加油站實物資產(chǎn)管理存在的問題及對策

陳紅勝

〔中國石化湖北孝感石油分公司 湖北孝感 431600〕

實物資產(chǎn)是加油站開展經(jīng)營業(yè)務(wù)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，加強對加油站實物資產(chǎn)的管理是銷售企業(yè)的責(zé)任和義務(wù)。隨著大量加油站實行委托管理和委托經(jīng)營后，現(xiàn)行的實物資產(chǎn)管理已經(jīng)很難適應(yīng)新的要求，需要進一步加強和完善。本文在分析加油站實物資產(chǎn)管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出加強實物資產(chǎn)管理的相應(yīng)對策，確保資產(chǎn)的真實完整，發(fā)揮實物資產(chǎn)在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用。

1 加油站實物資產(chǎn)管理存在的主要問題分析

1.1 管理意識薄弱，清查流于形式

在實際工作中，多數(shù)人認(rèn)為實物資產(chǎn)管理工作是實物資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門的事情，對實物資產(chǎn)的核算、使用、保管未能引起足夠的重視,實物資產(chǎn)管理意識淡薄。有的加油站認(rèn)為資產(chǎn)有物在就行，簡單登記，應(yīng)付檢查。崗位人員變動交接不辦手續(xù)，增加資產(chǎn)不入賬，處置不銷賬，變動不調(diào)賬，久而久之，造成加油站長有制度不執(zhí)行，形成賬賬不符，賬實不符。銷售企業(yè)每年投入大量時間和人力開展實物資產(chǎn)清查，但有的單位在資產(chǎn)盤點操作中馬虎了事，不到現(xiàn)場盤點，以賬盤賬，以表盤表，導(dǎo)致賬面反映的實物資產(chǎn)與現(xiàn)場實物不符，有賬無物、有物無賬的現(xiàn)象較多。加油站疏于日常管理，長期不對賬、不清點，心中無數(shù)，家底不清。實物資產(chǎn)調(diào)撥、報廢、毀損時不按規(guī)定的程序報經(jīng)審批，而是自行處理，甚至流失。

1.2 管理相互脫節(jié)，賬實差異較大

資產(chǎn)多頭管理，造成資產(chǎn)賬實不符。加油站資產(chǎn)涉及投資、實物資產(chǎn)、財務(wù)、縣級公司、加油站等多個主體，存在多頭管理，各部門之間銜接不順暢。這種多頭管理的結(jié)果是代表負(fù)責(zé)實物資產(chǎn)管理的責(zé)任主體缺位，使得資產(chǎn)管理不同階段的數(shù)據(jù)不能夠及時準(zhǔn)確地進行傳遞、共享，甚至存在部分環(huán)節(jié)資產(chǎn)信息丟失的情況，加大了后一個環(huán)節(jié)實物資產(chǎn)管理的難度。資產(chǎn)來源復(fù)雜，形成資產(chǎn)賬實不符。在資產(chǎn)購置上有省公司購置、市公司購置、市公司內(nèi)部互相調(diào)撥及新建加油站投用等。尤其是加油機、電腦等設(shè)備在使用過程中常常發(fā)生損壞、故障，為了保障經(jīng)營正常進行，縣級公司自行內(nèi)部調(diào)劑，不及時辦理調(diào)撥手續(xù)，出現(xiàn)資產(chǎn)賬實不一致，日后往往無法找到對應(yīng)的實物資產(chǎn)，造成調(diào)進加油站資產(chǎn)盤盈，調(diào)出加油站資產(chǎn)盤虧。新增資產(chǎn)驗收不認(rèn)真，造成資產(chǎn)賬實不符。新建加油站竣工驗收，只對工程進行驗收，沒有對實物資產(chǎn)進行驗收，轉(zhuǎn)資審批不嚴(yán)，造成加油站新增資產(chǎn)賬實不符。資產(chǎn)報廢處置不及時，形成資產(chǎn)賬實不符。近年來加油站 “形象改造”、“提量改造”、“油氣回收”等改造工程淘汰、更新的房屋、設(shè)備等成為待報廢資產(chǎn)，如房屋、罩棚等資產(chǎn)實際上實物已不存在，但由于報廢資產(chǎn)必須先由資產(chǎn)使用部門向歸口管理部門申請，經(jīng)審核報財資部門，最后由財務(wù)部門向省公司請示，待批復(fù)同意后，市州公司進行評估后通過招投標(biāo)、詢比價等方式尋找買家，將待報廢資產(chǎn)進行處置。流程冗長復(fù)雜，費時費力。檢查發(fā)現(xiàn)，因報廢不及時，造成一座加油站的財務(wù)賬面的加油機有50多臺，與實際嚴(yán)重不符。有的不及時處理的加油機、站牌、油罐等隨意堆放在室外，長期無人問津，不僅價值大打折扣甚至流失，還存在重大安全隱患。有的資產(chǎn)報廢手續(xù)辦理后，未及時在信息系統(tǒng)中標(biāo)注報廢，存在報廢資產(chǎn)繼續(xù)使用或因其他原因未及時處置的情況，在來年資產(chǎn)清查中，造成賬實不符。

