數(shù)字化檔案在水庫管理單位中的應(yīng)用

趙啟新，張 東，魏慶鎮(zhèn)

（肥城市打井隊，山東 肥城 271600）

1 肥城市尚莊爐水庫檔案管理情況

尚莊爐水庫興建于1959年，是肥城市唯一的一座中型水庫，水庫流域面積141.0 km2，總庫容3 422.0萬m3。于2006年實施了除險加固。水庫大壩為均質(zhì)土壩，最大壩高17.1m，全長825.0m；水庫灌區(qū)設(shè)計灌溉面積1 400.0 hm2，干渠長5.85 km。2017年12月經(jīng)省水利廳考核評審確定為“省一級水利工程管理單位”。

在上級檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導下，尚莊爐水庫率先實施了數(shù)字化檔案管理。對文書檔案、工程檔案、會計檔案等各類檔案分卷進行了錄入并及時形成數(shù)字檔案。目前水庫電子檔案系統(tǒng)共錄入：文書檔案58卷，工程檔案79卷，會計檔案30多冊，共7多萬頁。實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，保障了檔案的安全性、延續(xù)性、保密性、完整性和可查性，形成了門類齊全、組卷合理、管理規(guī)范、查閱方便、存放安全的綜合管理體系。

2 實施數(shù)字化檔案管理的必要性

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR（文字識別）技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案。為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：

1）提高經(jīng)濟效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速。

2）提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以水庫管理門為例，工程數(shù)據(jù)、施工資料、日常管理數(shù)據(jù)，都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。

3）增強檔案原件保護。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案丟失、篡改等現(xiàn)象發(fā)生。

3 數(shù)字檔案的操作應(yīng)用

3.1 登錄系統(tǒng)

在計算機桌面找到肥城市尚莊爐水庫數(shù)字化管理系統(tǒng)<打開>，管理系統(tǒng)為保證數(shù)字檔案的安全，每次進入管理系統(tǒng)時，該系統(tǒng)都要對用戶身份進行檢查，系統(tǒng)會根據(jù)用戶進入系統(tǒng)時所登記注冊的用戶名及口令確定用戶的權(quán)限。輸入用戶名和密碼，<點擊>登錄系統(tǒng)，就進入了肥城市尚莊爐水庫數(shù)字化管理系統(tǒng)的主頁面。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)主頁界面上的功能菜單包括文書(卷)、歸檔文件、基建檔案、其他、圖書檔案、聲像檔案、會計檔案、檔案借閱、檔案檢索、日志管理、系統(tǒng)管理。

3.2 著錄與管理

1）著錄。以工程檔案為例，①<點擊>桌面左側(cè)管理系統(tǒng)菜單中的工程檔案，再<點擊>工程檔案著錄，按照實際情況填寫著錄信息（輸入框后面帶星號的為必須輸入項），工程性質(zhì)部分根據(jù)水庫實際檔案內(nèi)容進行了具體分類，主要分為組織管理、安全管理、運行管理、經(jīng)濟管理等，根據(jù)新著錄文件的所屬分類選擇工程性質(zhì)。②將著錄信息填寫完畢后進行上傳文件，點擊<瀏覽>找到要上傳的電子文件位置點擊<打開>上傳文件（文件上傳格式為：PDF格式）。③著錄信息及電子文件上傳完畢后，點擊【保存】按鈕，如果提交成功，系統(tǒng)會彈出窗體提示著錄成功的信息，“保存成功”。著錄完畢。

2）管理。<點擊>桌面左側(cè)管理系統(tǒng)菜單中的工程檔案，再<點擊>工程檔案管理，彈出查詢窗口，根據(jù)需要在相應(yīng)的字段中輸入查詢內(nèi)容點擊查詢。工程檔案管理，可以對查詢結(jié)果數(shù)據(jù)進行編輯、刪除、打印和電子文件查看。①編輯。點擊每條數(shù)據(jù)前面的[編輯]按鈕，就會出現(xiàn)編輯修改界面，點擊【完成】，操作成功；②刪除。數(shù)據(jù)前面打“√”的數(shù)據(jù)進入數(shù)據(jù)庫，點擊[刪除]按鈕，進行刪除；③、查看電子文件：點擊第二列的“原文”即可打開電子文件，如果沒有“原文”字樣即沒有電子文件。

3.3 檔案檢索

檔案檢索功能，可以根據(jù)關(guān)鍵詞直接檢索，使用直接檢索，在關(guān)鍵詞文本框里輸入你需要檢索的內(nèi)容，然后點擊【直接檢索】按鈕。根據(jù)關(guān)鍵字進行全文檢索，搜索出的檢索的關(guān)鍵字套紅，以及套紅鎖定到PDF某頁中的某行。

3.4 實施數(shù)字化檔案的后期管理

1）加強電子檔案管理。水庫管理所專門設(shè)立檔案室、借閱室，在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)積極學習檔案管理知識，對檔案進行及時的收集分類，按月或季度定期上傳檔案信息，保證數(shù)字檔案的延續(xù)性和完整性。

2）加強檔案工作責任心。檔案管理人員，首先要認識到電子檔案保管的重要性，要嚴格服從水庫管理制度，強化自身業(yè)務(wù)，從而確保檔案信息的安全性、延續(xù)性、保密性、完整性和可查性，工作中要充分的發(fā)揮其主動性，慎重對待檔案管理工作，要保證水庫上傳電子檔案的準確性及真實性。

3）加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)學習。建立電子檔案是一項新的業(yè)務(wù)創(chuàng)新，檔案管理人員存在操作不熟分類不清現(xiàn)象，加強學習是重中之重，應(yīng)及時與檔案業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)系，組織管理人員學習實踐，熟練掌握電子檔案的操作流程，確實把電子檔案應(yīng)用到水庫日常管理工作。

4）加強長久意識，努力提高電子檔案系統(tǒng)的存儲能力。隨著時間的推移，電子檔案的數(shù)量會不斷增加，會給存儲帶來一定壓力。要保證檔案的延續(xù)性需要采用新的儲存的方式“云儲存”，它的優(yōu)勢在于：1）存儲管理可以實現(xiàn)自動化和智能化，所有的存儲資源被整合到一起，客戶看到的是單一存儲空間；2）提高存儲效率，通過虛擬化技術(shù)解決了存儲空間的浪費，可以自動重新分配數(shù)據(jù)，提高了存儲空間的利用率，同時具備負載均衡、故障冗余功能；3）云存儲能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)模效應(yīng)和彈性擴展，降低運營成本，避免資源浪費。