辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理淺談

吳新軍

摘 要：作為現(xiàn)代化企業(yè)組織協(xié)調(diào)的核心，辦公室對于企業(yè)整體管理的意義可謂不言而喻。而辦公室的管理是企業(yè)管理的重中之重，如果辦公室的工作效率低下，甚至陷入混亂，勢必會影響企業(yè)的正常運行。因此，我們要采用科學(xué)的方法對辦公室進行管理，提高辦公室管理水平。本文闡述了辦公室科學(xué)管理的重要意義，并分析了辦公室科學(xué)管理的關(guān)鍵因素及主要措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；現(xiàn)代化；科學(xué)管理

1 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的重要意義

1.1辦公室關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)

企業(yè)管理是一項復(fù)雜的工作，尤其是規(guī)模較大、部門較多的企業(yè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能直接對所有部門進行管理，而是要通過辦公室來向各部門下達任務(wù)；反之，基層各部門要反映情況，也要通過辦公室與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通。這樣以來，辦公室實際上就是一個信息收集、匯總和傳達的部門，保證了辦公室管理的科學(xué)性，也就在領(lǐng)導(dǎo)和基層部門之間架起了溝通的橋梁，同時辦公室還可以通過對信息的分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考，提高決策的合理性。

1.2 辦公室影響著組織的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

辦公室所負責的工作內(nèi)容較為繁瑣，包括企業(yè)的公文撰寫和下達，企業(yè)會議的記錄，信息的收集和傳遞，企業(yè)公章使用與管理，來訪人員的接待，企業(yè)資料的保密管理，以及其他日常工作等等。如此龐雜的工作，如果在管理方面沒有科學(xué)有效的方法，必然會亂作一團，從而影響整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)。因此，只有實現(xiàn)了現(xiàn)代化科學(xué)管理，辦公室的工作才能井然有序，確保企業(yè)的日常事務(wù)得到及時處理，提高企業(yè)的運行效率，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)在管理中存在的問題，并采取有效措施予以解決。此外，實現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理也有利于加強各部門之間的協(xié)調(diào)與合作，避免各部門相互推卸責任，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量下降。

2 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的主要內(nèi)容

2.1制度化

制度是管理工作的可靠依據(jù)和有力保障。辦公室管理要有相應(yīng)的制度和章程，對于辦公室工作的基本原則和工作流程進行詳細的規(guī)定，以此來對辦公室人員的行為進行約束，確保辦公室工作的規(guī)范性。大體而言，制度化的重點可以概括為以下幾個方面：（1）會議制度。會議的主要意義在于：一，領(lǐng)導(dǎo)可以通過會議來傳達重要精神，安排下一階段的工作；二，對于工作中存在的問題進行集體討論，找到解決方案；三，在進行重要決策時，通過會議來征求和協(xié)調(diào)各部門的意見，提高決策合理性；四，對于上一個階段的工作進行總結(jié)等等。辦公室要實現(xiàn)科學(xué)管理，首先就要嚴抓會議管理。在對會議進行管理時，首先要注意的就是數(shù)量和規(guī)模問題。很多企業(yè)的會議存在著嚴重的形式主義弊端，事無巨細，都要召集全體或是大部分員工來開會討論，導(dǎo)致會議占用了大量的工作時間，反而降低了工作效率，也容易使企業(yè)員工產(chǎn)生反感心理。所以，對于會議一定要嚴格把關(guān)，對于非必要的會議要盡量避免，只需少數(shù)人參與即可的會議不要隨意擴大參與范圍。此外，開會時間不宜過長，要充分利用有限的會議時間來解決問題，可以在會后個別解決的問題不宜占用會議時間，會議結(jié)論要清晰明確，并確保落實。（2）公文處理制度。處理公文是辦公室工作的重點和難點所在。由于公文的要求通常比較嚴格，因此在工作的時候要嚴格按照有關(guān)制度進行，并借助信息化手段來提高處理速度和效率，避免公文在辦公室發(fā)生積壓。對于公文要進行系統(tǒng)的分類，格式和上行、下行關(guān)系也要統(tǒng)一，確保公文處理的規(guī)范性。此外，公文處理要及時，尤其是緊急公文，一定要在規(guī)定的時間內(nèi)處理并送達。（3）接待制度。辦公室接待工作是企業(yè)形象的體現(xiàn)，如果接待不到位，勢必會給來訪者留下不好的印象，從而使企業(yè)形象受損。因此，對于辦公室的接待工作要有嚴格的規(guī)定，確保接待過程中禮數(shù)周到、態(tài)度得體，既表達出對來訪者的尊重，又要維護好企業(yè)的形象和利益。（4）安全管理制度。辦公室的安全管理主要體現(xiàn)在印章管理和文件保密兩個方面。要通過制度來對印章的使用和文件的調(diào)閱進行規(guī)范，重要印章采取專人專管的方式，避免因亂用印章和文件泄密而造成企業(yè)的損失。

