電力企業(yè)公文起草及處理的注意事項(xiàng)

王祖濤

公文是企業(yè)在實(shí)施管理和領(lǐng)導(dǎo)過程中所形成的具有特定或法定效力的規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的路線方針政策以及上級(jí)公司和企業(yè)工作部署、發(fā)布規(guī)章和措施、請(qǐng)示和答復(fù)問題、安排生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、布置和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。目前，在實(shí)際應(yīng)用過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，在公文處理的時(shí)效性、安全性和準(zhǔn)確性等方面，企業(yè)各部門保持較好，但在規(guī)范性方面還存在較大差距，在一定程度上影響了公文處理的效率。下面，從公文起草和處理的常見問題入手，闡述一下相關(guān)注意事項(xiàng)。

一、公文起草的相關(guān)內(nèi)容要求

目前電力企業(yè)各基層部門發(fā)送的公文很多存在內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象，應(yīng)注意以下細(xì)節(jié)和要求：

1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合電力工業(yè)的實(shí)際情況和公司的具體情況，符合公司的有關(guān)規(guī)定。一定要注意杜絕違規(guī)內(nèi)容的出現(xiàn)。

2.情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短，避免錯(cuò)別字。擬稿人和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把好關(guān)口。要注意語(yǔ)言的規(guī)范，使用書面語(yǔ)言，特別是會(huì)議紀(jì)要，較多存在口語(yǔ)化現(xiàn)象，照錄領(lǐng)導(dǎo)原話，如“××部門要將××設(shè)備捋一捋”，可改成“××部門要對(duì)××設(shè)備進(jìn)行一次全面梳理”。會(huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記錄，沒必要把會(huì)上每個(gè)人的講話都原文記載，對(duì)會(huì)議的要素、主要工作安排記錄清楚即可。

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日，如“17年”是錯(cuò)誤的，應(yīng)為“2017年”；引用公文應(yīng)先引發(fā)文機(jī)關(guān)，再引標(biāo)題，最后引發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)，如“根據(jù)《中共中央組織部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范黨費(fèi)工作的通知》（組電明字〔2017〕5號(hào)）”；使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱；使用英文字母縮寫時(shí)，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫。

4.必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

5.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

6.要選擇正確的文種。如“請(qǐng)示”不能誤為“申請(qǐng)”，無(wú)隸屬關(guān)系行文應(yīng)選擇“函”而不能為“報(bào)告”。

7.目前企業(yè)公文系統(tǒng)發(fā)文模版粘貼文檔后，格式會(huì)發(fā)生較大變化。為不影響核稿審查，擬稿人擬稿時(shí)要去掉文件中的自動(dòng)編號(hào)、超鏈接等，對(duì)公文的字體、字號(hào)、行距、字距按標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行調(diào)整，字距為標(biāo)準(zhǔn)并取消對(duì)齊網(wǎng)格，特別是公文中的框圖、表格等，要保持原有格式。

8.起草應(yīng)用文公文要注意站位。部門在起草黨委文件、企業(yè)文件或代表企業(yè)進(jìn)行工作匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流、表態(tài)發(fā)言時(shí)，要注意不能站在部門的角度，要從企業(yè)的角度組織材料。

二、公文起草的格式要求

除公文內(nèi)容外，公文格式的規(guī)范性也非常重要，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.材料標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成（順序不能顛倒，企業(yè)內(nèi)行文不加發(fā)文單位名稱），字體為“方正小標(biāo)宋體簡(jiǎn)體”二號(hào)（不加粗），居中，呈梯形或倒梯形布置，一般不超過50個(gè)字（三行）。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如果層次少于兩級(jí)，第一層為“一、”，第二次可為“1.”。材料正文中的第一層標(biāo)題用“黑體”三號(hào)（不加粗），第二層標(biāo)題用“楷體”三號(hào)加粗，第三層標(biāo)題用“仿宋”三號(hào)加粗。

