大數據時代檔案管理模式變化探討

尹聞曉

摘要：隨著科學技術的快速發展，我國已經正式步入大數據時代，而這一時代來臨便對我國很多行業帶來了較為深遠的影響，檔案管理便屬于受影響的代表，基于此，本文就大數據時代檔案管理模式的變化開展分析，并圍繞科學整合檔案資源、三位一體檔案防護共四方面內容就應對大數據時代檔案管理模式變化的策略進行了詳細論述，希望論述內容能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

關鍵字：大數據時代；檔案管理模式；三位一體檔案防護

1大數據時代檔案管理模式的變化

大數據時代帶來的檔案管理模式變化影響較為深遠，考慮到本文研究側重點，筆者僅對檔案數據資源體系變化等四部分變化內容進行了詳細論述。

1.1檔案數據資源體系變化

受信息資源爆發式增長影響，我國檔案管理在數據來源、采集方式等方面均出現了較為深遠的變化，具體變化內容如下所示：（1）檔案數據來源變化。隨著計算機與智能手機日漸成為我國民眾標配，網上信息的暴增使得其已經成為我國檔案數據的主要來源之一。同時，由于檔案部門對民生民意的重視程度不斷提升，我國已經在大數據時代影響下走上了“全民皆檔”的發展道路。（2）檔案數據內容變化。大數據時代影響下，我國大部分檔案管理部門出現了檔案數據數量增大、檔案數據類型增多、檔案數據價值密度降低、檔案數據處理速度加快等特點，這些便對檔案管理工作的開展提出了一系列新的挑戰和機遇。（3）檔案數據收集方式變化。受大數據時代影響，我國當下存在強制收集、實時捕捉兩種檔案收集方式，其中實時捕捉需要得到計算機技術和信息技術的支持。

1.2檔案服務內容變化

“你來館我來找”是過去很長一段時間我國檔案服務工作的主要服務內容，因館外資源不屬于檔案而拒絕提供服務的情況也屬于檔案服務的常態，由此可見以往我國檔案服務處于淺層次狀態。不過隨著大數據時代影響力的不斷提升，我國檔案服務開始走上了“深入人心”的發展道路，很多地區已經開始結合用戶身份登記、搜索方式、利用結果等數據為其提供針對性較強的“檔案大服務”，由此檔案服務開始逐漸走上了差異化、精細化的發展道路。

1.3安全威脅變化

大數據時代帶來的共享程度提升會直接威脅檔案信息的安全，由此檔案數據便將面臨諸多新的威脅，具體數據威脅內容如下所示：（1）檔案數據丟失。由于大數據時代的檔案數據多存放于電腦系統和硬盤之中，這就使得檔案數據丟失的概率較高。（2）秘密隱私泄露。在檔案管理的信息收集過程中，結合大數據開展的信息收集天然存在著信息泄露的風險，這一風險很容易對具體個人造成嚴重負面危害。（3）網絡侵權和數據的惡意使用。大數據帶來的較高數據公開程度使得一些檔案數據可能被不法人士利用，由此開展的惡意使用對檔案管理部門、具體個人均將帶來較為負面影響。

1.4合作方式的變化

大數據時代提倡數據開放、資源共享，這就使得檔案行政管理部門與各領域的合作將大量開展，互聯網、數據技術公司、信息化工作部門便屬于檔案行政管理部門在大數據時代最基礎的合作對象，也只有通過多種形式的合作，檔案行政管理部門所藏檔案才能夠更好為社會提供服務。

2應對大數據時代檔案管理模式的策略

結合大數據時代檔案管理模式的變化，本文提出了科學整合檔案資源等四方面應對大數據時代檔案管理模式變化的策略，希望策略內容能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

