事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的分析

孫長榮

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)日常管理工作中的重要內容。在順應信息時代發(fā)展要求的基礎上，推動檔案管理信息化改革，可以在緩解事業(yè)單位人力負擔的同時，提升服務職能。本文主要從事業(yè)單位檔案管理工作的現狀入手，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革問題進行了分析。

關鍵詞：檔案管理模式；檔案管理隊伍；檔案管理監(jiān)督機制；信息技術

前言

檔案是事業(yè)單位的重要資產，它可以反映出我國事業(yè)單位的歷史發(fā)展與現實情況。事業(yè)單位的檔案管理工作與該單位的未來發(fā)展有著密切的聯系，也關系到工作人員正常權益的維護。隨著社會的發(fā)展，各個事業(yè)單位已經對自身的檔案管理機制進行了優(yōu)化。檔案管理工作的優(yōu)化，是社會發(fā)展的必然要求。對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革問題進行分析，可以有效促進事業(yè)單位服務模式的創(chuàng)新發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理的體制缺陷

公證機關是國家重要的事業(yè)單位。公證檔案是公證機關的實際活動內容和具體活動情況的反映。檔案管理改革工作的開展，可以為我國公證行業(yè)的健康發(fā)展提供保障。但是從公證機關檔案管理工作的現狀來看。檔案管理保障體系缺失所導致的公證檔案材料不足的問題，已經給檔案管理工作實效性帶來了不利影響。公證檔案管理體系缺乏保障的問題，也會讓公證檔案為他人隨意領取、抄錄和外傳的風險有所增加。

1.2 檔案管理設備的落后

信息技術的快速發(fā)展，已經讓信息化管理技術在檔案管理工作中得到了普及[1]。但是在公證部門，電子化管理技術并沒有在檔案收集、整理、編目和檢索等過程中得到有效運用。

1.3 檔案管理人才的缺失

檔案管理人才不足的問題是事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題。以公證單位的檔案管理工作為例，公證檔案管理人才的缺失，會讓公證文書的立卷、歸檔和保管工作存在一定的漏洞，也會給檔案管理工作的正常運行帶來不利的影響。

2 事業(yè)單位檔案管理改革的主要內容

2.1 數字化檔案管理模式的建設

數字化加密技術、數據庫技術、掃描技術和身份認證技術是檔案管理工作中常用的技術[2]。在利用數字化技術將檔案信息資料轉化為數字化檔案信息以后，人們可以借助互聯網信息技術完成信息資料的更新、整合與補充。數字化檔案管理模式的建構，可以讓事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率得到有效提升。

2.2 自動化檔案管理模式的建設

自動化檔案管理模式的構建，是事業(yè)單位檔案管理信息化改革中所采取的一項重要措施。能夠應用于檔案管理工作的管理技術主要包含了以下內容：一是數碼掃描識別技術；二是電子標簽技術；三是OCR識別技術。自動化檔案管理模式中包含的信息數據自動收集、自動篩選和關鍵詞的自動提取等多種功能，可以為檔案信息資料的批量處理提供保障。

2.3 體系化檔案管理模式的建設

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革工作是一個體系化的過程。檔案文檔一體化、部門銜接一體化和內部流程一體化等問題是事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新改革工作開展過程中不可忽視的問題。數據集成技術、數據庫機械技術和數據融合技術的應用，是構建體系化檔案管理工作的主要措施。這一檔案管理模式的構建，可以讓信息數據的通用性和兼容性得到強化。

2.4 互動化檔案管理模式的建設

對傳統檔案管理模式下表現出來的檔案信息互動性不足的問題進行改革，也是信息化時代事業(yè)單位檔案管理改革措施中的重要內容。針對檔案信息僅僅對應一份信息的問題，事業(yè)單位可以借助信息化檔案管理體系的構建，增強信息的互動性。服務質量的提升，是互動化檔案管理模式的主要作用。這種檔案管理模式也可以在增強系統優(yōu)化的過程中發(fā)揮一定的作用。

