政府機關公文流轉中的保密管理探究

【摘 要】 文章敘述了政府機關公文流轉中的保密管理規范，分別從傳統文件保密管理和電子公文保密管理兩個層面進行分析研究。從文件制作與收發、傳閱與復制、借閱清退、傳遞與保管、文件的銷毀等方面闡述了紙質公文流轉中保密管理規范;從公文的非法操作問題、不可否認性問題、公文處理的可追溯性、歸檔文件的不可修改性等方面闡述了電子公文流轉中的安全管理規范。

【關鍵詞】 政府機關;公文流轉;保密管理

一、機關公文流轉過程概述

公文流轉一般是指機關行政單位用于處理日常工作的各種內外部公文，經過人工或計算機網絡等方式，完成從公文擬稿到簽發的過程。具體來說，政府機關部門公文流轉的過程，內部公文為：科員起草→科長審核→辦公室審核→領導批示→科室復核→辦公室印發;外單位來文為：辦公室收發→領導批示→部門提意見并反饋→辦公室印發反饋。由于公文流轉需要經過多個程序，在各層次及各層次銜接中，存在一定的安全隱患，因此需要加強各環節的保密管理工作。

二、公文流轉中保密管理規范

1、文件制作與收發要規范

隨著辦公自動化的發展，行政機關日常辦公和信息傳遞越來越依賴計算機和互聯網，因此對涉密公文的管理，應從源頭抓起，規范公文制作和收發工作。涉密公文制作的計算機要進行物理隔離，不用無線、網絡功能。涉密公文制作中的草稿、征求意見稿、討論稿、修改稿、廢頁等，要依法進行保密管理，注明密級標識。而不需要保存的，則需按保密規定及時銷毀。涉密公文需按規定注明制作數量、發放范圍、存檔要求等，而且涉密公文需在單位內或保密工作部門制作，不可委托第三方單位。

公文收發需嚴格按照單位要求和保密管理程序辦理，通常需注意三點：公文收取時需嚴格檢查密封標志、收文單位，核對無誤后簽收;接收人員對公文認真檢查，并及時錄入登記，包括公文名、密級、編號、傳閱范圍、收文日期等;公文發送時，要嚴格履行審核、會簽、簽發流程，做好清點、密封、登記工作，認真核對公文發送信息。

2、傳閱與復制文件要規范

傳閱是實現公文精神傳達的重要環節，公文傳閱要確保“工作需要”的原則，嚴格按照領導的批示，在專人負責下進行傳閱，必須嚴格把控傳閱范圍。在實踐操作中，要認真做好《涉密公文傳閱一覽表》的填寫工作，而且還要確保涉密公文與普通公文區分開，并在涉密公文上做出醒目性警示。涉密公文在傳閱中要遵循“當天傳閱當天收回”的原則，下班前要入柜保管。涉密公文在傳閱中要有時限，且公文傳閱必須采用直傳方式，不得橫向傳閱。

涉密公文的復印要嚴格遵循《保密法》的相關規定，公文復印一定要得到發文機關批準或授權，而且要詳細登記復印數量，且對復印件等同原件保密級別管理。公文的復印必須在單位內或保密工作部門印制，且要認真填寫《密件復制審批登記表》，確保涉密公文的保密性。

3、文件借閱清退要規范

涉密公文的借閱，需經領導批示，而且在借閱時要嚴格按照單位相關規定，認真填寫《密級文件借閱清退登記表》，并經過審批、登記和簽字手續。登記內容不僅包括涉密公文名、編號、借閱人、借閱時限等信息，還需認真填寫借閱人辦公室等信息，以便對涉密公文實時追蹤。文書人員要按照登記表所記錄的時限，及時催促公文歸還，如未按時歸還，則催閱、催辦、催退等，而且在歸還時要當面清點份數，無誤后辦理清退手續。

4、文件傳遞與保管要規范

涉密公文的傳遞中，要嚴格遵循2012年《黨政機關公文處理工作條例》中第二十六條的規定，涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或收發站機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。在文件的保管中，管理人員務必嚴格按照工作規范操作，區分涉密公文和普通公文，并嚴格按照文件密級進行相應的保管，包括按照規定的保密場所或保密設備。絕密級文件務必按規定及時清退到上級主管部門。

5、文件的銷毀要規范

當涉密公文沒有保存價值后，需要嚴格按照規定進行銷毀。銷毀程序需嚴格按照規定進行，認真清理登記造冊，并填寫《涉密文件銷毀清單》。需銷毀的涉密公文，需經上級主管部門批準后，送有保密資質的部門銷毀，絕不可當廢品出售。銷毀方式應采用化漿方法處理，且在押運人員的監督下完成銷毀。對于軟硬件、光盤等存儲載體，要

三、電子公文流轉中的安全性

在辦公自動化及無紙化辦公的背景下，政府機關部門公文流轉中，除了傳統紙質公文外，還有相當一部分電子公文，對電子公文的涉密管理，不僅要嚴格按照前文分析的操作規范進行操作，而且還要采用適用于電子文件保密的方法來確保涉密公文在流轉中的安全性。

1、對公文的非法操作問題

在政府機關內部的辦公自動化系統中，文書人員進行操作前，首先需要在系統中設定角色和授權，并嚴格制定操作權限規范，防止人員的非授權操作，一般采用基于角色的訪問控制方法，確保對涉密公文流轉的操作只能在授權范圍進行。考慮到政府機關部門自動化辦公系統的現狀，不同部門存在多個物理端口，在當前條件下，無法依據物理端口進行統一的綁定認證，因此可采用角色綁定的方法，給每個角色配備一個裝有可信平臺模塊芯片的移動設備，以及單位直接匿名驗證證書發布服務器檢測提出登錄請求的移動設備，這樣只有通過認證證書才能實現權限內操作。

2、不可否認性問題

電子公文在流轉過程中，需要對參與角色賦予唯一性，即一個角色完成公文操作后，流轉到下一個角色，而且這種流轉是單一性的。在電子公文傳輸中，發文方發出公文后，接收方接到公文后自動發送回執給發文方，發文方則可將此作為發送公文的證據。

3、公文處理的可追溯性

涉密電子公文在流轉的過程中，會涉及到不同參與人，而且每個參與人都有可能會提出不同的意見，對原始公文進行修改或添加意見，因此對整個過程中的的變更，需要保留痕跡。對修改痕跡的保留，采用Word中的功能和Lotus Domino/Notes內部安全機制跟蹤公文修改痕跡。此外，還可依據日志文件跟蹤公文流轉中發生的事件，詳細記錄對公文的操作，以便實現電子公文流轉過程中公文處理的可追溯性。

4、歸檔文件的不可修改性

涉密電子公文歸檔前，電子公文流轉中必須由登記人員對文檔加蓋電子簽章，并且確保其不可修改。在政府機關公文流轉保密管理中，用于不可修改性的電子簽章要具有印章圖像的存儲、分發和銷毀功能。具體操作上，電子簽章的蓋章者需嚴格驗證身份，方法可用基于身份認證的簽名方案。

在政府機關公文流轉的保密管理工作中，除了以上技術手段和制度規章手段之外，還需要得到領導的管理支持，要增強領導的保密意識，并積極配合管理部門加強保密知識宣傳，提高認識，確保公文流轉的保密管理工作順利開展。

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【作者簡介】

徐正達（1974.4—）男，江蘇泰州人，漢族，本科，技師，研究方向：行政保密管理.