基于GSP管理體系的高校化學品信息化管理探索

屠美玲,楊阿三,許 軼,王祁寧,李琰君,賈繼寧,張建庭,蔡金法

(浙江工業大學 化學工程學院,浙江 杭州 310014)

隨著高校教學科研的蓬勃發展,化學試劑的用量和實驗廢棄物的排放量也相應地迅速增長[1]。目前高校化學品管理基本上以實驗室和教研組為單位各自管理[2-6],化學品流入實驗室后面臨缺乏專人管理的窘境,導致化學品儲存與使用存在管理盲點,造成我國高校實驗室安全事故時有發生。

近年來,國內高校已經意識到化學品管理的重要性,并采取了一系列應對措施[7-8]，包括引入GLP實驗室管理體系(GLP,good laboratory practice,良好實驗室規范),對實驗室的科研從計劃、實驗、監督、記錄到實驗報告等進行規范,一定程度上緩解了化學品在實驗室范圍內存放管理混亂的現象。但目前化學品的管理仍各自為政,重復購買、庫存積壓、隨意廢棄等現象仍然難以避免,亟須建立一種高校內化學品有效管理體系。

有鑒于此,在充分借鑒GSP管理體系(即《藥品經營質量管理規范》,Good Supplying Practice)的基礎上結合化學品管理實際情況建立了一種高效安全的化學品共享管理體系。健全和完善現有化學品采購制度,實施嚴格的領用預約審批管理,最終實現全校化學品采購、使用、儲存或報廢一體化閉環管理。該體系的建立對實現全校范圍內化學品的可追溯性，緩解當前高校化學品管理混亂的現狀、建設安全平安校園等具有重要的推動作用和積極的現實意義。

1 高校化學品管理存在的問題

近年來,我國高校教學科研發展迅速,化學品給高校安全管理工作帶來了巨大的壓力。以我校為例,設有化學工程與工藝、應用化學、材料科學與工程、海洋技術、能源化學工程、生物工程、生物技術、環境工程、環境科學、食品科學與工程、食品質量與安全、制藥工程(含化學制藥和生物制藥2個方向)、藥物制劑、藥學、中藥學等15個本科專業與大多數高校化學實驗室一樣,相關化學實驗室所使用的藥品不僅數量大,而且種類繁多、規格各異。

造成目前高校內化學品管理存在混亂現象的原因主要有以下幾個方面:

(1) 來源復雜，隨著互聯網的發展,普通化學品購買渠道眾多,質量參差不齊；

(2) 品種繁多，眾多課題組由于研究課題以及研究方向的差異對化學品需求也千差萬別,因此化學品多由各課題組根據實際需要自行采購,多數課題組一年通常會采購上百種化學品；

(3) 缺乏有效的報廢以及回收機制，多數課題組都存在著這么一個現象,許多化學品往往在一個研究課題結束后便將面臨束之高閣的窘境；

(4) 學生的安全意識單薄,操作不規范以及對所用化學品的物性、危險性等認識不足。

針對化學品管理存在的問題，我們對有效管理進行了探索，嘗試建立一種基于GSP管理體系的高校化學品共享管理模式,對高校化學品的全過程、可追溯、共享管理進行初步探索。

2 GSP管理體系基本構架

如前文指出,造成高校化學品管理混亂的主要原因是化學品來源復雜、種類繁多,且高校化學品接觸者較多,高校內流通過程中存在較多的管理盲區,導致化學品進入高校缺乏全過程的可追溯機制,從而加劇了校園安全管理壓力。針對這一情況,借鑒GSP管理體系對藥品儲存流通管理的先進經驗,從采購—儲存—實驗室使用等進行閉環式全過程管理。除此之外,還需要加強對過期化學品及時報廢以及對未使用完的化學品進行回收處理，因此借鑒GSP管理體系建立化學品共享使用管理模式。