3 事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新措施

3.1 構建科學化的檔案管理體系

加強對檔案管理工作的重視，是提升檔案管理效率的重要措施。檔案管理工作是事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展的推動因素。合理化的檔案管理制度的構建，是幫助檔案管理人員提升對檔案管理工作的認識的有效方式。在檔案管理體系的構建過程中，事業(yè)單位需要從檔案管理工作的特點入手，對檔案管理機制的科學性、靈活性和高效性進行強化。例如在公證檔案管理工作中，公證部門需要從檔案的整理、裝訂和移交等多個方面入手，構建基于集中統一管理的檔案管理措施。在對公證檔案管理人員進行考核的過程中，公證機關也可以采用不定期抽查測試與常態(tài)化的績效考核機制相結合的考核措施。

除此以外，流動人員檔案管理工作也是事業(yè)單位檔案管理工作中不可忽視的內容。在流動人員檔案管理工作開展過程中，事業(yè)單位可以針對指定信息統計進行適應性創(chuàng)新。在加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案保留工作的同時，對事業(yè)單位流動人員管理模式進行優(yōu)化，可以讓流動人員檔案管理質量得到與提升，與單位相適應的流動人員檔案管理方案的應用，也可以讓流動人員檔案管理效率有所提升。

3.2 對檔案管理隊伍進行優(yōu)化

人力資源因素在事業(yè)單位檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。信息時代檔案管理工作的改革創(chuàng)新，對檔案管理人員的自身專業(yè)技能有著嚴格的要求。為提升檔案管理人員的工作能力，事業(yè)單位需要對檔案管理工作的人才培訓力度進行強化，并要通過拓展優(yōu)秀人才招收范圍的方式吸引人才。檔案管理人才隊伍招聘工作需要具有針對性強和目的性強的特點，對此工作人員需要在不斷學習、吸收優(yōu)秀工作經驗的基礎上，提升自主工作效率和綜合素質，以促進檔案管理業(yè)務水平的提升[3]。例如在公證檔案管理人員考核工作的開展過程中，公證機關需要對管理人員對公證檔案管理工作的勝任性進行了解，并要在對檔案管理人員進行嚴格培訓。

3.3 構建合理的監(jiān)督機制

監(jiān)督機制的構建，也可以讓事業(yè)單位檔案管理工作效率得到提升。現階段我國事業(yè)單位正處于改革創(chuàng)新的關鍵時期。遵循正確的改革發(fā)展思路，可以讓改革創(chuàng)新工作的實效性得到有效提升。在檔案管理創(chuàng)新改革工作的開展過程中，事業(yè)單位也需要通過構建監(jiān)督機制的方式，提升檔案管理工作的工作效率。

3.4 對信息技術進行有效運用

根據前文論述，信息技術在檔案管理工作中的有效運用，是提升事業(yè)單位檔案管理效率的有效措施。對現有的計算機管理系統進行有效運用，可以讓檔案信息的管理工作呈現出清晰化和條理化的特點。利用計算機管理模式對檔案信息進行合理歸類（登記），可以讓事業(yè)單位在提升檔案管理效率的同時，優(yōu)化檔案管理人才隊伍。為保障計算機管理系統的實用性，事業(yè)單位需要對計算機管理系統進行定期更新。光盤要素、縮微要素和聲像要素的合理應用，也是檔案管理模式創(chuàng)新改革過程中的重要措施。在順應時代發(fā)展的前提下，推進事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新，是對檔案管理模式進行優(yōu)化的有效措施。

4 結論

檔案管理機制的改革創(chuàng)新是事業(yè)單位在新時期所面對的重要問題。數字化檔案管理模式、自動化檔案管理模式、體系化檔案管理模式和互動化檔案管理模式的建構，可以讓事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率得到有效提升。在重視檔案管理工作的重要性的基礎上，從現有的信息技術和管理技術入手，對檔案管理機制進行創(chuàng)新，可以在提升檔案管理效率的基礎上，提高事業(yè)單位的發(fā)展效率。人力資源因素在事業(yè)單位檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。工作人員需要在不斷學習、吸收優(yōu)秀工作經驗的基礎上，提升自主工作效率和綜合素質，以促進檔案管理業(yè)務水平的提升。與單位相適應的流動人員檔案管理方案的應用，也可以讓流動人員檔案管理效率有所提升。

參考文獻

[1]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017，（09）：316-317.

[2]張程，杜鵬菲.試論事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革[J].辦公室業(yè)務，2016，（03）：121.

[3]朱大志.關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析[J].黑龍江史志，2015，（13）：125.