OA協(xié)同辦公平臺的構(gòu)建及影響

秦彤琦

摘 要：隨著社會(huì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展壯大，網(wǎng)絡(luò)所扮演的角色在現(xiàn)代社會(huì)越來越重要。如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已日漸成熟，為網(wǎng)絡(luò)辦公的發(fā)展提供了便利條件。傳統(tǒng)辦公是通過單一的手工勞動(dòng)來進(jìn)行大部分工作，不僅錯(cuò)誤率較高，而且效率低下，與此同時(shí)通過紙質(zhì)材料保存的數(shù)據(jù)無法長時(shí)間保存，數(shù)據(jù)信息丟失率頗高，這都會(huì)給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，辦公自動(dòng)化是企業(yè)長久發(fā)展的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：OA協(xié)同辦公，辦公系統(tǒng)，構(gòu)建

此次辦公協(xié)同管理平臺的構(gòu)建將目標(biāo)定位于辦公移動(dòng)化、無紙化及相當(dāng)程度上的遠(yuǎn)程辦公，提升各級部門、職員對工作計(jì)劃以及上級派發(fā)任務(wù)的執(zhí)行力，解決對日常事務(wù)管理、行政人事管理的各項(xiàng)事務(wù)等，并為未來企業(yè)發(fā)展可能出現(xiàn)的整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)及未來可能使用的其他系統(tǒng)）數(shù)據(jù)的隱性需求搭建平臺。同時(shí)規(guī)范管理行為，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的流程約束，達(dá)到規(guī)范管理過程，追求理想的管理結(jié)果。

一、實(shí)現(xiàn)流程制度化，管理規(guī)范化

相關(guān)內(nèi)容如下：1）、建立企業(yè)門戶，根據(jù)不同部門以及不同業(yè)務(wù)方向來建設(shè)不同門戶并進(jìn)行信息公開展示；2）、實(shí)現(xiàn)公司工作管理流程的申請與審批，實(shí)現(xiàn)無紙化工作流程審批，提高工作效率；3）、建立部門、個(gè)人收、發(fā)文管理流程；4）、建立文件信息歸檔、檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理；5）、建立電子公告，發(fā)布公共信息，創(chuàng)造透明的信息公開；6）、實(shí)現(xiàn)事務(wù)管理，例如會(huì)議安排、日程安排、工作安排等；7）、實(shí)現(xiàn)對公司所有資產(chǎn)、物品以及對人事檔案的規(guī)范管理；8）、對公司的項(xiàng)目工程進(jìn)行管控如追蹤項(xiàng)目的進(jìn)度、人力資源的調(diào)配等；9）、實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息溝通交流，保證信息傳遞的真實(shí)性、有效性和時(shí)效性。

做出以下規(guī)劃：

1、基于SOA插件式的整合平臺

基于SOA架構(gòu)設(shè)計(jì)的協(xié)同平臺，可以將平臺中已有的分散功能應(yīng)用組織起來成為可以相互操作處理的基于標(biāo)準(zhǔn)但高于標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)組件，具備集成理念，這些服務(wù)組件可以按照相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求快速高效的重組重用。辦公平臺可將Portal門戶服務(wù)、短信服務(wù)、工作流約束、文檔管理等作為基本服務(wù)項(xiàng)，用戶可以根據(jù)自身職能需要進(jìn)行自定義重組，同事還可以將用戶已有或未來的功能作為特定項(xiàng)目一同整合到綜合信息平臺。

2、靈活的工作流程引擎

平臺的工作流管理需要符合WFMC標(biāo)準(zhǔn)，功能要支持圖文化定義方式，能夠滿足靈活的業(yè)務(wù)流程綁定表單方式以及不同企業(yè)的特殊需求，同時(shí)提供相關(guān)流程效率的追蹤分析功能，輔助企業(yè)規(guī)范整合流程，提升企業(yè)辦公、管理效率

3、強(qiáng)大的自定義表單工具

對于企業(yè)個(gè)性化需定制的辦公管理需求，當(dāng)系統(tǒng)的基本標(biāo)準(zhǔn)功能模塊不能滿足其相應(yīng)需求的情況下，可以利用平臺的自定義表單工具幫助用戶快速重組設(shè)計(jì)以滿足應(yīng)用的服務(wù)表單，表單能夠結(jié)合任意流程，也可以作為獨(dú)立的功能模塊應(yīng)用到系統(tǒng)中，并且能夠通過自定義的功能查詢和統(tǒng)計(jì)應(yīng)用來分析已發(fā)生的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)。

4、良好的系統(tǒng)開放性

系統(tǒng)開放性主要表現(xiàn)為兩個(gè)重要方面：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊再開發(fā)能力和后臺業(yè)務(wù)的整合能力。需要系統(tǒng)提供多樣的二次開發(fā)接口，支持用戶高效快速擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)項(xiàng)目；整合能力包括與第三方后臺業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的整合，把企業(yè)的IT資源充分協(xié)同起來。

5、靈活多樣的部署方式，支持集團(tuán)化企業(yè)應(yīng)用

對于多個(gè)法人、多組織的大型集團(tuán)公司，可以根據(jù)分公司相應(yīng)業(yè)務(wù)設(shè)定各自門戶，將集團(tuán)公司總部的管理建設(shè)成為開放化、扁平化的管理模式；對于非集團(tuán)性公司，根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程構(gòu)造設(shè)置不同的信息門戶，實(shí)現(xiàn)高效的信息交流共享管理和協(xié)同組織，使管理轉(zhuǎn)向精準(zhǔn)化，集約化和規(guī)范化。適應(yīng)從單一企業(yè)，多元企業(yè)到集團(tuán)型企業(yè)不同規(guī)模的多樣需求，可支持集團(tuán)企業(yè)總部和分子公司的文本交互、信息溝通、信息共享等業(yè)務(wù)。

