大伙房水庫清漂工程設備檔案動態管理初探

(遼寧省農村水利建設管理局，遼寧 沈陽 110003)

2013年8月16—17日，遼寧省撫順市發生局地特大洪澇災害，特別是渾河上游清原段尤為嚴重。洪水過后大量漂浮物經河道直接進入大伙房水庫庫區。這些漂浮物種類繁多，數量驚人,既有樹木秸稈，又有塑料等生活垃圾，給大伙房水庫水質安全和工程設施運行安全帶來極大隱患。大伙房水庫承擔著遼寧中部6座大城市及南部大連地區的供水任務，是遼寧省經濟發達地區的重要水源地，保證供水安全是水庫管理工作的重要組成部分，因此，大伙房水庫管理局快速啟動漂浮物清理及水源保護應急工程，以確保水源地的水質安全。

1 清漂設備檔案實行動態管理的必要性

洪水過后，有效、快速地清除庫區漂浮物，保障水庫水質安全和工程正常運行成為水庫管理部門的當務之急。為加快清漂工程進程，大伙房水庫管理局在2014年、2015年分兩批次經招標采購了多種專用清漂船舶設備，以提高水庫清漂工作效率。

2014年購買的第一批清漂船舶設備包括清漂船、推拖船及岸式輸送機等，這些設備投入使用后在水庫清漂工作中取得顯著成效，大大節省了人力，節約了清漂工作時間。因省內其他水庫也存在和大伙房水庫類似的漂浮物污染風險，遼寧省水利廳決定在省內其他6座大型水庫中推廣機械化清漂這一模式，為此在2015年又進行了第二次招標采購，由大伙房水庫管理局統一采購遼寧省7座大型水庫清漂用船舶及設備。2014年、2015年兩次購買清漂船舶設備數量及分配見下表所列。

清漂船舶設備采購明細及分配表

船舶種類數 量 清漂船/艘推拖船/艘5t保潔船/艘兩棲氣墊船/艘兩棲工作設備/臺起網機/臺岸式輸送機/臺第一次14第二次7132111大伙房水庫留用2621111其他水庫用船611

由上表可以看出，大伙房水庫管理局兩次共采購清漂船舶設備31艘(臺)，留用14艘(臺),留用的清漂船舶設備由大伙房水庫養殖總場統一管理和使用，大伙房水庫養殖總場在短時間內進場如此多的水上清漂設備還是第一次，所以這些設備的管理工作尤為重要。既要使用好這些設備船只，在使用中能根據實際需求進行船舶設備的搭配來獲取清漂效率最大化，還要保養好這些設備，確保其更持久發揮作用，對于管理單位是一個新課題。在設備管理工作中一個重要的環節保障清漂設備檔案的完整性與連續性，為更好地收集保管設備采購時期的前期檔案和設備在使用過程中產生的動態檔案，大伙房水庫清漂工程內業小組嘗試建設工程設備檔案動態管理系統，對清漂設備檔案實行動態管理，不僅可以全面收集水利工程設備從采購到使用各時期的有關資料，為管理者決策提供重要依據，而且可以提高水利工程設備的管理水平，為大伙房水庫水源維護再上一個新臺階打下基礎。

2 清漂設備檔案實行動態管理的模式

2.1 采購合同履行期，實行集中歸檔管理模式

清漂設備檔案管理模式是以船舶設備的采購合同履行期為時間界限，在采購完成前后采用不同的管理方法對檔案進行管理。

在設備采購合同簽署后，清漂工程檔案管理人員就把所需檔案材料清單發往中標的設備制造廠商，以保證廠家在提供船舶設備的同時，交付完整齊全的檔案資料。在設備制造期間，大伙房水庫管理局還向制造廠家派駐了監造人員，及時全面收集制造過程資料和技術改進圖紙。

在這批船舶設備中間驗收階段、下水試驗階段、運抵水庫后驗收開箱時，都有檔案管理人員參與，及時收集各階段的驗收報告單、開箱清單、船舶設備使用說明書、合格證等資料。

在保證船舶設備檔案驗收合格的一定時間內，清漂工程內業小組將所有設備采購前期檔案資料進行收集整理，經過相關的手續將該部分設備檔案與清漂工程檔案一起交給水庫局檔案室統一保管。這種集中統一歸檔管理模式避免了前期檔案的流失，為做到每一艘船、每一臺設備各建立一份檔案打下基礎，也為電子文件的真實性、完整性做了保障。

