信息化建設對提升高校公房資源管理與服務的作用研究

張 科,李文敏,江敏杰

(中山大學 財務與國資管理處,廣東 廣州 510275)

公房資源是高校各項事業發展最重要的戰略資源之一,是支撐教學、科研、行政辦公、后勤等各項工作的物質基礎。充分認識到高校公房資源管理的重要性,通過信息技術手段提高資源的使用效率,盤活存量房屋資產,減少浪費及不合理占用,實現資源效益的最大化,是做好高校公房管理工作、提高服務滿意度的有效途徑[1-5]。

1 高校公房資源的管理與服務要求

高校公房資源是國有資產管理的重要組成部分,具有較強的資產管理要求；同時也是師生日常工作、學習的基本保障,具有明顯的服務屬性；高校公房管理應逐步從單一的“管理”向“服務型管理”轉變,其主要要求如下。

1.1 高校公房資源的管理要求

公房資源作為國有資產管理的重要組成部分,需要合理配置,充分發揮公房資源在教學、科研、服務中的作用,確保國有資產的保值增值[6]；同時也要做好資源使用績效總體評估,實現資源的合理調配,提高資產使用效益,確保國有資產效益最大化。

1.2 高校公房資源的服務要求

公房資源是開展教學、科研的基礎保障條件,辦公用房、實驗室、科研平臺成為各單位發展和人才引進的重要資源,住房是穩定人才隊伍的重要保障,房產管理部門需主動尋求空間擴展、減少學校發展的制約瓶頸,做好后勤保障服務工作。

2 高校公房資源管理存在的主要問題

長期以來,公房管理過分強調資源的行政管理,缺乏服務意識、信息非完全公開,工作容易被師生質疑,以往的工作方式和機制難以適應現代高校管理的要求,主要問題如下:

2.1 資產數據的“粗線條”

高校的房屋建筑物大部分是以樓棟為單位辦理權屬證明,在以往的資產管理中,資產入賬及管理均以樓棟為單位；房屋資產數據粗線條,管理部門沒有全面、完整的“以房間為單位”的資產狀態和使用情況的數據庫,導致學校無法對各單位的公房使用效率進行合理的評價,對公房收費和閑置公房缺乏調控依據。

2.2 教學科研、辦公用房的配置不合理

因歷史原因,各高校公共用房資源長期由各院系自行管理,主要表現為“誰占用,誰就有支配權和收益權”,學校層面難以進行統一調配[7]。在學校發展與學科調整的過程中,部分院系因種種原因(如專業老化、招生人數減少、科研項目減少,歷史過程中占房多等)用房逐步空余,而一些新興學科、交叉學科用房卻十分緊缺,各單位用房存在貧富不均；院系間公房配置不合理直接影響了各學科的均衡發展及國有資產使用效益的最大化[8]。

2.3 高校公有住房供需矛盾難解決

受限于地方國土及房管相關政策,中山大學自1999年實行“停止住房實物分配、全面實行住房貨幣分配”改革后,至今近18年的時間未有任何福利性質的住房項目；學校教職工的薪酬面對一路高起的房價,顯得十分蒼白無力,進一步加大了教職工的租住需求；但學校存量的公有住房總量有限,部分教職工的租住需求難以得到滿足,供需矛盾加大,使用信息公開程度差[9],導致高校房產管理部門的公信力和服務滿意度低。

3 加強信息化建設,提升公房資源管理和服務質量

隨著科技與信息技術的發展,高校的信息化建設進程達到了前所未有的高度；中山大學自2006年開始建設學校的房產資源管理系統,2010年后隨著管理模式的變化進行了升級改造,現階段使用較為成熟的有資產管理系統、公房定額管理系統、租賃管理系統和在線選房網站等,對學校公房資源使用情況進行動態監管,有效地提高了公房資源的優化配置和使用效益。現將各系統的主要功能介紹如下:

3.1 資產管理系統，統籌管理學校的資產總賬

中山大學資產管理系統的主要管理目標是資產的價值管理,將學校房屋、構筑物、設備、圖書等資產以“一物一卡片”的形式記入學校的固定資產賬,并通過業務單據流轉的形式來實現資產全生命周期管理。系統于2017年4月全校上線運行,已實現了與學校財務系統的對接,資產的報增和報銷手續可直接對接學校網報流程完成,同時也解決了支出賬和固定資產賬“兩賬不一致”的問題。

該系統的建立有利于學校對所擁有的固定資產價值和總量進行統籌管理,對未來的發展規劃有較為宏觀的認識和把控,可為學校的資產配置、預算管理和資源調配提供決策依據。

此外,由于資產管理系統中的固定資產存放地點采用了與公房資產同一套房間編碼體系,實現了將房屋資產與“房屋內”的其他固定資產數據相關聯,為下一步的業務系統數據交互使用奠定良好的基礎。

