企事業單位辦公自動化的應用與發展探析

我國企事業單位改革開放以來得到了快速發展，但部分單位辦公自動化起步較晚，沿用傳統手工方式進行管理，傳統管理方式工作量大，且易出錯，為單位管理帶來很大的不便，很多單位將辦公自動化應用到企業管理中，推動了單位管理水平的提升。

一、企事業單位辦公自動化的發展

辦公自動化是應用計算機技術、系統科學與行為科學等先進科技，使人們的部分業務借助辦公設備構成服務某種目標的人機信息系統。采用各種媒體形式，改變傳統辦公的面貌，最大限度提高辦公效率，實現辦公活動的自動化。我國辦公自動化自70年代開始經歷了多個階段。70年代末，企事業單位辦公中普遍使用傳真機、復印機等辦公設備，為硬件配置階段。80年代中期，MIS發展標志OA進入數據處理自動化第二代階段。90年代中期開始，第4代OA實現移動辦公。90年代末開始，旨在實現項目團隊協同，業務流程協同的第5代OA系統興趣。協同發展型辦公自動化是一種領先的企業管理思想，以工作流自動化workfiow為核心。

二、企事業單位辦公自動化的應用作用

辦公自動化指依據IT技術、電子郵件及遠程通信實現單位內部業務信息的共享，迅速獲得有利的信息，是先進、高效的辦公系統，簡化辦公操作，最終實現單位辦公自動化，科學化管理目標。辦公自動化系統具有全面實用、信息高度共享、實現統一管理等特點。21世紀是知識經濟時代，如何在信息革命為企業帶來的全球激烈競爭中，充分利用信息資源是巨大的挑戰。單位能否利用先進技術手段獲取信息，是企業能否取得競爭優勢的關鍵，當前很多企事業單位通過計算機建立內部網絡，但未充分發揮內部網絡作用，開發應用基于IT技術，符合日常辦公習慣的辦公自動化系統具有重要意義。

在全球范圍激烈的競爭中，企業事業要形成核心競爭力，應充分利用先進技術，通過辦公自動化系統，使得單位迅速全面把握生產經營與市場動態等信息，保證企業在激烈的市場競爭中占據主動地位。企業事業單位使用固定的營銷渠道與方式應對激勵的市場競爭難以取勝，必須借助高新科技與創新的營銷思維模式實現高效率的開拓市場，應用辦公自動化系統，為客戶提供多渠道與全方位的服務，自從我國加入WTO后，辦公自動化系統幫助單位實現營銷創新等方面發揮了巨大作用。辦公自動化系統在企業管理中的應用，大幅提高企事業單位獲取信息的時效性，目前很多企業事業單位擁有多處辦公地點，不能像傳統辦公一樣在不同辦公地點間穿梭，加強了部門間信息交換速度，提高了企業領導決策能力。辦公自動化極大提高了企業管理效率，辦公自動化附帶強大的查詢功能，實現了在部門間的互動協調溝通，為市場了解企業提供了新渠道。

辦公自動化能滿足單位領導決策的需求，滿足中層管理者對信息管理的需求，滿足員工有效處理業務的需求，辦公自動化要求員工的管理思想發生本質轉變。

三、企業事業單位辦公自動化系統的管理

員工要具有某些專業技能，具備高度市場敏感性，有效管理各業務流程中的知識信息，當前很多企業已具備將辦公自動化應用到管理中的硬件設備，相關辦公軟件不斷更新完善，但很多企業辦公自動化起步較晚，存在對辦公自動化重要性認識不足、員工素質不適應等問題，應切實提高辦公自動化的應用效能，要使企事業員工認識到辦公自動化是實現現代化辦公的必然選擇，是對傳統工作模式進行有利變革的現實需求，學習辦公自動化操作是避免被時代淘汰的必要方式，單位領導應率先使用辦公自動化系統進行辦公。首先應抓好辦公室主任、辦公自動化系統管理維護人員的培訓工作，實現員工熟練掌握辦公自動化操作技術，做到每位員工熟知辦公自動化系統相關技能，領導應保證員工能正確使用辦公自動化系統處理業務。強化制度管理，要求企業在辦公自動化系統中建立軟件運行相關制度，明確對辦公自動化系統的應用管理責任劃分，建立完善辦公自動化系統運行工作處理的每個環節相關標準，使辦公自動化系統成為員工高效工作的協作平臺。辦公自動化系統軟件應用主要有連接、協同等環節，需將單位局域網連接機關處室的計算機，注意借助辦公自動化系統構建在線交流的功能，注意系統能對辦公事項處理過程進行跟蹤管理。

四、結語

辦公自動化在企業事業單位管理中的應用必須結合自身情況，需重視對相關人才的引進，保證系統安全穩定運行。隨著單位各部門間與國際信息交流日益頻繁，辦公自動化在企事業管理中發揮更加重要的作用，建設安全的辦公自動化體系是時勢要求，通過完善的辦公自動化技術提高運營效率，必將提高自身競爭實力。