1.3 重使用輕保養(yǎng)，增加維修費用

由于設(shè)備維修人員缺乏，設(shè)備保養(yǎng)不到位，有的用維修來替代日常維護保養(yǎng)，無形中增加了企業(yè)的費用支出。同時，加油站實行委托管理，加油站長為了追求業(yè)績，對資產(chǎn)日常管理工作不重視，使加油機、潛油泵等設(shè)備長期高負(fù)荷運轉(zhuǎn)，不注意對設(shè)備的保養(yǎng)，加快了設(shè)備的老化和毀損，縮短了使用壽命。有些停用的價值較高的加油機等設(shè)備長期得不到維護保養(yǎng)，加速了設(shè)備老化，造成資產(chǎn)損失。

1.4 EM系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，缺乏有效監(jiān)管

中石化資產(chǎn)管理應(yīng)用ERP-EM系統(tǒng)，該系統(tǒng)信息共享性大，資產(chǎn)賬與實物管理結(jié)合緊密，為加油站資產(chǎn)管理提供了很好的平臺，但該系統(tǒng)在企業(yè)運用的不太理想，沒有發(fā)揮管理實物資產(chǎn)的應(yīng)有作用。一方面系統(tǒng)初期資產(chǎn)主數(shù)據(jù)收集不準(zhǔn)確，系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真。另一方面，資產(chǎn)管理人員變動頻繁，有的資產(chǎn)管理員剛學(xué)會操作EM系統(tǒng)，又調(diào)整崗位，新上崗的資產(chǎn)管理員缺少培訓(xùn)，倉促上崗，不熟悉系統(tǒng)操作，致使新增資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入的相關(guān)基礎(chǔ)信息不完整或者錯誤，給企業(yè)后續(xù)資產(chǎn)使用、維修、盤點、處置等管理工作帶來了較大困難，EM強大管理優(yōu)勢沒有得到很好的發(fā)揮。目前，加油站點多面廣、戰(zhàn)線長，實物資產(chǎn)數(shù)量多、品種繁、存放地點分散，但在管理上從省公司、市公司到縣公司實物資產(chǎn)管理均為兼職人員，先進管理知識缺乏，無法滿足資產(chǎn)專業(yè)化的要求，不能對加油站資產(chǎn)形成有效監(jiān)管。

2 解決加油站實物資產(chǎn)管理的對策

2.1 提高思想認(rèn)識，共同管好實物資產(chǎn)

任何工作領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，實物資產(chǎn)管理同樣如此。各級領(lǐng)導(dǎo)要全面負(fù)責(zé)，強化加油站實物資產(chǎn)管理在企業(yè)的地位，從宏觀上提高認(rèn)識。通過實物資產(chǎn)管理制度的宣傳解讀，在省市公司的投資、財務(wù)、資產(chǎn)實物管理和縣市公司等部門之間要加強協(xié)作、溝通，主動積極參與到資產(chǎn)的管理中來。執(zhí)行價值管理的財務(wù)人員需要了解企業(yè)實物資產(chǎn)的購建、技術(shù)維修等方面的基礎(chǔ)知識，以便準(zhǔn)確進行資產(chǎn)相關(guān)費用的核算；實物管理部門和實物資產(chǎn)管理的人員則應(yīng)通過相關(guān)培訓(xùn)了解資產(chǎn)核算和成本管理的相關(guān)知識，只有通過各部門相互配合、相互學(xué)習(xí)、相互了解，才能共同管好資產(chǎn)。在加油站樹立資產(chǎn) “誰使用、誰管理、誰負(fù)責(zé)”的思想觀念，消除管理混亂，保證加油站實物資產(chǎn)的使用效益。

2.2 注重資產(chǎn)清查，強化資產(chǎn)調(diào)撥管理

建立健全長效機制，確保加油站實物資產(chǎn)管理制度能夠正常執(zhí)行。一是落實每年一次的資產(chǎn)清查制度。對盤盈、盤虧、報廢固定資產(chǎn)應(yīng)及時查明原因并按程序和內(nèi)控權(quán)限進行處理，報廢實物資產(chǎn)必須處置完畢后進行財務(wù)核銷，并調(diào)整實物資產(chǎn)臺賬。二是縣級公司要加強日常盤點，組織專人定期進行實物資產(chǎn)盤點，通過盤點及時發(fā)現(xiàn)和堵塞漏洞，確保加油站實物資產(chǎn)的安全和完整。三要建立健全考核制度。通過落實通報考核制度調(diào)動資產(chǎn)管理人員的工作積極性，提高加油站實物資產(chǎn)的管理執(zhí)行力和管理水平。四是明確管理責(zé)任，及時履行實物資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)。對于實物資產(chǎn)發(fā)生調(diào)撥的，由調(diào)出單位負(fù)責(zé)提交資產(chǎn)調(diào)撥申請，調(diào)入、調(diào)出方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并由調(diào)出方根據(jù)雙方簽字的調(diào)撥申請，及時在系統(tǒng)履行資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)。然后，財務(wù)資產(chǎn)管理員再根據(jù)資產(chǎn)調(diào)撥單做資產(chǎn)賬務(wù)調(diào)整，達到資產(chǎn)設(shè)備靜態(tài)與動態(tài)管理的有效結(jié)合。五是強化加油站新增資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資驗收。加油站新增資產(chǎn)必須按規(guī)定程序認(rèn)真細(xì)致逐項清點核實，杜絕不合格產(chǎn)品入庫轉(zhuǎn)資。對新建，改擴建及設(shè)備的更新改造應(yīng)列出詳細(xì)的資產(chǎn)明細(xì)表，施工單位應(yīng)對每一項資產(chǎn)登記造冊，在工程竣工驗收時必須由基建、安全、實物資產(chǎn)、財務(wù)等部門同時深入現(xiàn)場，逐一清點，驗收合格簽字后，方可轉(zhuǎn)資。