3.2 公房定額管理系統，合理調配公共用房資源

為有效地解決學校教學、科研、辦公用房的不合理配置問題,各高校陸續開始嘗試通過對院系用房定額管理的方式進行調節。中山大學2007年頒發《中山大學公共用房管理辦法(試行)》開始嘗試通過定額管理的方式,提高公房資源的使用效益,但試行兩年后因為阻力太大,收費工作暫停。歸根結底是由于沒有一個完整、準確、各方認可且能實現動態管理的以“房間”為單位的資產使用數據庫。

對此,學校于2016年開始建設公房定額核算管理系統,明晰每間房屋的基本屬性以及用途、使用人和歸屬單位等信息,結合每個用房單位的人員構成、實際用房情況,核定出該單位的房產資源使用費繳費額度。

該系統的使用解決了一直困擾高校的房屋資產管理“粗線條”問題,使公房有償使用、共享共有及有效調配成為可能。在制度保障和系統的支持下,學校順利地完成了2017年公房定額核算收費工作且初見成效,部分用房面積超額的院系,主動申請將部分用房調整為學校公共課室、教學實驗室或者退回學校統籌安排。

3.3 租賃管理系統，規范學校的租賃行為

中山大學2006年啟動第一版租賃管理系統上線,率先引入以“合同管理”為核心的系統建設理念；2010年學校按照制度要求對系統進行改版升級。現該系統主要包括房源管理、住房管理事務、商業用房事務、繳費業務、統計與分析、安防管理、補貼管理等多個板塊。

該系統通過“合同管理”的模式,對學校的商業用房、公有住房實行租賃管理,在系統上可以便捷地獲知學校商業用房、公有住房的租賃合同、使用情況、使用人情況、租期、租金繳納情況、教職工住房補貼等信息。同時與學校財務系統對接聯動,可實時掌握租金工資代扣的情況。為學校的租賃行為提供了規范化的管理,確保學校公房資源的安全完整及保值要求。

3.4 網上選房系統，為服務對象提供精準服務

為增加學校公有住房使用和管理信息的公開化,解除了教職工的疑慮,同時也為服務對象提供更精準化的服務,降低管理部門的人工管理成本、減少了不必要的投訴。學校2010年在升級改造租賃管理系統的同時,開發了網上選房系統。通過網上選房系統,學校教職工可查詢學校各校區公有住房的房源情況、租住情況、排隊信息等,教職工可根據自己的需求在意愿房源下排隊輪候。

信息化管理系統的運用不僅有效地提高了學校的管理水平,同時也對改變部門形象、提升服務質量起到很好的推動作用[10]。

4 高校公房資源管理信息化建設的趨勢

4.1 多部門聯合開發，共同使用,實現信息與資源共享

隨著對管理和服務要求的提高,高校公房資源管理不應再孤軍奮戰,多部門的相互協調與配合十分必要。各部門從自身職能出發,多視角、全方位對信息化建設項目進行論證,確保“管理工作、服務產品”的品質,減少重復開發。

以學校計劃開發的校園GIS綜合應用平臺為例,利用GIS技術手段,以地理空間為載體,結合BIM數據的有效利用,將三維仿真技術、地理信息技術在校園資產管理、建設和師生服務等各個方面進行滲透和融合,建立二維、三維一體化的數字校園全景地圖,整合各類校園信息,可實現對房屋、土地、設施設備、名貴樹種、地下管網的資產管理；校園漫游、交通指引、迎新服務、對外宣傳等服務；此外還有校園規劃、校園監控、應急指揮等,為決策者提供科學的輔助分析[11-12]。

實際上,上述應用需要學校資產、總務、招生、保衛等多部門聯動,共享、共通信息,共同開發,共同管理,才能應對不斷復雜化的校園設施建設,提高資源利用率[13]。

4.2 搭建便捷的信息平臺,及時傳遞有效信息

“90”后已進入了教職工隊伍,學校的管理工作和服務對象早已發生巨大變化,傳統的管理方式和信息傳遞方式將難以適應新服務群體的需求。隨著互聯網和智能手機的迅速發展,各政府部門、企業公司、機構,都已開始將服務載體擴展到各互聯網交流互動平臺以及相關的手機應用[14]。

中山大學下一步公房資源管理信息化建設擬延伸拓展到手機應用上。通過簡化辦事流程、及時有效傳遞信息、提高工作效率,進一步提升管理和服務水平,例如:教職工可通過手機端查詢到自己的辦公用房信息,完成公房資源使用費的繳納、進行維修申報等；教職工也可以通過手機端獲知最新公布的公有住房房源情況,登記個人信息并進行網上選房,進行合同續簽、維修申報以及投訴建議等。

References)

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[12] 何平.高校房產資源管理信息系統開發與探討[J].中國科技信息,2008(13):118-121.

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