辦公室現代化科學管理淺談

吳新軍

摘 要：作為現代化企業組織協調的核心，辦公室對于企業整體管理的意義可謂不言而喻。而辦公室的管理是企業管理的重中之重，如果辦公室的工作效率低下，甚至陷入混亂，勢必會影響企業的正常運行。因此，我們要采用科學的方法對辦公室進行管理，提高辦公室管理水平。本文闡述了辦公室科學管理的重要意義，并分析了辦公室科學管理的關鍵因素及主要措施。

關鍵詞：辦公室；現代化；科學管理

1 辦公室現代化科學管理的重要意義

1.1辦公室關系到管理系統的協調運轉

企業管理是一項復雜的工作，尤其是規模較大、部門較多的企業，企業領導不可能直接對所有部門進行管理，而是要通過辦公室來向各部門下達任務；反之，基層各部門要反映情況，也要通過辦公室與領導進行溝通。這樣以來，辦公室實際上就是一個信息收集、匯總和傳達的部門，保證了辦公室管理的科學性，也就在領導和基層部門之間架起了溝通的橋梁，同時辦公室還可以通過對信息的分析，為領導提供決策參考，提高決策的合理性。

1.2 辦公室影響著組織的辦事效率和服務質量

辦公室所負責的工作內容較為繁瑣，包括企業的公文撰寫和下達，企業會議的記錄，信息的收集和傳遞，企業公章使用與管理，來訪人員的接待，企業資料的保密管理，以及其他日常工作等等。如此龐雜的工作，如果在管理方面沒有科學有效的方法，必然會亂作一團，從而影響整個企業的運轉。因此，只有實現了現代化科學管理，辦公室的工作才能井然有序，確保企業的日常事務得到及時處理，提高企業的運行效率，及時發現企業在管理中存在的問題，并采取有效措施予以解決。此外，實現辦公室的科學管理也有利于加強各部門之間的協調與合作，避免各部門相互推卸責任，導致服務質量下降。

2 辦公室現代化科學管理的主要內容

2.1制度化

制度是管理工作的可靠依據和有力保障。辦公室管理要有相應的制度和章程，對于辦公室工作的基本原則和工作流程進行詳細的規定，以此來對辦公室人員的行為進行約束，確保辦公室工作的規范性。大體而言，制度化的重點可以概括為以下幾個方面：（1）會議制度。會議的主要意義在于：一，領導可以通過會議來傳達重要精神，安排下一階段的工作；二，對于工作中存在的問題進行集體討論，找到解決方案；三，在進行重要決策時，通過會議來征求和協調各部門的意見，提高決策合理性；四，對于上一個階段的工作進行總結等等。辦公室要實現科學管理，首先就要嚴抓會議管理。在對會議進行管理時，首先要注意的就是數量和規模問題。很多企業的會議存在著嚴重的形式主義弊端，事無巨細，都要召集全體或是大部分員工來開會討論，導致會議占用了大量的工作時間，反而降低了工作效率，也容易使企業員工產生反感心理。所以，對于會議一定要嚴格把關，對于非必要的會議要盡量避免，只需少數人參與即可的會議不要隨意擴大參與范圍。此外，開會時間不宜過長，要充分利用有限的會議時間來解決問題，可以在會后個別解決的問題不宜占用會議時間，會議結論要清晰明確，并確保落實。（2）公文處理制度。處理公文是辦公室工作的重點和難點所在。由于公文的要求通常比較嚴格，因此在工作的時候要嚴格按照有關制度進行，并借助信息化手段來提高處理速度和效率，避免公文在辦公室發生積壓。對于公文要進行系統的分類，格式和上行、下行關系也要統一，確保公文處理的規范性。此外，公文處理要及時，尤其是緊急公文，一定要在規定的時間內處理并送達。（3）接待制度。辦公室接待工作是企業形象的體現，如果接待不到位，勢必會給來訪者留下不好的印象，從而使企業形象受損。因此，對于辦公室的接待工作要有嚴格的規定，確保接待過程中禮數周到、態度得體，既表達出對來訪者的尊重，又要維護好企業的形象和利益。（4）安全管理制度。辦公室的安全管理主要體現在印章管理和文件保密兩個方面。要通過制度來對印章的使用和文件的調閱進行規范，重要印章采取專人專管的方式，避免因亂用印章和文件泄密而造成企業的損失。

