略談階段性下的企業人事檔案管理工作分析

李巖

摘要：當前，大多企業的運作發展過程中，所運用的都是人員聘用機制，此時的企業檔案管理已經并非傳統理念下的人事檔案，這一時代發展背景下的企業人事檔案管理工作模式，所記錄的多數都是從企業員工到離職這一時期的檔案，同時會涉及工作表現、個人經歷以及德能勤績等方面的內容，對這些集中化的個人信息進行統一保管，以供企業內部其他部門人員所利用，最終相應的提高工作效率。基于此，本文主要針對階段性下的企業人事檔案管理工作進行了相應的分析和探討，而后提出了自身的相關見解，以下為詳述。

關鍵詞：階段性；企業；人事檔案；管理；工作

自從改革開放以來，我國就在逐年發展社會主義市場經濟，同時除了大型國企、黨政部門以及事業單位等在編人員以外，其余的企業大多所推行的都是人員聘用制度，這就表明“檔隨人走”這一管理模式已經難以滿足時代的發展趨勢，大多畢業生就業以后會自由就業，但是，他們的個人檔案就會停留在戶口所在地的人才交流中心，大學生畢業后一般不會自行保管檔案，每一地域的人才市場并不會對這些人事檔案進行系統化的管理，人們入職進入到企業工作后，此時的個人人事檔案會是全新建立的，直到離職后方可停止增加新的材料，故此，企業所保管的人事檔案，一般是針對企業內部員工從入職到離職這一時期所講的，階段性下的企業人事檔案管理工作應體現出科學性和合理性，提高管理質量。

1企業人事檔案管理過程中易出現的問題匯總

（一）人事檔案管理意識較為薄弱

其一，領導的重視程度不夠。當下，部分企業的運作環節，領導人員都會更加強調短期的經濟效益問題，很容易忽視檔案管理工作這一重要環節，檔案管理工作中將會涉及許多財力、人力和物力，這些都會給企業的經濟效益帶來相應的影響，如若未能對檔案管理工作中所涉及的內容和要素予以統籌、協調，將會相應的降低管理效率。

其二，管理人員職責意識較差。部分企業檔案管理人員對于檔案的實際認知力不足，甚至一頭霧水，難以意識到企業檔案管理工作落實的重要性，與此同時，易出現工作怠惰的現象，缺乏重新建檔的思維，這就導致企業整體的檔案管理工作落實缺乏主動性和自覺性。

（二）檔案內容質量較低

現階段，很多企業的人事檔案管理過程中，存在不規范的管理行為，導致最終的企業人事檔案管理質量難以得到提升，檔案管理的實際價值亦無法凸顯出來。引發這些問題的誘因較多，筆者對這些因素進行了總結，其一，檔案材料內容不豐富，無法做好切合實際的記錄，難以滿足《企業職工檔案管理工作規定》中的需要，不能準確的體現員工的德才情況和個人經歷等。其二，檔案材料所用紙張質量不合格，字跡書寫不規范，很多企業在對員工的相關信息進行入檔記錄時，都難以對細節之處進行把控，比如，材料規格的大小、用筆質量等，致使檔案材料不利于存儲，最終難以高效的應用。

2企業人事檔案管理方式的探究

經過筆者上述的分析和探究以后，發現人事檔案管理工作的落實，需要從多個角度著手，使管理行為更為規范和秩序，如若仍舊應用傳統的管理模式，將難以滿足時代的發展需求，也不能符合企業的運作需要，故此，一定要對人事檔案管理模式進行更新和改革，從思維意識上提升檔案管理人員的認知力，最終提高企業檔案管理效率。

（一）對人事檔案的功能性重新認知

人事檔案的存儲過程要著重把控，和其他的檔案管理工作具有相同性，最終的目的都是為了更好的服務企業，為企業的經濟建設過程提供高質量的服務，值得一提的是，企業內部經濟建設過程中，所包含內容較多，其中的人才管理以及人才選拔都是重點因素，故此，企業發展環節，一定要重視人事檔案管理工作，對人才的成長歷程進行精準的、合理的記錄，并將這些信息數據等進行匯總，最終作為用才、識才以及選才的根本。人事檔案管理工作的開展環節，需要結合內部人員的實際表現，從各個環節搜集和整理資料，為日后的人才管理工作提供相應的數據支持。

（二）對人事檔案管理機制進行改革

傳統的檔案管理體系之中，并未能將人事檔案融入其中，這就導致檔案管理過程較為繁雜，無法系統化的對各類檔案資料進行管理，也不能從側面的角度，對員工的業務水準以及政治素養等的成長和變化予以記錄，對企業內部人事管理工作來講極其不利，這時的人事檔案管理工作，不具備系統化。

故此，應對人事檔案進行改革和更新，可將人事檔案管理部門、文書檔案管理部門和科技檔案管理部門進行合并，實施統一化的管理，體現出管理工作的規范化和標準化，并可對人事檔案的內容予以拓展。

（三）使檔案材料內容更為完整、齊全

企業內部人事檔案管理過程中的信息搜集渠道應體現出多元化的特征，不可僅僅將人事部門管理活動中的材料作為最終資料，而是要借助其他管理部門之手，進行有效的、及時的溝通和協調，對企業內部員工的各類資料予以搜集，相應的拓寬信息渠道，使最終的檔案管理途徑更為豐富，人事檔案管理的資料信息也更為精準，對各類社會實踐活動信息精簡的記錄，全方位的反映企業職工的面貌。

（四）使企業人事檔案管理工作更具網絡化、數字化的特色

當前是二十一世紀，也是信息化飛速發展的時代，各行各業的運作發展過程中，都意識到了滲透信息化理念的重要性，而企業的檔案管理工作同樣如此，越來越多的企業人事檔案管理人員，發現引入信息化手段的必要性，可以極大的提高企業內部人事檔案管理工作效率。比如，傳統的紙質檔案管理模式下，內部職工的信息管理容易出現各類問題，加之管理形式較為多樣，其中涵蓋著個人單位表現、戶籍管理信息以及文憑學歷管理等等，這些都是企業內部人事檔案管理工作中的主要內容，這一過程中，難免會出現信息交叉或是重復等問題，這時，就應對這些重復的信息資料進行融合，逐步達到人事檔案管理模式優化的目的，可以充分借助信息技術手段的作用，為企業人事檔案管理工作的落實提供物質條件基礎，體現出網絡化和數字化的特色，這也是未來企業人事檔案管理的發展方向，只有緊握這一發展趨勢，實現人事檔案的綜合開發，方可為企業的長遠化發展奠定堅實的基礎。

3結束語

綜上所述，當前的時代發展背景下，各行各業的企業運作環節，都會面臨著許多的阻礙性問題，這些問題若未能得到妥善解決，將會一定程度的給企業發展帶來制約性作用，甚至難以在競爭壓力如此巨大的市場經濟環境下長遠的立足，故此，筆者建議企業發展過程中，應協調好內部管理的矛盾問題，其中的人事檔案管理環節就是典型代表，基于階段性下的企業人事檔案管理工作，筆者認為可強化檔案管理人員的職責意識，同時要求他們具備創新式的思維，對于檔案管理工作具有新的認知，并在工作實踐中完善管理機制，加強資金引入力度，將信息技術管理理念滲透到管理工作中，提高企業人事檔案管理水平。endprint