來保證檔案整理更加規范。西青醫院作通過穩步提升檔案建設工作，保存好各種文字、圖表、聲像等歷史材料，為醫院的科研工作提供了豐富的檔案資料。

2.3建立完善的檔案管理系統及子系統

醫院需盡快建立完善的檔案管理系統，尤其是醫院的人事檔案，使得人事檔案可以實現數字化管理，也要有步驟的將縮微技術、光盤技術應用在檔案管理中；依托醫院的局域網及辦公自動化網絡，來實現電子檔案管理系統網絡化發展。

此外，醫院還要繼續加強辦公自動化子系統建設工作，通過注入資金，在已有的辦公自動化系統中，增添新內容，來建立子系統，完善系統的電子檔案存儲及調用功能。電子檔案的選擇性留存也能降低系統的運行負擔，通過子系統，來存放時間過長但仍有研究價值的電子檔案，能夠保證文件不丟失的前提下，為系統減負，從而提高系統運行速度，提高作業效率。

3結論

綜上所述，強化辦公自動化環境下的醫院的檔案管理工作十分重要。在此基礎上，醫院需要明確檔案管理工作的重要性及應用價值，包括可以保證醫院科研等工作信息的安全性，可以提升檔案儲存及使用的效率等；同時，醫院要加大管理人員的培訓力度，提升他們的工作能力及綜合能力，在根本上提高醫院檔案自動化管理工作的質量。因此，建設高素質的檔案管理人才，完善檔案管理子系統可以促進醫院檔案管理自動化。endprint