2.2 設備使用期，采取分段分級管理模式

設備的采購在于使用，而設備檔案的管理也是為了更好地服務于清漂工作，在設備檔案存檔的同時將另一套船舶設備使用說明書、設備圖紙等技術資料交給設備使用部門保管，使用部門將這些設備已有的技術檔案資料進行分類整理，并建立相應的設備檔案管理手冊，在今后的設備使用與維修中都要及時對各記錄手冊進行擴充，以方便操作者使用和維護清漂設備。

具體程序包括：在各船舶設備正常運行后，設備的操作人員和維修人員負責將操作記錄、維修記錄、技術改造數據等資料填報、收集，在設備閑置期間，該部分檔案資料必須交由相關的專業人員進行整理，由使用單位檔案室進行保管，在該過程中，使用單位檔案管理部門對設備的使用狀況及檔案數據進行及時檢查與監督，把握好檔案管理的動態性，確保檔案資料的準確性，并將定期檢查結果錄入使用單位檔案資料的相應卷宗。

2.3 開展設備檔案電子化管理

隨著計算機技術的不斷發展,電子文件應用的范圍越來越廣,呈現出許多紙質文件所不具備的優越性，同樣電子文件在大型設備的檔案管理中也有著越來越廣泛的應用。對大伙房水庫清漂工程的設備檔案實行紙質文件和電子文件雙重保管，這是提高清漂設備檔案利用效率和安全性的重要舉措，也有利于設備檔案實行動態管理。從上頁表中可以看出，清漂設備第二次采購含其他6座大型水庫清漂船6艘、推拖船11艘，當這些船舶向其他水庫移交時，可以快速移交設備所有檔案資料，既包括隨船的操作指南等資料，還可以針對各水庫不同的需求提供電子文件，保證了船舶移交工作快捷順利。同樣，在使用單位需要某設備檔案的前期資料時，水庫管理局檔案室也會及時提供設備檔案的電子文件，在很大程度上彌補了檔案集中管理的弊端，為清漂工程設備檔案的利用帶來巨大的便利?？傊?，實行檔案資料電子化管理對提高大伙房清漂設備檔案的動態管理意義重大。

3 清漂設備檔案實行動態管理存在的問題

3.1 落實工作責任不到位

實施設備檔案動態管理工作能否推得開并持久堅持下去，關鍵在于制度的完善與落實。由于此項工作剛剛開展，使用單位有關設備檔案管理制度還缺乏銜接性。檔案管理人員存在不能及時催收各類維修養護記錄的現象。此外，設備操作人員和維修人員是實施檔案動態管理的第一層責任人，他們還缺乏定期保存上交維修養護資料的意識。

3.2 操作、維修人員變動較頻繁導致設備使用過程數據不全

一臺設備的操作人員往往剛剛熟悉該設備又要被調動到別處工作，導致設備運行檢查記錄不全，為設備的維護帶來隱患；同樣維修人員也經常不能及時將設備維修保養記錄、運行檢查記錄等使用過程中產生的檔案資料記錄齊全，沒有養成主動保存檔案資料數據的習慣，這使得使用中產生的數據不容易實現及時的更新。

4 結 論

綜上所述：清漂設備檔案實施動態管理、信息共享是非常必要的，科學、規范地管理清漂工程設備檔案，保證遼寧省內七大水庫的相關使用人員可以隨時獲得對其有價值的設備檔案信息，不僅節省檔案管理的費用,還能使清漂設備充分便利地加以利用；而且檔案數據的實施更新能更大限度地延長清漂設備使用壽命，并為領導的決策提供更準確全面的信息支撐。3年的實踐管理證明，這種設備檔案管理模式是可行且有效的。

盡管在實施檔案動態管理的后期會有一些因素影響檔案數據的連續性，但只要選用適合本單位的檔案管理模式，并注重權責統一及有關設備檔案管理制度的完善，同時從加強檔案管理人員和使用部門員工責任心、加大對操作人員維修人員的培訓等幾方面著手，就能確保實施設備檔案動態管理取得實效。使檔案資源的利用更加合理便利。

[1] 遼寧省水利水電勘測設計研究院.大伙房水庫漂浮物清理及水源保護應急工程初步設計報告[R]. 2014,6.

[2] 梁晶晶.淺談大型儀器設備檔案的管理模式[J].管理觀察,2015(4):176-178.

[3] 張妙軍.淺論設備檔案的動態管理[J].機電兵船檔案,2014(1):62-63.