引黃濟青改擴建工程檔案管理措施

田均水

（山東省膠東調(diào)水局濰坊分局，山東 濰坊 261061）

引黃濟青改擴建工程規(guī)模大、時間緊、任務(wù)重，在施工過程中形成的如圖紙、合同、試驗、檢驗、評定、影像等資料既是工程建設(shè)全過程的真實記錄，又是工程驗收結(jié)算、運行管理和后期保養(yǎng)維護的重要依據(jù)。因此，認真做好引黃濟青改擴建工程檔案管理工作，確保工程檔案規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性，對于整個工程建設(shè)具有重要意義。

1 工程概況

引黃濟青改擴建工程的建設(shè)任務(wù)是為了滿足向膠東地區(qū)的濰坊、青島、煙臺、威海4市輸送長江水和黃河水的需要，通過改造現(xiàn)有的引黃濟青工程，解決渠首引水困難、工程老化、輸水能力不足等有關(guān)問題，使其恢復原有的輸水、引水能力，最大限度地滿足青島市和其他有關(guān)城市社會經(jīng)濟發(fā)展對水資源的需求。引黃濟青改擴建工程濰坊段工程（第一期）施工標段1工程位于濰坊市寒亭區(qū)境內(nèi)，工程起點為寒亭區(qū)黨家營北壽寒邊界，終點為坊央公路橋，襯砌長度11.675 km，包括渠道襯砌、舊版拆除、清淤、堤防加固、泥結(jié)碎石路面等建設(shè)任務(wù)，該工程是山東省引黃濟青改擴建工程的重要組成部分。

2 在建水利工程檔案管理存在的問題

1）重視程度不夠。業(yè)主和施工單位對檔案資料的重要性認識不足，對工程檔案管理法規(guī)、制度等宣傳、貫徹力度不夠，施工過程中往往只注重施工質(zhì)量，而忽視各環(huán)節(jié)檔案收集整理工作，存在施工資料歸檔不及時、資料缺失以及檔案管理和工程建設(shè)不同步等問題。

2）資料收集不及時。工程項目施工過程中存在資料收集不及時現(xiàn)象，而這一現(xiàn)象往往導致工程驗收后資料缺失不全。為竣工驗收過關(guān)，施工單位往往組織人員猛“補”資料，應(yīng)付了事，致使檔案資料失去真實性。

3）檔案管理制度不健全。大部分單位在施工前期制定了相應(yīng)的檔案資料管理辦法，但在實施過程中卻沒有形成有效的監(jiān)管機制，導致工程檔案文件從形成、收集、歸檔到移交等諸環(huán)節(jié)較為混亂，最終造成工程項目檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺項、失真，檔案整理不標準、不規(guī)范等問題。

4）案卷整理不規(guī)范。一是分類不合理，沒有按照《水利檔案工作指南》和《水利科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》的要求執(zhí)行，卷內(nèi)文件排列缺少系統(tǒng)性，如有的把工程項目立項文件與竣工驗收報告文件組合在一起。二是案卷題名擬寫不確切，不少案卷題名內(nèi)容出現(xiàn)冗長或雷同，有的案卷題名不能涵蓋卷內(nèi)全部文件內(nèi)容。

3 加強檔案優(yōu)化管理實踐

1）提高認識，加強領(lǐng)導。山東省膠東調(diào)水局為了搞好工程檔案工作，印發(fā)了《山東省引黃濟青改擴建工程檔案管理辦法》，發(fā)至各相關(guān)建管單位，并在多次改擴建工程會議安排部署。工程檔案資料是工程申請計量款和竣工驗收結(jié)算的憑證和依據(jù)，按照水利部“水利工程檔案驗收不合格，工程不驗收”的要求，各建管單位高度重視，從依法行政之高度充分認識檔案工作的重要性，堅持把工程檔案質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要著力抓促。

2）健全機構(gòu)，分工明確。按照“分級負責”的原則，施工項目部—監(jiān)理—建管單位，一級抓一級，分工負責。一是建管單位建立健全檔案管理工作領(lǐng)導小組，負責檔案工作組織領(lǐng)導，實行一把手親自抓，分管領(lǐng)導靠上抓；監(jiān)理、施工單位均配備專兼職檔案管理工作人員，承擔相應(yīng)檔案管理職責。二是堅持從源頭抓起，在施工單位申請工程計量款時，要求其提供由監(jiān)理確認的相應(yīng)施工原始憑證和簽批手續(xù)及施工檔案資料，經(jīng)檔案管理部門簽驗后，方可付款，做到工程建設(shè)與檔案工作同步進行、同步查驗、同步完成。

3）注重過程，加大投入。引黃濟青改擴建工程檔案伴隨工程建設(shè)同步形成，檔案工作應(yīng)始終緊跟施工全過程。強化措施，及時收集整理有價值的資料，確保檔案資料真實可靠，不偽造假冒，不另補替代。在工程建設(shè)初期，建管單位就把檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，統(tǒng)籌安排檔案工作所需經(jīng)費，加大硬件設(shè)施投入，配備相應(yīng)的檔案工具，如電腦、掃描儀、照相機、攝像機等，為檔案科學管理和檔案工作順利進行提供物質(zhì)保障。

4）重視電子檔案，嚴把質(zhì)量關(guān)。隨著計算機等現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，許多日常工作都可直接在計算機上處理，大量電子檔案文件和信息相繼產(chǎn)生。重視電子檔案的收集管理，完成以資料、信息、圖標為主要內(nèi)容的電子檔案庫建設(shè)。特別注重影像資料，工程驗收時，每個標段都要求提供不少于15min的電視專題片，作為專家驗收時的工程介紹。其它檔案資料，均按照《山東省引黃濟青改擴建工程檔案管理辦法》要求，實行規(guī)范收集整理提交。