所謂 GSP管理體系是指在藥品流通過程中,針對藥品采購、收貨驗收、儲存養護、出庫運輸、銷售及售后服務等環節制定的一整套管理標準和規程[9-10]。由于GSP管理體系中藥品本質上屬于化學品(其特性以及儲存要求等與化學品類似，甚至更加嚴格)以及藥品在企業的流通與化學品在高校內的流通軌跡幾乎完全相同，如圖1所示。因此將GSP管理體系應用到高校化學品管理平臺建設中,將大大改善目前高校化學品管理混亂的局面。

圖1 GSP藥品與高校化學品各自管理體系的比較

高校化學品管理平臺建設過程中應當遵循以下原則:

(1) 以領導重視為前提。平臺建設過程中首先需要明確管理部門的工作方針、目標,需要合理調配人、財、物等各方面資源,充分調動藥品進、存、出等各環節人員的積極性,同時還要處理可能出現的有關全局的問題。所以管理層在GSP管理實施過程中發揮著關鍵的領導、核心和協調作用。

(2) 以全員參與為實施保證。化學品進入學校后則遵循的是多線流動,流動過程要接觸倉庫管理人員、運送人員、最后教師或學生使用。由于使用人員眾多,因此管理壓力巨大。

(3) 以數字化管理技術為手段。鑒于高校化學品管理工作面臨的嚴峻形勢,傳統的行政化或紙質化管理方式顯然不能滿足管理需要,因此引入數字化管理技術很重要。

(4) 以明晰的管理權責為核心。權利與責任向來是管理體系中的核心要素,無論是GSP管理體系，還是高校化學品管理體系必須理清各個單元所承擔的權利與責任，才能高效運行[11-12]。

GSP管理體系是控制藥品流通環節的管理規范,這與化學品在高校的流通中所需控制環節與追溯目標一致。因此可以采用GSP管理理念再結合現代化信息技術實現對高校化學品入(采購+儲存)、用(實驗室領用)、出(化學品廢棄)的閉環式管理。

3 基于GSP管理體系的化學品管理實踐

與GSP管理體系中藥品流通和監控相比,高校化學品在流通和監控的物質特性和環節上高度一致,但是各有其特征。

(1) 高校化學品采購存在量小、品種繁多的特點,且要求供貨及時,采購難度大。

(2) 化學品在高校內部流通進入不同的實驗室,使用者眾多,流通呈多線狀態,管理壓力更大,因此對流通過程中各個環節的監控要求更高。

(3) GSP管理體系更加關注是流通過程中藥品質量的保證,而高校化學品管理體系在關注化學品品質的基礎上尤其注重化學品流通環節的安全和可追溯性,因此必須對化學品在高校范圍內流通全過程監控。實時監控有助于及時了解化學品存放以及使用狀態；發生突發事故時及時采取針對性的措施；可以實現化學品在全校范圍內共享,避免重復購買以及隨意廢棄造成的環境壓力。

本文借鑒GSP管理體系對藥品流通的有效管理模式,結合高校化學品管理特點,探索了一種針對高校化學品管理的新思路,具體要做好以下幾個方面的工作。

3.1 化學品采購管理

采購是GSP管理體系的第一個核心環節,也是化學品進入高校的第一站。GSP管理體系對采購的各個環節有著嚴格的管理規范,對供應商、采購合同、進貨憑據、退貨、貨款以及采購成本6種實體信息的管理與監控。這些管理規范使得藥品從進入企業開始就處于密切的監控中,從而從源頭上保證了后續高效管理的順利實施。如前文所指出,目前高校化學品管理存在混亂現象的重要原因之一在于化學品來源混亂,因此在高校化學品管理中借鑒GSP管理體系對采購環節的把控措施具有十分重要的意義。