2.2 程序化

要實現程序化管理，就要不斷地對程序進行改進和優化，確保程序合理有序，簡潔實用。所謂合理，即程序的設置要有條理，有預見性，盡可能地考慮各方面因素，避免疏漏；所謂有序，即程序的執行流程要有條不紊，符合事物發展規律，避免發生混亂；所謂簡潔，即程序的制定要避免冗雜，刪除重復和多余的環節，以提高程序的執行效率；所謂實用，即程序一定要切實可行，符合實際工作情況。

2.3 信息化

在信息科技高度發達的今天，辦公自動化已經在我國普及開來。在計算機的幫助下，辦公室傳遞和收集信息的速度大大加快，一些工作只需坐在辦公室里通過網絡即可完成，使得辦公室的工作效率相比以往有了很大的提高。所以，企業要加大對辦公自動化的投入，不斷完善和優化企業辦公OA系統，讓信息化技術能夠更好地為辦公室工作服務。

3 辦公室現代化科學管理的關鍵因素

從上文的分析我們可以看出，辦公室的科學管理涉及到的內容較多，且較為復雜，只有把握了以下關鍵因素，才能確保辦公室的科學管理得以順利實施。

3.1 合理配置辦公室內部機構

合理配置辦公室內部機構是實現辦公室管理科學化的重要前提和基礎。辦公室的工作內容較為繁雜，無論是處理上行、下行公文，還是傳達領導指令、反饋基層信息，或者是接待來訪人員等，都要確保有人負責。如果辦公室人手不足、分工不明、責權落實不到位，或者人員沒有得到合理使用，辦公室的管理也就無從談起。所以，對于辦公室的人員一定要進行優化配置，確保辦公室有充足的人員來應對紛繁復雜的工作，每一項工作都有人去管，每一名員工的能力都能得到充分發揮，這樣才能實現辦公室內部機構的合理配置，保證辦公室的工作得以正常開展。

3.2 增強辦公室工作人員的職業責任感

辦公室工作繁雜瑣碎，而且往往涉及到企業的機密，因此辦公室工作人員要注意培養自己的職業責任感，提高自身的職業道德水平。此外，由于辦公室具有接待來訪人員的職責，因此辦公室人員要注意自己的穿著打扮和言行舉止，自覺承擔起維護企業良好形象的責任。

3.3 注重業務素質的提高

辦公室工作對于人員有著很高的要求：首先，辦公室人員必須具備一定的統籌能力，能夠將紛繁復雜的工作理清頭緒，做到忙而不亂；其次，要善于對問題進行分析，并采取妥善方式加以處理；再次，要具備管理和組織能力，能夠有效地協調各部門關系；第三，要具備良好的寫作和表達能力；最后，要善于溝通和交流，具備較強的社交能力。此外，辦公自動化的推廣，使得計算機技能也成為了辦公室人員不可或缺的重要能力之一。所以，辦公室人員要通過培訓等方式不斷給自己“充電”，并在實際工作中積累和總結經驗，持續提高自身的業務素質。

3.4 領導的支持和指導

辦公室與企業的其他部門不同，由于其直接與領導的工作對接，對領導負責，因此辦公室的管理質量與領導的工作效率也是息息相關的。作為企業的領導，要重視辦公室，加強對辦公室的管理，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化，以及辦公室人員的培養，要大力支持，并給出指導意見。一方面，對于辦公室人員的要求要嚴，以督促辦公室人員認真按照規定和章程工作；另一方面，要敢于放手，讓辦公室真正起到為領導者分憂的作用，從而促進企業的良性發展。

結束語

辦公室管理對于企業的整體管理而言有著重要的意義，要實現辦公室管理的科學化和現代化，就要建立完善的管理制度，規范和優化管理程序，利用現代化信息技術來提高辦公室管理工作的效率和質量，為企業提供更加優質的辦公室服務。

參考文獻

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