試析企業檔案管理工作的重要作用

羅容

摘要：本文對檔案管理的重要性進行了闡述，明確了企業加強檔案管理的必要性，闡述了加強檔案管理質量的對策。

關鍵詞：檔案管理；重要性

在市場經濟競爭日益激烈，社會不斷進步和發展的過程中，企業對信息質量和數量的要求越來越高，如何提升檔案管理工作質量成為我們必須思考的問題。企業實際檔案管理中存在這樣或者那樣的弊端和問題，給企業持久發展、戰略目標實現帶來了不良影響。所以，企業必須將檔案管理工作放在重要日程上，完善檔案管理相關設施投入，提升檔案管理人員整體素養，使得檔案管理成為推動企業發展的重要推動力。

一、檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作的實效和效率往往是企業管理水平和管理能力的直接反應。企業在生產經營過程中必然會產生一些歷史資料，比如企業的業績、企業的成果和會計資料、人事資料等等，這些資料必然會在檔案之中得到體現。為了能夠及時有效地查閱上述歷史資料，企業首先要做好的是檔案管理工作，讓員工更加深入地了了解企業發展狀況和發展沿革，為企業深入發展構造更加和諧的環境。在新經濟背景下，創新檔案管理理念、豐富檔案管理方式，確保檔案本身的真實性和有效性是檔案管理工作的重點。由此可見，檔案管理對企業健康、持久發展大有裨益。

另一方面，檔案資料形成于企業生產經營過程，是對企業發展歷史和發展沿革的客觀真實反應，能夠在管理人員決策的時候提供重要的輔助支持。企業管理人員可以在研究檔案資料、總結過去工作經驗的過程中，發現工作中存在的缺陷和不足，并在借鑒成功經驗的基礎上制定符合企業現階段現狀的發展規劃。做好檔案管理工作便于各個部門有序地開展相關業務和工作。此外，檔案管理工作本身也是企業文化豐富的過程。任何一個企業的發展都離不開文化的支撐的維系，而檔案管理工作本身就會記錄下企業文化形成的整個過程，為企業發展帶來活力和生命力。鑒于此，做好檔案管理工作對企業具有很強的戰略意義，企業要重視檔案管理工作的開展，進一步發揮檔案管理工作的效用。

二、做好檔案管理工作的措施

（一）提升對檔案管理工作重視力度。

很多企業管理者對檔案管理工作存在偏差性認識，認為檔案管理只是資料的收集和整理工作。因此，企業領導者需要加強對檔案管理工作的重要性認識，并積極做好宣傳和引領工作，實現檔案管理理念的創新，在不斷分析和研究的過程中發現檔案管理現存劣勢并修改。

（二）提升檔案管理人員綜合素質。

檔案管理人員自身的綜合素養直接決定了檔案管理工作水平。首先，企業要注重高素質、高水平檔案管理人員的啟用和培養，讓他們更精準、更高效地掌握檔案管理相關知識。其次，要注重對檔案管理人員的培訓，在培訓的過程中要為檔案管理人員提供良好的學習環境和學習機會，使其綜合素養得到有效提升。在培訓的過程中可以為檔案管理人員提供知識競賽和參加知識活動的機會，激發他們的競爭意識、合作精神和學習熱情，為檔案管理工作順利開展奠定良好基礎。

（三）構建完善的檔案管理制度。

在企業發展過程中，檔案管理理念創新是時刻存在的，因為不斷完善的檔案管理制度才能更好地適應企業發展模式，提高企業管理工作效率。所以，企業要時刻對檔案管理機構和崗位進行重新梳理，時刻進行檔案管理方式和檔案管理體制創新，為企業發展提供更強大的推動力。企業檔案管理人員要加強對自身的約束和束縛，將制度的約束力充分展現出來，引導檔案管理工作走上規范化和科學化的道路。在檔案管理制度中還要引入科學的獎懲制度，對在檔案管理工作中表現負責的人予以積極獎勵，對在檔案管理工作中態度散漫，造成檔案丟失和損毀的工作人員要給予嚴懲。

（四）要配備健全的檔案管理軟硬件設施。

當前，大多數企業對檔案管理工作都抱有可有可無的工作態度，檔案管理所需軟硬件設施也相對匱乏，導致檔案管理工作順利開展受到影響和波及。企業應當加大在檔案管理設施上的投入，為檔案管理工作的可持續開展提供足夠的資金支持和技術支持，讓檔案管理工作得以高效運行。

（五）提升檔案管理信息化水平。

檔案管理工作的開展需要依托信息技術，電子檔案管理模式的建立需要在檔案管理工作規程中納入信息技術要素，將人為發生錯誤的可能性降到最低，進而提升檔案管理工作整體效率。所以，企業要充分地借鑒信息技術的力量，緊跟檔案管理時代潮流，用電子檔案漸漸取代紙質檔案，實現蛋糕管理模式的整體變革。具體來講，企業要提升檔案管理工作的軟件水平和硬件水平，加強對檔案管理人員的信息化水平提升，使其具備一定的計算機技術能力；企業還要后置高速掃描儀、電腦刻錄機、大容量計算機硬盤等多種硬件設備，減少檔案存儲過程中紙質使用量，提升檔案查詢、存儲和記錄效率。

（六）完善檔案管理安全措施。

在檔案歸檔、登記的時候就要采取分門別類的方式予以造冊，并使之得以清晰地得到歸置，檔案管理人員要做好檔案檢索目錄，便于今后在檔案利用和使用的過程中查閱；此外，對于機密性文件和秘密性文件要做好文件保密措施，堅持按照專項要求進行年度整理或者銷毀。企業還要保證檔案安全，做好檔案保護硬件設施投入，做好檔案防水、防塵、防潮、防火和防盜工作，保證檔案管理的安全與可靠。

（七）注重檔案系統工程建設，進行檔案信息共享。

在檔案管理信息化建設的過程中，應當將檔案系統工程建設放在首位。企業在日常生產經營中會產生很多文字檔案，這些文字檔案需要檔案管理人員將之有效刻錄和保存，這就需要檔案管理人員運用好高速掃描儀和磁盤設備。企業還要建立檔案信息查詢系統，讓檔案信息使用者可以通過觸屏類的的方式獲得所需文檔信息，實現檔案資源共享。

三、結語

在各行各業不斷深入發展的過程中，傳統檔案管理模式和檔案管理方法已經不再適應企業發展現實需求，作為企業管理之中的重要組成部分，檔案管理顯示出愈加重要的作用。所以，企業要將檔案管理工作放在重要位置上，意識到其在企業核心競爭力形成中的重要性，通過創新檔案管理理念和檔案管理方式來建立完善的檔案管理制度，通過現代信息技術來提升檔案管理工作效率，為企業可持續發展提供堅實保障。

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