基于信息化背景下傳統檔案管理工作的改革探討

楊紅

摘 要：信息化技術帶給我國的現代社會體系的影響體現在很多方面，尤其是對于檔案管理這項工作。管理人員積極尋求全新的檔案管理方式，改變傳統的檔案管理工作應用的模式，要保留嚴謹認真的工作理念的同時，還引入了信息化的管理理念與技術。傳統檔案管理活動出現了諸多變化，只有通過改革才能使管理人員更為積極地應對權限的管理情況。本文傳統檔案管理系統的改革情況進行研究。

關鍵詞：信息化背景；傳統檔案管理；改革；管理方法

信息化技術不僅僅改變了人們的生活，同時也給人們的各種工作帶去了改變。無紙化辦公是現代很多企業都存在的一種辦公模式。而我國的檔案管理工作也設計也受到信息技術帶點來的沖擊，提升了檔案服務活動的便捷度，人們可以通過自己更喜歡的方式來獲取檔案服務。傳統的檔案管理工作之中的管理缺陷被填補，檔案管理工作的服務性也有所加強。為了提升檔案管理工作的整體工作水平，不少檔案單位都開設了改革活動。

1 改革核心理念分析

1.1 豐富管理模式

傳統的檔案信息管理工作有時候僅僅是依靠對各個組織機構的重要檔案信息進行手寫復制，這在很大程度上會導致管理者利用手中的職務進行檔案資料創建，這極大的阻礙了檔案信息管理工作的發展。隨著網絡信息化管理技術的不斷提升，我國利計算機用網絡進行全面化的檔案信息管理上傳，解決傳統的實物檔案信息收集整理和歸檔保存的問題為我國信息化背景下的檔案管理改革提供進一步的技術支持。檔案資料信息化管理現在通過各種個人計算機網絡和處理設備進行數理化檔案管理，實現檔案信息的高效管理。

1.2 資源整合

我國傳統的檔案信息管理主要是通過檔案管理機構或者是各地區域所在的檔案館進行各個企業和學校的信息檔案登記管理。傳統的檔案管理由于各個檔案組織機構之間的信息交流不發達問題，造成檔案信息資源共享程度降低。我國所處區域廣泛，各個區域的檔案組織機構無法深人各個生產企業進行實時的檔案資料收集，也無法對整個區域內的檔案信息資料進行進一步的審查，這就在一定程度上使得檔案信息服務社會的作用得到限制。也很難在根本上解決現時代檔案管理信息資源的根本問題。隨著信息化網絡技術的發展，我國開始利用數字化和網絡化傳播手段對檔案館和組織機構內的檔案信息進行網絡上傳，打造全數字網絡化信息平臺，用戶能夠通過登錄該平臺進行檔案資料檢索，從而快速的找到所要檢索的內容。網絡化檔案管理能夠將檔案信息資源進行有效的整合上傳，從而利用整合規律的信息需求信息，給全社會提供全面的檔案信息服務。

2 改革基本原因

隨著我國各企業的檔案信息資料越來越多，這就給檔案管理工作者帶來了極大的管理難題。傳統的檔案信息查詢主要是依靠各個檔案組織機構進行資料調集，然后再對資料進行選擇性上傳。用戶通過瀏覽全部信息，找到適合自己的需求信息。但是在進行資料查詢過程中，組織機構可能會因為各種各樣的事情而導致查詢者無法在規定的時間內完成檔案信息查詢，給檔案信息事業的發展造成了極大的阻礙作用。隨著我國計算機網絡信息的發展，我國利用計算機網絡化信息平臺進行檔案資料上傳，用戶僅僅可以通過在網絡平臺進行賬戶登錄就能夠對自己的個人信息資料進行實時查詢。這種查詢方式極大的便利了查詢的操作方式，而且也保證了個人信息檔案資料安全。這就要求各區域的檔案管理機構要將所有的信息匯集到專門的網絡化查詢平臺，這樣用戶就可以通過在平臺上進行公眾查詢個人的信息資料。這時也要注意對其他個人信息資料的保密程度，利用現代網絡技術進行數據加密，提高網絡檔案管理的安全可靠性能。

3 合理的改革行為

3.1 建設相應的管理平臺

傳統檔案管理系統出現的最大的變動就是檔案材料的存在形式，現代的檔案材料從形式上來看與傳統的檔案材料存在明顯差異，檔案材料除了紙張這一種載體之外，還具有了其他的載體，紙質檔案被轉化為數據存儲到檔案部門的電腦之中，而管理人員的管理重心也逐漸向這類數據化的檔案材料管理與使用工作上轉移。因此管理人員需要根據數據檔案的管理需要，建設專用的服務平臺，完善檔案部門的硬件以及軟件設備，借助新型檔案管理平臺，管理人員可以建設管理站點，同時完善原有的信息搜索功能，借助這種搜索檔案信息的功能來提升檔案的信息化服務質量，對社會大眾提出的信息需求進行滿足。借助子系統來對具有傳播價值的檔案材料上傳到平臺上，注重適時更新檔案信息，給檔案查詢著提供實時的檔案信息服務。

3.2 完善相關的法規以及管理標準

在檔案管理工作出現變動之后，相關人員也需要根據具體的變動，對與之相關的管理標準以及管理法規進行更改，尤其需要對其缺陷進行填補，比如原有的相關管理標準以及法規中對于數據檔案材料的限定就比較少，而當這部分數據檔案管理工作出現問題時，管理這難以憑借相關法規來處理問題，管理法規不健全還會影響到檔案系統之中正常的信息交流工作。

除了相關的管理法規需要被改進，現行的管理標準也需要被改進，在管理人員定期完成上傳檔案數據的工作時，常常會出現以下這種問題：在不同的區域之中，管理人員選用的管理標準是不同的，這就導致檔案信息喪失了通用性，因此管理部門應該為檔案管理工作制定出合適的管理標準，應用管理標準來對檔案資源進行配置，實現統一應用檔案材料的基本需要。

3.3 管理人員自身的變動

在檔案管理活動改革過程中，不僅僅需要對當那管理模式進行改動，同時管理人員自身也要做出一些改變，當管理工作之中應用的硬件設備種類越來越多的時候，管理人員在對新型信息設備的使用方式進行了解的同時，還需要掌握多種處理信息的技能，能夠熟練地操作辦公設備。

除了掌握多種應用檔案的技術之外，管理人員還需要改變原來的工作態度與工作方式，原來的管理人員的工作職能單一，只需面對檔案，而在新型的檔案應用模式之下，管理人員除了面對檔案材料之外，還需要接觸到更多的服務對象，因此在具備成熟的管理能力的同時，工作人員還需要學會采用合適的溝通方式與服務對象進行溝通。

4 結束語

信息技術可以被廣泛地應用到我國的各行各業之中，檔案管理部門吸取合適的信息技術，將管理方法與信息技術結合使用，在遵守相關法規的前提下，開展了小規模的檔案管理活動改革，參與改革活動的管理人員不僅僅將原有的管理方法與管理對象進行了改變，同時也積極地參與新型管理技術學習活動，借助學習來掌握更多的可用管理技術，提升管理效率，在完成日常管理與服務工作的同時，也在檔案系統之中進行信息化建設工作。

參考文獻

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