當前國內高校各科研基地和實驗室場所對化學品管理大都采取教師負責制,化學品都以課題組或者教師為單位根據實驗需要進行采購。該采購模式具有以下優點:首先該模式靈活機動,課題組可以針對研究中所需獨特化學品制定采購方案；其次采購應答迅速,確定采購方案后可以以最快的速度將所需化學品送達,保證研究的順利進行。以課題組為單位的采購模式符合我國高校初期的發展需求并對高校科研繁榮起到了巨大的促進作用[13]。隨著高校科研的迅速發展以及國家對科研項目的持續投入,這種靈活采購模式已經不再適應當前科研發展的形勢,增加了高校化學品管理和共享的難度。混亂采購帶來了高校化學品的積壓,造成了極大的安全隱患。因此急需建立一種全新的采購模式,提高當前高校化學品管理水平。

我們嘗試將集中式采購與零星采購主輔線相結合,兼顧了采購的統一性和靈活性。常用的、量大的一般化學品和危險化學品,采用學校集中采購形式,而特殊的化學品則采用集中申報、單獨采購的形式。化學品到位后需要將實物拍照后與發票一同入倉庫統一入賬后按化學品領用程序領用化學品。這一模式不僅可以對化學品入校源頭進行把控,而且也解決教師后續報銷繁瑣的問題。同時該方法也能在很大程度上管控化學品采購后的流通環節。

3.2 高校內化學品儲存、領用

GSP管理體系的精髓在于藥品在企業內部流通時每一個環節都有嚴格的操作規范,保證了藥品流通、儲存的安全有序,這恰恰是目前高校化學品管理中最為缺乏的地方。建全化學品采購管理體系的基礎上對化學品在高校的儲存、領用進行有效管理十分必要。但兩者也存在一定差別,藥品在GSP體系中最后將銷售出企業,監控終止。而高校化學品則是流通入實驗室,風險仍存在于高校內，這就要求我們必須針對高校化學品的安全使用結合GSP進行探索。

3.2.1 化學品儲存

按照GSP的管理要求建立高校化學品數字化管理平臺，首先要對現有化學品進行普查,摸清現有化學品種類、數量、擁有人以及保存地點,以此為基礎建立全校共享數據平臺。平臺上每一種化學品要求標明數量、物性、所屬院系以及單價等詳細信息,以便使用人員查找。需要重點指出的是平臺建設過程中要重點關注化學品安全技術說明書(material safety data sheet,MSDS)數據收集,確保化學品使用人在使用前都能閱讀相關MSDS數據,保證化學品的安全使用。其次化學品本著“先入庫,快使用”的原則,避免儲存時間過長而造成浪費,促進化學品的流動性。

化學品的儲存是管理的核心問題之一。庫存管理也是高校化學品管理的一個中樞,良好的庫存管理能提高教學科研的效率。同時儲存過程中也需要重點對入庫和出庫藥品進行質量檢驗,每隔一個月對庫房中的藥品進行質量檢查,檢查出藥品過期和報損時,需進行預警,具體流程如圖2所示。

圖2 化學品在高校內部存儲與質量管理流程圖

在化學品儲存過程中,庫存管理人員需要做好入庫出庫登記以及實時更新化學品庫存數量和儲存位置,便于全校師生了解查詢。由于化學品的特殊性質，因此在化學品進入或者離開倉庫時必須由專門的倉庫管理人員操作,確保化學品在倉庫中的準確存放安全。質檢管理人員主要負責掌控化學品品質以及對化學品過期報廢管理。當化學品離開倉庫到達使用實驗室后則由使用人員根據不同化學品的性質安全使用。

3.2.2 化學品領用

科研中使用的化學品多為易燃、易爆或者有毒有害物品,如何安全使用是高校化學品管理中的重中之重。我們提出了申領人、管理平臺以及課題負責人“三位一體”的申領程序如圖3所示。領用人在領用化學品前需通過管理平臺申請,此時平臺會隨機跳出一個申領化學品的相關物性問題,回答正確才能提交。申請提交成功后,平臺將自動發送驗證碼至所屬課題組負責人,由其通過申請驗證。當課題組負責人通過驗證后,申請將返回學校管理平臺,再發送領用驗證碼至申請人,申請人最終憑領用驗證碼和有效身份證件領用化學品。

圖3 “三位一體”化學品申領流程

采用預約審批制度有如下好處:

(1) 申請時需要隨機回答領用物品物性,這就要求領用人在領用前必須掌握所使用化學品物性,大大降低了使用過程中的危險；

(2) 申請過程中由課題組負責人審批,降低了化學品被用作他處的概率,有利于實驗室安全管理；

(3) 領用過程中,領用人憑有效身份證件和領用驗證碼領用化學品,保證了化學品使用和保存過程的唯一性,如果出現問題可以及時追究相關責任人責任，例如藥品隨意傾倒或者丟棄,管理部門可以依據平臺,快速查詢藥品相關使用部門和實驗室,縮小排查范圍并及時有效地阻止不安全行為的發生。

為了加強安全管理,對使用人的注冊和審批要嚴格把關。遵循學生提出申請、教師初審、學院復審和管理平臺終審的注冊流程,每一學年結束注銷已畢業學生的賬號,確保賬號使用人為本校在讀學生或在職教工,確保藥品可追溯。

3.3 化學品閉環管理體系

3.3.1 化學品領用—歸還閉環管理

我們所建立的高校化學品管理體系其核心為領用—歸還的閉環管理。如前文所指出,多數化學品都具有一定的毒性或易燃性,對化學品的安全管理不但包括使用過程中的管理,更主要的是化學品儲存的安全管理。針對不同的化學品,具有不同的儲存條件。例如:酸性化學品與堿性化學品儲存在同一區域；易燃化學品的儲存需要儲存在陰涼通風區域；有毒有害化學品需要單獨儲存等。高校化學品從倉庫領用后進入實驗室,安全風險仍存在于高校,需要嚴格實施化學品的領用—歸還閉環管理,嚴格保證化學品的儲存環境,同時也便于學校對化學品的可追溯,避免私自廢棄化學品。

對化學品實施從領用—歸還的全過程閉環式管理,掃除化學品流入實驗室后處于管理盲區。當領用人通過申領手續,將化學品帶出儲存倉庫后,通過平臺記錄在案。領用人完成化學品使用后必須及時歸還至倉庫,同時完成領用注銷,歸還后的化學品將得到妥善保存。當領用人超出使用期限時首先由平臺發出短信提醒,如果領用人確實需要延長使用期限需在收到提醒后及時辦理延長使用申請；如果領用人因別的原因沒有及時歸還,則需在收到提醒通知后及時歸還所領用化學品；對于沒有正當理由且收到提醒后不及時回復的領用人,將追究其責任(此處通知短信第一次通知領用人,第二次通知審批人,違規操作3次的,將取消本月藥品領取資格)。

3.3.2 化學品共享

化學品的存儲、領用與GSP的管理體系中藥品均有對應的管理規范,只需根據實際需要進行改革即可。但是與GSP管理體系中藥品不同,高校化學品管理平臺建立的另一個重要目的是實現化學品的共享,提高化學品使用效率、減少化學品廢棄、減輕環境壓力。因此我們針對化學品的共享做了詳細研究。目前高校科研實驗室管理大都采取教授負責制,各實驗室相對獨立。隨著科研的發展,實驗室使用的化學品數量和種類越來越多,所需存放的空間也越來越大。不僅擠占了實驗室空間,而且隨著數量的增多,安全隱患增大。各實驗室相互交叉的項目較少,但是所需的化學品卻有交叉，如圖4所示。通常化學品開封后使用的量比較少,但由于信息阻塞會造成大量重復購置。不僅造成資源的浪費,也給環境帶來了巨大壓力。所以在集中采購、集中儲存的基礎上,建立校內化學品共享調劑平臺十分必要。

圖4 當前高校化學品管理現狀

庫存管理人員將管理數據導入管理平臺,校內相關院系之間藥品信息共享以實現調劑。在保證化學品運輸和安全的前提下,實現最大限度的共享模式。這樣做既節約了科研成本,一定程度上也避免了化學品的廢棄。通過共享平臺,可以了解到使用相關藥品的實驗人員和課題組,有利于研究人員進一步溝通,相互了解課題和研究進展,為科研提供良好的氛圍。化學品共享平臺如圖5所示。