2.1科學整合檔案資源

考慮到檔案數據來源變化、檔案數據內容變化、檔案數據收集方式變化，本文建議我國檔案部門在大數據時代下首先開展檔案資源的科學整合，這一科學整合應圍繞以下幾個方面開展：（1）推進“存量數字化、增量電子化”戰略。“存量數字化”要求各地檔案部門加快自身檔案資源的數字化進程，并同時在這一過程中延長紙質檔案壽命，“增量電子化”要求檔案部門全面開展原生電子文件形式。例如，我國上海大學檔案館在自身工作開展中便嚴格遵循了黨政機關單位提出的歸檔文件電子化管理要求，由此該部門實現了源頭上的數字檔案真實、完整、可用。（2）優化資源結構。為了避免大數據時代下的檔案信息資源淪為一座座信息孤島，檔案管理部門需要加強內部互聯、實現與圖書館之間的互助、與網絡商和技術開發公司之間的互通，由此才能夠最終實現“中國檔案云”，檔案也將告別信息孤島發揮集聚效應。

2.2創新檔案服務內容

檔案服務內容變化為我國各地檔案服務部門敲響了警鐘，因此本文建議從以下幾個方面實現檔案服務內容的創新：（1）創新檔案服務理念。為了實現檔案服務內容的創新，首先需要做的便是進行檔案服務理念的創新，這一創新需要圍繞人性化服務、個性化服務、智能化服務、知識化服務四個角度開展。例如，我國武漢市檔案局便通過引進智能化檔案數據處理系統實現了智能抓取有效信息、快速完成數據分析任務、便捷服務通道提供，由此武漢市檔案局檔案知識的廣泛傳播獲得了極為有力支持。（2）拓展檔案服務途徑。微服務、遠程服務、云服務均屬于大數據時代我國檔案部門可以選擇的檔案服務拓展途徑，上海大學檔案館、武漢市檔案局、“南京檔案”、“貴陽檔案”、“青島檔案”均屬于該領域的代表，其中“南京檔案”為南京市檔案局開設的微信公眾號，該微信公眾號提供公共信息的咨詢和查詢服務，由此檔案與大眾之間的距離被拉近，檔案信息服務效率、服務范圍均由此實現了長足提升。此外，云服務指的是以按需、易擴展的方式獲得所需服務，國家檔案局開展的“中國檔案云”項目便屬于云服務的代表，由此該檔案局便通過云服務為我國民眾提供了開放檔案信息查詢利用服務，這顯然有力推動了我國檔案服務內容的創新。

2.3三位一體檔案防護

大數據時代在帶來積極影響的同時也會對檔案管理工作帶來安全威脅，因此本文建議檔案部門建設三位一體檔案防護，這里的三位一體指的是人防、物防、技防，具體防護策略如下所示：（1）人防。科學技術的發展推動了檔案管理工作的進步，而大數據時代下檔案管理部門應通過完善檔案安全責任到人制度、建設檔案大數據人才專業隊伍實現檔案數據的“人防”，制定檔案機密信息保護制度、成立以單位一把手為頭的檔案安全領導小組、重視大數據人才培養均屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。（2）物防。加強各級國家綜合檔案館安全建設、改善檔案保管保護條件便能夠有效滿足檔案管理的物防需要，這一過程需要側重于高新技術的應用和隱患的排除。（3）技防。通過建立檔案信息系統安全保密防護體系、建設檔案大數據存儲備份中心、開展重要檔案異地異質備份保管，便能夠將大數據時代檔案所面臨的安全威脅降到最低，在大數據產業園區建立檔案資源備份中心屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。

2.4加強與社會的合作

與社會的合作需要體現在與檔案形成者合作、與檔案利用者合作、與網絡服務商合作三個角度，具體合作側重點如下所示：（1）與檔案形成者合作。幫助其完善建檔工作、大力征集家庭和個人檔案，由此便能夠實現更多有價值檔案的挖掘。（2）與檔案利用者合作。在了解檔案利用者需求的同時，還應透視其隱性需求以提供預測服務。（3）與網絡服務商合作。借助網絡服務上幫助實現垃圾信息剔除，結合專業公司開展電子檔案管理，便能夠進一步提升大數據時代檔案管理工作水平。

3結論

綜上所述，大數據時代下我國檔案管理模式發生了較為深遠的變化，文章的第一點說明了這一認知。而在此基礎上，本文涉及的推進“存量數字化、增量電子化”戰略、創新檔案服務理念等具體建議，則證明了研究的實踐價值。因此，在相關領域的理論研究和實踐探索中，本文內容便能夠發揮一定參考作用。endprint