探討新形勢下如何推進企業檔案信息化建設

張 杰，朱傳英

（1.四川省攀枝花市攀鋼集團有限公司綜合服務中心檔案館，攀枝花 617062：2.攀鋼集團物貿公司，攀枝花 617023）

1 完善基礎設施配備

（1）硬件建設方面。企業檔案信息化建設中尤為重要的一部分是需要將現有檔案進行數字化處理。其中包括紙質檔案，如文字、圖片、圖紙等，此外還包括音頻、視頻、網頁等不同數據類型的檔案文件。檔案信息的收集、錄入、整理、編制等各個環節，都需要利用計算機在網絡上進行操作，都離不開先進的高科技設備。所以，在硬件建設方面，企業應根據自身的不同需求，配置相應的計算機、掃描儀等信息處理設備。

（2）軟件建設方面。除了優化硬件設施的配置之外，企業還需要完善檔案管理系統的建設。目前市場上企業檔案管理軟件種類繁多，但功能大體相似，不能完全適合每個企業對于檔案管理的要求。因此，企業往往缺少具有針對性的檔案管理軟件。企業可以組織研發人員根據自身需求來開發檔案管理軟件，雖然表面上會增加投入成本，但配備一套實用的檔案管理系統，對后期的工作將起到事半功倍的作用，更加有利于推進企業檔案檔案信息化建設工作的發展。

2 建立檔案信息化標準體系

（1）檔案信息化建設需要遵循國家標準。企業檔案信息化建設需要統一、規范的規章制度來保駕護航。只有在規范化的制度之下，才能使企業檔案信息化建設工作有規可循，有法可依。盡管目前，相關部門已出臺文件來保障電子檔案管理工作的順利進行，但在現實中，由于一些企業沒有嚴格執行國家標準，容易造成重復建設或互不兼容的現象。比如，當企業需要更換新的檔案管理信息系統時，可能會由于開發語言的不同導致先后的數據無法融合，頻繁提示出現系統錯誤，這對于企業檔案信息化建設進程來說是一大阻礙[1]。因此，任何企業都應該在遵守國家標準的基礎上，建立健全自身的檔案信息化標準體系。

（2）建立健全管理制度。建立規范合理的管理制度對于企業檔案信息化建設工作整齊有序的進行起到保障作用。規范合理的管理制度應該對關于檔案管理的部門職能、工作流程、崗位職責以及注意事項等進行明確規定。

3 建立安全防護體系

在信息化的時代下，企業機密泄露事件時有發生，將會給企業帶來難以估量的損失，因此，維護網絡信息安全、防止泄密成為每個企業的必備功課。泄密事件極易發生在電子文檔的傳輸過程中，所以要保證電子文檔的安全防護，需要制定完善的電子文檔傳輸程序，利用技術手段抵御病毒、黑客的入侵。

（1）制定機密信息保護制度。對于檔案中的機密信息，企業應該進行進行算法加密，嚴格管理。企業需要制定機密信息使用權限，防止無關人員隨意接觸。而相關人員則需要簽訂保密協議，保證機密信息不通過人為方式外泄。此外，企業還應該加強對機密信息的管理，建立識別機制和退出機制，對新的機密信息做到及時更新，同時對過時的機密信息做到及時清理。

（2）制定信息資源共享制度。企業檔案信息化建設可以通過創建檔案信息傳播的共享平臺，提高檔案信息的傳播速度和利用價值。資源共享是企業檔案信息化建設工作的重要目標，為防止在共享過程中出現泄密現象，企業需要嚴格制定規則，在查詢、復制、傳輸等方面制定分級制度，既要對檔案信息進行分級，明確各級的檔案信息的不同傳播范圍，也要對用戶進行分級，明確各級用戶的不同訪問權限。

（3）制定信息審計制度。企業還需要成立信息審計小組，對企業檔案信息化工作進行全程監控。為了確保工作的順利進行，企業需要制定規范的審計和監控流程，以制度來保障小組人員對整個檔案信息管理系統實現安全監測和準確評估，對信息泄露風險進行提前預警，并提出防范風險方案。

4 建立信息化人才隊伍

（1）接受先進的管理理念。企業檔案信息化作為一種必然發展趨勢，需要企業自上而下、從領導到員工從思想意識上作出轉變，改變落后和輕視的思想觀念，從內心認可檔案信息化對企業發展起到的重要作用。企業檔案信息化建設不是簡單的把紙質檔案進行數字化管理，而是有其深刻的內涵，企業檔案信息化最終要實現的目的是，檔案信息資源的網絡化和共享化。企業相關部門應該緊緊圍繞檔案信息化的核心價值，對企業的發展方向提供數據上的參考。

（2）培養專業管理人才。企業檔案信息化建設是一項長期工作，需要檔案管理人員不斷學習、不斷提高業務素質，跟上檔案信息化建設高速前進的腳步。為了建設一支高素質的專業人才隊伍，企業應該注重對員工進行定期培訓。

5 結束語

檔案信息化建設是未來發展的大勢所趨，但也需要一個長期發展的過程。在配備完善的硬件、軟件設備的基礎上，需要建立健全管理制度和安全防護制度，并且建立一支高素質的人才隊伍，為企業檔案信息化建設工作順利進行提供有力的保障，為促進企業的宏偉發展打下夯實的基礎。

[1] 高丹.企業檔案信息化建設中存在的問題及改善措施[J].現代國企研究，2016，5（下）.