2.正文內(nèi)容字體為“仿宋_GB2312，三號(hào)，不加粗”，首行縮進(jìn)2字符，報(bào)送材料每頁(yè)22行，每行28個(gè)字。公文系統(tǒng)里面的頁(yè)邊距已設(shè)置為上37mm、下35mm、左28mm、右26mm。OA下發(fā)的通知、通報(bào)類等材料可設(shè)置為上37mm、下28mm、左25mm、右25mm（不同材料可采用不同的頁(yè)面設(shè)置，僅供參考），行間距一般為固定值28磅，文字顏色均為黑色。

3.材料中的表格要居中，盡量使同一表格在同一頁(yè)面內(nèi)，保持表格中的內(nèi)容完整性，跨頁(yè)時(shí)表頭重復(fù)顯示，行高為最小值。字體選用“宋體，五號(hào)或小四”，單倍行距，表頭加粗，字?jǐn)?shù)較少時(shí)橫向縱向均居中，字?jǐn)?shù)較多時(shí)靠左居中。

4.材料要插入頁(yè)碼。頁(yè)碼設(shè)置為頁(yè)面底端外側(cè)顯示，用4號(hào)“宋體”，數(shù)字左右各放一條一字線。

5.應(yīng)用文公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。正文中附件的名稱、順序要與附件中附件名稱、順序完全一致。如有多個(gè)附件，序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，并縱向排列。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

6.成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。如“二○一七年四月二十九日”是錯(cuò)誤的，應(yīng)為“2017年4月29日”。

三、公文處理注意事項(xiàng)

1.公文中的主送單位、抄送單位名稱必須為單位全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。如“××××電力股份有限公司”，可簡(jiǎn)稱為“××××公司”，不能稱為“××××電力公司”。最好是使用標(biāo)準(zhǔn)的全稱。擬稿時(shí)如不確定，可以電話查詢或上官方網(wǎng)站查詢。

2.關(guān)于有保密要求的公文，按“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的最新規(guī)定，牽扯到秘密的文件，一律走紙質(zhì)公文。

4.緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，用三號(hào)黑體字，在公文左上角標(biāo)注“急”“特急”。

5.應(yīng)用文公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

6.要明確發(fā)文范圍。凡是成立企業(yè)層面領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)或副組長(zhǎng)的公文，要報(bào)分管企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)研究后，方可成立相應(yīng)機(jī)構(gòu)和人員。行文時(shí)，要行企業(yè)層面的公文，不可行部室公文；通過OA下發(fā)通知時(shí)，落款要為企業(yè)名稱，不可為部門名稱。

7.向國(guó)家部委、省政府行文時(shí)，要嚴(yán)格公文格式、程序，需經(jīng)上級(jí)公司行文后，方可對(duì)外報(bào)送，禁止越級(jí)行文。如確實(shí)因工作時(shí)間的需要，要與對(duì)口的上級(jí)公司部門匯報(bào)，征得同意，并請(qǐng)上級(jí)公司對(duì)口部門與公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)部（辦公室）做好溝通。

8.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放范圍，如果不是企業(yè)范圍的下發(fā)，就不要籠統(tǒng)抄送為各有關(guān)部門，擬稿人在起草紀(jì)要時(shí)就要把所要下發(fā)的部門明確列出。

9.公文的流轉(zhuǎn)程序?yàn)閿M稿—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—送核稿—辦公室核稿—審查—簽發(fā)。通常在送核稿這一環(huán)節(jié)容易出錯(cuò)，應(yīng)該發(fā)送給文書，不要直接發(fā)送給核稿人。

總之，電力企業(yè)各級(jí)單位、部門公文起草人和部門負(fù)責(zé)人要高度重視公文管理，嚴(yán)格按照上述要求起草相關(guān)文件，并按權(quán)限分級(jí)把關(guān)，確保格式、內(nèi)容、流程規(guī)范，從而提高公文質(zhì)量，提升管理效率。