人事檔案材料的收集與整理探討

潘海燕

摘要：隨著人們的物質(zhì)文化水平不斷提高，生活工作地點(diǎn)時(shí)間的不斷轉(zhuǎn)換，如何將人們的人事關(guān)系進(jìn)行有效、合理、科學(xué)的收集與整理變得越來越重要，及時(shí)將人們生活工作的變動(dòng)記錄進(jìn)人事檔案材料關(guān)乎著人們生活的有序與否，但這同時(shí)也考驗(yàn)著人事檔案材料收集整理系統(tǒng)的效率與科學(xué)性。伴隨著信息時(shí)代的到來，我們更應(yīng)該把過去人事檔案收集工作與信息技術(shù)融合起來，使得我們的人事關(guān)系材料的收集與整理更加的快捷高效。本文將從實(shí)際情況出發(fā)，分析如何更加高效的將人事檔案關(guān)系進(jìn)行收集與整理。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集；整理

隨著各級單位以及各級領(lǐng)導(dǎo)的逐漸重視，我國人事檔案材料的收集與整理工作相比從前已經(jīng)得到了巨大的提升，但是，不可否認(rèn)的是，整個(gè)系統(tǒng)中還存在著一定的問題，只有我們使用了科學(xué)的方法與手段去解決這些問題，我們的人事檔案材料的收集整理工作才能真正的發(fā)揮其特有的作用。將人事檔案材料進(jìn)行科學(xué)的收集整理是非常有利的，有利于對單位內(nèi)情況以及工作能力有非常透徹的了解，在人員調(diào)動(dòng)以及升降職位時(shí)也能將實(shí)際情況真正考慮進(jìn)去，對于整個(gè)單位的工作效率以及凝聚力都是非常有利的。

1我國目前人事檔案收集整理現(xiàn)狀

改革開放以來，隨著人們意識(shí)的逐漸提升，我國人事檔案收集整理工作逐步開展并建立了健全的人事檔案收集體系，但是不得不承認(rèn)的是，目前的人事檔案的收集整理還存在著許多的問題。我認(rèn)為，目前我國人事檔案收集整理還存在著以下幾個(gè)方面的問題：

（一）在職人員檔案收集整理意識(shí)淡薄。隨著人們生活與工作越來越市場化，生活工作范圍變動(dòng)十分頻繁，但是由于人事檔案管理人員的意識(shí)的缺失，不能及時(shí)將最新的變化及時(shí)記錄進(jìn)檔案，新進(jìn)人員檔案的建立以及離職人員檔案的銷毀、調(diào)離人員檔案的轉(zhuǎn)移都不夠效率，這樣就往往會(huì)造成檔案的失真，人員與檔案分離的情況出現(xiàn)，這對后期單位內(nèi)部進(jìn)行總結(jié)、評比活動(dòng)時(shí)會(huì)給單位內(nèi)活動(dòng)舉辦人員帶來巨大的麻煩。

（二）材料手續(xù)收集整理不夠齊全完整。要使一份人事檔案起到其該起的作用，必須保證其內(nèi)部材料的完整。例如一份完整的高中畢業(yè)檔案應(yīng)包括學(xué)生體檢表、高考分?jǐn)?shù)證明、戶口證明、高中畢業(yè)證明、專項(xiàng)計(jì)劃使用證明等等，這些材料是缺一不可的，對于學(xué)生在大學(xué)乃至以后的發(fā)展都是不可缺少的，這就要求我們檔案制作人員一定要嚴(yán)格把關(guān)，不能使學(xué)生檔案發(fā)生遺漏、缺失的情況。但是對于事業(yè)單位來說，往往單位內(nèi)部檔案整理人員缺乏相關(guān)材料再加上其他部門的漠視不配合，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案的不夠完整，對后期的使用也會(huì)有很大的影響。

（三）檔案的不夠有效。目前我國各級單位進(jìn)行檔案的收集整理時(shí)，往往會(huì)發(fā)生只為了完成上級任務(wù)而敷衍操作的情況，導(dǎo)致檔案材料與實(shí)際情況不符，最終發(fā)生單位檔案千篇一律，每個(gè)人的經(jīng)歷都差不多，不能真正反映每位員工的真實(shí)情況，而在檔案進(jìn)行使用時(shí)只能廢棄不用。

2對人事檔案進(jìn)行科學(xué)收集及整理的意義

（一）對組織部門其參考意義。組織部門在對各級員工及人員單位調(diào)動(dòng)或升降職時(shí)，原有部門的人事檔案具備很高的參考意義，能夠使組織部門人員對該人員的真實(shí)情況有一個(gè)完整詳細(xì)的掌握，從而將其調(diào)至其適合的崗位，是他的才能真正為社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。但是如果人事檔案由于檔案整理人員的水平、意識(shí)等等原因而使檔案的不夠完整、失真等情況，那么人事檔案對組織部門的參考意義就大大降低，從而使人員的真實(shí)情況無法展現(xiàn)出來，最終無法將合適的人員調(diào)動(dòng)至合適的崗位，這對整個(gè)社會(huì)也是一種損失。