圖5 基于GSP管理體系高校化學信息共享平臺

4 困難及改進

一種全新管理體系的引入必然會涉及方方面面的利益沖突,其建立過程也會存在種種困難,因此在體系引入之初要做好充分準備,爭取將困難降至最低。我們所要建立的高校化學品管理體系主要針對目前高校化學品管理存在混亂現象進行改革,其過程中必然會產生諸多矛盾,歸納起來主要有兩點:其一是化學品經費和成本問題,不同課題組所采購化學品的花費最初由課題組承擔,課題組之間相互使用化學品所產生費用的結算將是一項巨大的工程；其二是由于現有化學品庫存過于龐大,因此針對現有化學品普查健全化學品信息共享平臺以及化學品MSDS數據庫將是一個巨大的挑戰。

首先,經費問題是課題組之間最重要的問題。近些年,隨著我國經濟的不斷發展和國家對科研投入的不斷加大,我國科研工作呈現蓬勃發展的局面。在此環境下,各個課題組的科研經費也相對充分。但是由于課題組與課題組之間的研究存在較大的差異性,因此不同課題組所能支配的科研經費也各不相同。在我們所建立的化學品管理體系中對全校化學品進行集中管理,首先要解決的就是經費結算的問題。

目前多數高校都是采用“誰使用、誰采購、誰付錢”的管理模式,由于沒有統一管理,幾乎每一個課題組都存有不再使用的化學品,有些化學品由于儲存不當甚至面臨或者已經變質,造成了極大的浪費。在我們所建立的管理體系下,首先將對全校化學品進行普查,建立全校化學品共享平臺,這些閑置的化學品將重新投入使用。在這一體系下,使用人將按照化學品市場價再根據保存情況以及保存年限給予一定折扣付款。而平臺建立后所采購的化學品則由學校統一規定其折扣付款。

具體操作過程中,在倉庫環節應實現課題組結賬/轉賬,供應商結賬、往來賬的記錄功能。在管理客戶信息和客戶賬戶信息時,能夠根據客戶欠款情況進行提醒。在課題組結賬后,能自動計算客戶的欠款金額,其操作過程如圖6所示。由學校牽頭建立管理體系針對化學品集中管理在費用結算方面有著巨大的優勢,由于目前高校財務制度非常嚴格,小額報銷往往會占用課題組較多的時間。而采用全校化學品管理體系后,科研經費可以在全校范圍內通過內部支出的方式流通,這不但提高了收費的使用效率,同時也節約了財務成本。

圖6 高校化學品管理體系經費結算

如前文指出目前化學品管理仍存在著混亂現象,再加上近年來國家對科研的大力投入造成了目前化學品庫存嚴峻的形勢。若要在全校范圍內甚至全國范圍內推廣建立高校化學品信息管理平臺,對現有化學品進行一次全面普查將是一個巨大的挑戰。這就需要高校領導高度關注這一工作,同時學校相關師生員工均需要以極大的熱情投入到這項工程中。其次平臺落實是關鍵,在建立信息化管理平臺后需要將化學品管理工作落到實處,所有進出高校的化學品均需該體系嚴格執行。

5 結語

我們旨在建立一種采購—儲存—使用全過程、可追溯、可共享的高校化學品共享管理平臺。該管理平臺充分借鑒GSP管理體系的先進優點,依托化學品庫存管理和共享平臺,健全和完善現有化學品采購體系,實施嚴格的領有預約審批制度,實現化學品流入實驗室的領用—歸還閉環式管理,最終實現對全校化學品的科學管理。在此基礎上,對高校化學品共享進行探索,還針對體系實施過程中產生的經費核算問題提出了單獨建議。該管理平臺的成功建立還可以實現易制毒或易燃易爆等特殊化學品使用過程的全程追溯,監控劑量甚至可以達到毫克級,這對推動平安校園建設有著十分重要的作用和積極的現實意義。

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