6、外部組件標(biāo)準(zhǔn)集成接口

可集成多種第三方的工具組件，如視頻語音會(huì)議、手寫批注、短信平臺、電子簽章、CA安全認(rèn)證、E-pass身份認(rèn)證卡等，輔助用戶以更安全、更高效、更科學(xué)隱私性更高的方式應(yīng)用協(xié)同管理平臺。

7、支持移動(dòng)客戶端應(yīng)用體驗(yàn)

隨著經(jīng)濟(jì)全球化競爭越來越激烈，市場環(huán)境瞬息萬變，更加要求企業(yè)能夠迅速響應(yīng)市場變化，以上移動(dòng)技術(shù)在國內(nèi)應(yīng)用廣泛，與此應(yīng)運(yùn)而生的是企業(yè)的移動(dòng)辦公需求。協(xié)同辦公管理平臺與安全技術(shù)、移動(dòng)技術(shù)相結(jié)合，支持移動(dòng)客戶端操作，遠(yuǎn)程審批，更迅速高效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)對信息變化的響應(yīng)。

8、支持多種外設(shè)硬件設(shè)備

OA平臺所公開展示的門戶信息、個(gè)人信息可以通過手機(jī)等外設(shè)硬件對接整合，由權(quán)限控制在觸控設(shè)備上進(jìn)行信息展示，進(jìn)而方便員工進(jìn)行登入操作，可在一線員工、員工量大的區(qū)域設(shè)置一體機(jī)，通過一體機(jī)隨時(shí)進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺進(jìn)行相關(guān)信息查詢，查看公司動(dòng)態(tài)，解決流程任務(wù)，了解相關(guān)技術(shù)知識文件、公司制度、操作規(guī)則等信息，并進(jìn)行工作的匯報(bào)，極大的方便了員工了解參與使用OA平臺，提升員工登入OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公的積極性，提 高企業(yè)管理效率，提升運(yùn)作效益。

至此，公司在實(shí)施構(gòu)建OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)平臺之前，要對公司流程手續(xù)、執(zhí)行表單進(jìn)行梳理，優(yōu)化簡化工作流程，整合信息資源，在進(jìn)行詳細(xì)的計(jì)劃和布署之后，建設(shè)一個(gè)具備自動(dòng)化辦公、信息交流的全面平臺。

二、通過企業(yè)級OA協(xié)同管理平臺的建設(shè)實(shí)施，用戶獲益如下：

1、面向企業(yè)運(yùn)營管理的協(xié)同軟件

管理規(guī)范，工作效率提高，支持企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組，打破部門間的壁壘實(shí)現(xiàn)高效交流協(xié)同，企業(yè)各級管理者實(shí)時(shí)掌握各維度信息并做出相關(guān)決策，支持企業(yè)在社會(huì)的快速發(fā)展過程中低成本變革。運(yùn)營成本的節(jié)約是通過無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，無紙化辦公節(jié)省了大量紙張、表格的印刷費(fèi)用；工作審批流程的規(guī)范快捷為用戶節(jié)省大量時(shí)間；通過完善快捷的信息交流渠道可以大幅降低通訊費(fèi)及差旅費(fèi)用。

2、精準(zhǔn)管理：規(guī)范和管控整體運(yùn)營

通過將管理思想融入系統(tǒng)以應(yīng)用對企業(yè)的戰(zhàn)略分析、計(jì)劃執(zhí)行、業(yè)務(wù)策劃、經(jīng)營過程和員工工作進(jìn)行全方位管控，持續(xù)走信息量化、細(xì)節(jié)監(jiān)控及過程管控的路子，保證企業(yè)的精準(zhǔn)執(zhí)行力。提高企業(yè)競爭力、凝聚力，加強(qiáng)員工與上級溝通流暢度，信息反饋通道暢通，為發(fā)揮員工的個(gè)體智慧和積極性提供平臺，企業(yè)部門的內(nèi)部凝聚力大大增強(qiáng)。

3、全面協(xié)同：打造柔性的立體企業(yè)

基于中國的信息扁平化構(gòu)造和柔性管理文化、溝通的全新團(tuán)隊(duì)協(xié)作模式，全面提高企業(yè)的決策、執(zhí)行、協(xié)同、反饋和應(yīng)變效率，填補(bǔ)金字塔結(jié)構(gòu)的管理弊端。沖破企業(yè)在高速發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的多項(xiàng)目、跨區(qū)域、集團(tuán)化的發(fā)展趨勢受時(shí)間、地區(qū)、部門之間的桎梏所帶來的信息孤島，從而提升企業(yè)的整體競爭力和前進(jìn)速度。消除信息孤島、資源孤島：協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性可以徹底消弭由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)交互程度低，信息共享程度低、管理不集中，維護(hù)管理工作量繁重等因素形成的"資源孤島”、"信息孤島”。

4、環(huán)境動(dòng)力：構(gòu)建治本長青的管理環(huán)境

在架構(gòu)運(yùn)營效力提升的同時(shí)保持部門中職員的積極心態(tài)，強(qiáng)調(diào)"以人為本”，在日常的協(xié)作工作環(huán)境中進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱F(tuán)隊(duì)經(jīng)管、知識積累與轉(zhuǎn)移，并完成團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)、獎(jiǎng)懲、學(xué)習(xí)及進(jìn)步，為企業(yè)長期發(fā)展建設(shè)一個(gè)積極的管理文化和管理環(huán)境，做到"基業(yè)長青”。

參考文獻(xiàn)：

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