2.2 程序化

要實現(xiàn)程序化管理，就要不斷地對程序進行改進和優(yōu)化，確保程序合理有序，簡潔實用。所謂合理，即程序的設(shè)置要有條理，有預(yù)見性，盡可能地考慮各方面因素，避免疏漏；所謂有序，即程序的執(zhí)行流程要有條不紊，符合事物發(fā)展規(guī)律，避免發(fā)生混亂；所謂簡潔，即程序的制定要避免冗雜，刪除重復(fù)和多余的環(huán)節(jié)，以提高程序的執(zhí)行效率；所謂實用，即程序一定要切實可行，符合實際工作情況。

2.3 信息化

在信息科技高度發(fā)達的今天，辦公自動化已經(jīng)在我國普及開來。在計算機的幫助下，辦公室傳遞和收集信息的速度大大加快，一些工作只需坐在辦公室里通過網(wǎng)絡(luò)即可完成，使得辦公室的工作效率相比以往有了很大的提高。所以，企業(yè)要加大對辦公自動化的投入，不斷完善和優(yōu)化企業(yè)辦公OA系統(tǒng)，讓信息化技術(shù)能夠更好地為辦公室工作服務(wù)。

3 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的關(guān)鍵因素

從上文的分析我們可以看出，辦公室的科學(xué)管理涉及到的內(nèi)容較多，且較為復(fù)雜，只有把握了以下關(guān)鍵因素，才能確保辦公室的科學(xué)管理得以順利實施。

3.1 合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)

合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)是實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，無論是處理上行、下行公文，還是傳達領(lǐng)導(dǎo)指令、反饋基層信息，或者是接待來訪人員等，都要確保有人負責。如果辦公室人手不足、分工不明、責權(quán)落實不到位，或者人員沒有得到合理使用，辦公室的管理也就無從談起。所以，對于辦公室的人員一定要進行優(yōu)化配置，確保辦公室有充足的人員來應(yīng)對紛繁復(fù)雜的工作，每一項工作都有人去管，每一名員工的能力都能得到充分發(fā)揮，這樣才能實現(xiàn)辦公室內(nèi)部機構(gòu)的合理配置，保證辦公室的工作得以正常開展。

3.2 增強辦公室工作人員的職業(yè)責任感

辦公室工作繁雜瑣碎，而且往往涉及到企業(yè)的機密，因此辦公室工作人員要注意培養(yǎng)自己的職業(yè)責任感，提高自身的職業(yè)道德水平。此外，由于辦公室具有接待來訪人員的職責，因此辦公室人員要注意自己的穿著打扮和言行舉止，自覺承擔起維護企業(yè)良好形象的責任。

3.3 注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

辦公室工作對于人員有著很高的要求：首先，辦公室人員必須具備一定的統(tǒng)籌能力，能夠?qū)⒓姺睆?fù)雜的工作理清頭緒，做到忙而不亂；其次，要善于對問題進行分析，并采取妥善方式加以處理；再次，要具備管理和組織能力，能夠有效地協(xié)調(diào)各部門關(guān)系；第三，要具備良好的寫作和表達能力；最后，要善于溝通和交流，具備較強的社交能力。此外，辦公自動化的推廣，使得計算機技能也成為了辦公室人員不可或缺的重要能力之一。所以，辦公室人員要通過培訓(xùn)等方式不斷給自己“充電”，并在實際工作中積累和總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4 領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)

辦公室與企業(yè)的其他部門不同，由于其直接與領(lǐng)導(dǎo)的工作對接，對領(lǐng)導(dǎo)負責，因此辦公室的管理質(zhì)量與領(lǐng)導(dǎo)的工作效率也是息息相關(guān)的。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，要重視辦公室，加強對辦公室的管理，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化，以及辦公室人員的培養(yǎng)，要大力支持，并給出指導(dǎo)意見。一方面，對于辦公室人員的要求要嚴，以督促辦公室人員認真按照規(guī)定和章程工作；另一方面，要敢于放手，讓辦公室真正起到為領(lǐng)導(dǎo)者分憂的作用，從而促進企業(yè)的良性發(fā)展。

結(jié)束語

辦公室管理對于企業(yè)的整體管理而言有著重要的意義，要實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，就要建立完善的管理制度，規(guī)范和優(yōu)化管理程序，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的辦公室服務(wù)。

參考文獻

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