（二）有利于選拔出優(yōu)秀人才。一份完整、真實(shí)的人事檔案能夠顯示出該工作人員的能力水平以及身體素質(zhì)、心理素質(zhì)等等的情況，對于一些活動(dòng)選拔、特殊任務(wù)選拔時(shí)能夠起到迅速掌握人員情況的作用，再加上面試，基本就可以確定哪些人員是本次活動(dòng)需要的人員。完成這種便捷選拔的前提條件就是我們的檔案建立人員一定要建立出完整、真實(shí)的人事檔案。

3如何科學(xué)的進(jìn)行人事檔案的收集和整理

在人事檔案的收集整理過程中，使用一套科學(xué)有效的方法來進(jìn)行會(huì)對整個(gè)人事檔案的收集整理工作起到事半功倍的效果。

（一）檔案收集人員要積極進(jìn)行檔案的收集整理。當(dāng)單位內(nèi)人員發(fā)生離職、調(diào)離、升遷等情況時(shí)，檔案收集人員要積極主動(dòng)的將情況如實(shí)記錄內(nèi)檔案，并對檔案執(zhí)行相應(yīng)的增加、銷毀、轉(zhuǎn)移等操作，在情況發(fā)生時(shí)，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)跟進(jìn)并了解相關(guān)狀況以便最終登記使用，而不應(yīng)該等待情況涉及人員來進(jìn)行相關(guān)操作，因?yàn)闄n案管理人員在跟進(jìn)事情時(shí)關(guān)注的地方與其他人不同，關(guān)注的東西等適合登記入檔案內(nèi)，而情況涉及人員則會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)情況的不夠了解而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)差錯(cuò)或遺漏，最終對檔案的真實(shí)性產(chǎn)生影響。又檔案管理人員進(jìn)行檔案的收集整理能使檔案的作用真正發(fā)揮出來，在需要的時(shí)候隨時(shí)可以提供真實(shí)有效的檔案。

（二）對特殊材料進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。在不同的時(shí)代要求下，人們關(guān)注的材料重點(diǎn)也會(huì)有不同，我們新時(shí)代下主要關(guān)注的材料有業(yè)績證明、誠信證明等等，在對這些材料進(jìn)行收集整理時(shí)，需要對重點(diǎn)材料涉及的所有重點(diǎn)情節(jié)進(jìn)行完整詳細(xì)的記錄，一旦有發(fā)生變化時(shí)，要第一時(shí)間進(jìn)行材料的收集整理并歸檔，這樣能使每位員工的人事材料不再是一模一樣的，使人事材料真正做到展現(xiàn)人員的水平。

（三）對收集上來的材料要積極進(jìn)行真?zhèn)舞b別。檔案收集管理人員要對收集的材料進(jìn)行基本的真?zhèn)舞b別，鑒別之后才能將材料收集進(jìn)檔案中，缺少蓋章簽字都要及時(shí)將簽字或蓋章補(bǔ)上，對人員真實(shí)情況反應(yīng)不夠清晰的材料不能收集，將其及時(shí)銷毀，不能使那些有著明顯差錯(cuò)的檔案歸檔，對表面不夠清晰，字跡模糊的材料要及時(shí)進(jìn)行重新打印，不清楚的地方要及時(shí)與當(dāng)事人核對，從而防止檔案失去其參考借鑒意義，在真正使用到檔案時(shí)誤導(dǎo)檔案使用人員，這對工作效率以及后期工作的進(jìn)行都是非常不利的。

（四）對收集并鑒別的材料進(jìn)行科學(xué)的整理。對檔案的整理要嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不同單位有不同的規(guī)定，但是大致不過是要使用相同大小的紙張，字體使用多少大小，行間距，段落與紙邊緣間距多少等等要嚴(yán)格按照規(guī)定來做，這樣才能在查閱檔案時(shí)能夠迅速、有效得找到所需的資料，并使檔案閱讀人員在閱讀時(shí)能夠清楚的掌握材料所要表達(dá)的內(nèi)容。

（五）材料收集整理完畢要按照分類進(jìn)行放置并及時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)渠道。按照科學(xué)的方法對檔案進(jìn)行放置有利于后期的查閱與查找，并積極利用信息技術(shù)，將材料及時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)中去，這樣不僅僅有利于單位內(nèi)部人員能夠迅速有效的查閱這些人事檔案，在上級以及需要對信息公開時(shí)，也能及時(shí)將網(wǎng)絡(luò)上的信息迅速公布出來，對于我國進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)廉政以及工作透明公開化都是非常有幫助的，網(wǎng)絡(luò)中的信息在進(jìn)行檢索、核對時(shí)也有著紙質(zhì)檔所不具備的便捷性。

4結(jié)束語

對人事檔案進(jìn)行可有及時(shí)的收集以及整理對于人員的調(diào)動(dòng)以及選拔過程是非常重要的，甚至真實(shí)的人事檔案可以分析出整個(gè)時(shí)代的某些特征，比如我們現(xiàn)在很多的對古代戰(zhàn)爭的了解都是從古代的人事調(diào)動(dòng)如將軍的上任及罷免來分析得到的。所以我們一定要使用一套科學(xué)有效的方法來進(jìn)行檔案的收集與整理，這樣才能使檔案的效果發(fā)揮至最大，是我們的社會(huì)能夠?qū)θ瞬庞幸惶赘陚涞脑u判機(jī)制，從而使他們能真正做自己適合的工作，為社會(huì)做出更高的貢獻(xiàn)。endprint