管好用好工程檔案 服務交通科學發展

劉紅

改革開放以來，交通建設工程的步伐不斷加快。以江蘇省鹽城市最近10年為例，全市每年投資于交通工程建設改造的資金多達數十億元，這既對過去工程技術資料的管理使用提出了新的要求，同時又新形成了大量珍貴的工程檔案資料，管好用好這些工程檔案意義非常重大。

一、統一思想認識，擺上重要位置

由于歷史的原因，特別是2000年以前，人們對檔案工作的地位和作用認識不足，特別是對工程技術檔案的管理，由于施工人員不懂檔案管理，檔案管理人員又無法介入工程技術檔案，所以一直處于放任自流的狀態，很多寶貴的工程技術資料散落在工程負責人員及施工人員的抽屜里、墻角邊、麻袋里，查找使用十分不便。實際工作中，經常碰到一些施工單位到我們檔案館查找過去道路、橋梁的施工檔案，查到了就興奮不已，說這下要省多長時間，節約多少勘測費了；查不到就唉聲嘆氣，說這下又要多花多少時間和勘測費了。而隨著交通建設步伐的加快，這種狀況也越來越多。我們及時把這些情況向省、市檔案管理部門領導反映，提出加強這方面工作的具體建議，得到了領導機關的重視和支持。

為了統一全市交通、特別是市直交通各單位對這項工作的認識，消除一些單位存在的檔案工作沒有效益、作用不大、可有可無的偏見，我們多次舉辦由各單位分管領導、辦公室領導和檔案工作人員參加的培訓班或專題會議，請局分管領導到會講話，提出要求；請省、市檔案局專家作業務輔導，請工程技術檔案管理和利用比較好的單位作經驗介紹，并特別介紹一些利用工程技術檔案，節省前期費用、加快施工進度、確保施工質量的具體案例。使大家從這些實例中受到啟發和教育，有效地統一了加強工程技術檔案管理的認識。

在統一認識的基礎上，市局和各單位都強化了對工程技術檔案的領導和推進工作。我們以申報省特一級檔案室為契機，市局成立了由市局和市直交通單位分管領導、辦公室主任、檔案工作人員參加的申報省特一級檔案室達標工作領導小組。將工程技術檔案管理納入申報的專項工作，進行單項考核和專門督查，并明確工程技術檔案工作不達標實行一票否決的要求；與此同時，市局黨委與市人事編制部門反復協商，成立了科級事業單位“鹽城市交通檔案館”。其基本職能是保證交通檔案館的檔案容量適應交通事業發展的要求，并在市交通辦公大樓建設施工圖設計時，我們建議領導將檔案庫房及技術用房等設施按檔案館建筑設計規范的有關要求考慮進去，使得我們在交通大廈二樓有了一個可放500多組檔案櫥柜，擁有450㎡的專用檔案庫房，為加強交通檔案工作，特別是為加強工程技術檔案管理提供了重要的庫房條件。

二、實行拉網式排查，全面搜集資料

2000年以后，我們根據檔案資料搜集工作要求，在交通工程項目竣工驗收時，都明確要求各施工單位向我們提交規范、齊全、完整的竣工驗收資料，保證了10多年來的重點交通工程技術資料基本齊全。但在此之前，由于竣工驗收規范化程度不高，資料散失不全的問題比較嚴重。為了對歷史負責，同時也為了發揮這些工程資料的作用，從2004年開始，我們組織專門力量，對全市交通工程項目的資料進行了一次拉網式排查，對欠缺的工程檔案資料進行了“搶救式”搜集和整理，主要采取了以下辦法：

（一）按照已建成改造的路、橋、航道、基建等工程項目列出工程技術資料搜集的線索。為了保證工程技術資料搜集齊全，不留死角，2004年初，我們對全市交通部門過去10年內承擔的所有道路、橋梁、航道、基建等建設改造項目進行了全面梳理，列出了每個工程項目必須搜集的從工程項目立項到招標、設計、施工、監理、竣工的全部資料目錄，打印成冊，印發到各有關單位，讓他們逐一對照檢查，看看已有的檔案資料是否齊全，為他們搜集缺損資料提供線索。

（二）根據項目線索查找工程技術資料下落。項目線索列出以后，對資料空缺或不夠齊全的項目，我們要求各相關單位將項目施工的具體負責人再排列出來，由單位分管領導召集他們召開專門會議，要求他們提供保管資料的具體人員名單，千方百計尋找這些項目的資料下落。