2.3 加強資產(chǎn)保養(yǎng)，切實做好報廢處置

在加油站資產(chǎn)管理中，要想延長資產(chǎn)使用壽命，必須加強設(shè)備維護保養(yǎng)。企業(yè)要從操作人員的技術(shù)培訓(xùn)入手，不斷提升加油站員工維護保養(yǎng)技能。在加油站設(shè)備維護保養(yǎng)方面，實物資產(chǎn)管理部門要根據(jù)需要，認(rèn)真研究和分析資產(chǎn)管理工作思路，并對其進行綜合管理。特別是加強對資產(chǎn)的現(xiàn)場管理，對設(shè)備設(shè)施的維護保養(yǎng)，降低維修保養(yǎng)費用，使實物資產(chǎn)為企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。報廢資產(chǎn)是實物資產(chǎn)管理的終端環(huán)節(jié)，也是人們最容易忽視的環(huán)節(jié)。企業(yè)要完善加油站資產(chǎn)報廢處置制度，包括建立報廢資產(chǎn)臺賬。要盡量修舊利廢，節(jié)約維修費用。同時，要簡化報廢資產(chǎn)的審批手續(xù)，對加油機、油罐等設(shè)備由省公司統(tǒng)一招標(biāo)或詢比價，簽訂框架合同，分類明確回收單價，市公司按權(quán)限處置，加快報廢資產(chǎn)的及時處理，確保賬實相符。

2.4 加強信息管理，提升資產(chǎn)管理水平

首先，加大日常培訓(xùn)力度，全面提高資產(chǎn)管理人員和操作人員素質(zhì)。加強資產(chǎn)管理人員培訓(xùn)，做到培訓(xùn)合格后再持證上崗，涉及人員崗位調(diào)整的，對新人要先進行培訓(xùn)，符合要求后才能上崗，營造良好的資產(chǎn)管理環(huán)境。加強設(shè)備操作人員的技術(shù)培訓(xùn)，使他們弄懂設(shè)備的構(gòu)造、性能、使用操作規(guī)程和維護保養(yǎng)方法。其次，充分利用信息化手段，全面提高加油站實物資產(chǎn)管理水平。應(yīng)充分利用EM管理的優(yōu)勢，資產(chǎn)信息管理從卡片延伸到詳細(xì)記錄、各種資產(chǎn)調(diào)撥、運行狀態(tài)、維修措施、維修后效果、所屬產(chǎn)品裝置等內(nèi)容。同時，建立實物資產(chǎn)二維碼管理信息系統(tǒng)。將單項實物資產(chǎn)與二維碼一一對應(yīng)，能實現(xiàn)諸如臺賬管理、查詢分析、遠程盤點、機構(gòu)層級管理等功能，實現(xiàn)資源共享，信息互通，確保完整、準(zhǔn)確地維護資產(chǎn)信息。借助ERP-EM系統(tǒng)、二維碼平臺和實物管理部門臺賬完善資產(chǎn)臺賬及檔案，實現(xiàn)每個實物資產(chǎn)從購置、使用、調(diào)撥、檢修維護、報廢，可全程進行跟蹤， 掌握加油站實物資產(chǎn)運營動態(tài)，剖析變動原因，并對資產(chǎn)質(zhì)量和使用效益進行評價，為管理層提供決策依據(jù)。

3 結(jié)束語

總之，加油站實物資產(chǎn)管理一直以來都是一個薄弱環(huán)節(jié)，但只要領(lǐng)導(dǎo)重視，員工提高思想認(rèn)識，規(guī)范資產(chǎn)管理流程，明確各環(huán)節(jié)具體責(zé)任，各部門互相配合，強化信息系統(tǒng)管理，不斷總結(jié)前期資產(chǎn)管理經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前管理存在的漏洞，查找資產(chǎn)管理的薄弱環(huán)節(jié)，督促整改落實，就能讓加油站實物資產(chǎn)為企業(yè)創(chuàng)造更高的使用效果、創(chuàng)造更大的經(jīng)濟價值。