（三）追根究底，全面搜集。有了工程技術檔案資料的下落，要將其全面搜集起來也很不容易。各單位辦公室主任和檔案工作人員先后進行了為期將近一年的資料催繳和搜集工作。有的一個工程項目的資料往往要催要數次，有的還需登門催要。遇到少數人將工程資料作為奇貨據為已有不肯上繳的，還請單位分管領導專門做他們的思想工作。經過一年多的努力，我們共搜集了150多個工程項目從立項、招標、設計、施工、監理、驗收的全部資料，未加整理時，這些資料的總重量達到20多噸。

三、全面規范整理，推進現代化管理

工程項目資料的齊全完整為檔案管理工作提供了重要的基礎。但要將這些工程技術資料全部轉化成可以便于檢索，利于應用的規范化檔案，較之于資料搜集來說，其工作量更大更艱巨。從2005年初開始，我們開展了對這些檔案資料進行搶救性整理的攻堅戰，經過將近三年的努力，先后整理項目檔案計9635盒。為了使市直交通的工程技術檔案符合現代化管理的要求，我們在規范化整理上狠下功夫。具體做法是：

（一）爭取檔案業務主管部門支持，統一工程業務檔案資料歸檔立卷的業務標準。為了從大量雜亂無章的工程資料中找到我們需要的立卷歸檔的資料，我們請市檔案局相關科室支持，制訂了《鹽城市交通系統工程檔案資料立卷歸檔實施細則》，明確哪些工程技術資料是必須歸檔的，在搜集的資料中即使無法查找到也要想方設法予以補全；哪些資料可歸檔可不歸檔的，在搜集資料中如有的即予歸檔，沒有的也不再追補；有些資料不需歸檔的，則在整理時予以剔除。同時，明確一路一檔、一橋一檔或一個項目一檔的原則。對所有工程項目技術資料進行科學分類，編目歸檔，保證了歸檔工程技術資料的完整性，積累了寶貴的檔案資源，又為今后的利用提供了重要的基礎條件。

（二）調動一切積極因素，突擊整理工程業務檔案。我們交通各單位由于編制所限，每個單位只有一名專職檔案員，有的還兼管著其他工作。我們在充分調動他們的積極性，給他們下任務、壓擔子的同時，還聘請了3名過去曾在檔案工作崗位上干過、業務比較熟悉、責任心較強的老同志，專門負責工程業務檔案資料的整理、歸檔和立卷工作。這些老同志接手這項工作后，稍作輔導就很快熟悉了業務，進入了角色。為了保證立卷歸檔的質量，我們還聘請市檔案局專家作為業務顧問，定期不定期地到檔案室指導工程業務檔案資料的整理、歸檔和立卷工作，及時糾正和解決工作中的疑點和難題，有效地保證了這項工作的順利進展。由于方法得當，措施得力，使得這項帶有“搶救”性質的工程檔案資料的整理、立卷、歸檔工作按照預定時間得以圓滿完成。

（三）按照現代化管理的要求，全面加強軟、硬件建設。一是添置標準化檔案櫥柜399套，確保可容納10年的檔案存放量。二是檔案案卷（盒）全部采用省檔案局統一監制的檔案盒裝置，所有檔案裝具的式樣、規格及質量均符合規定要求。三是投入數十萬元配置了計算機、激光打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、攝像機、數碼照相機等較為先進的檔案管理辦公設備。四是配備了計算機及檔案管理專用軟件，全面采用計算機檔案管理系統，提升了檔案管理信息化、現代化水平，為檔案資料的開發利用提供了更為便捷高效的條件。五是按照編研材料的要求，編制了各種門類和載體的檔案案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、發文匯集等檢索工具，并將1993-2009年的歸檔文件目錄、案卷目錄全部輸入電腦，實現計算機管理，較好地滿足了領導和各方面對檔案利用的需求。

四、充分利用檔案，提升利用效益

我們在實踐中認識到，只有充分發掘和利用好工程檔案資料，讓其產生出明顯的、可觀的經濟效益和社會效益，我們對工程檔案資料的搜集、整理、歸檔、立卷工作付出的人力、物力、財力才能得到回報。所以，我們非常重視工程檔案資料的發掘和利用，不斷提升利用效益。據不完全統計，僅2015年，全系統就累計接待查檔近1000人次，提供各門類檔案2000多卷次，復印檔案資料近5萬頁，為公路工程的勘測、設計、施工、養護及航道的管理等方面節省各項經費計達188.5萬元。在工程管理檔案產生很大經濟效益的同時，其它門類的檔案資料也為領導決策、工程建設、公路、航道、運輸管理以及行政執法、企業改制等項工作提供了高效優質服務，受到廣泛好評。如在全市交通系統推行事企分離改革過程中，涉及到清產核資、賬務清理、人員身份置換等關系國家資產和個人利益等諸多問題，情況非常復雜，通過查閱大量會計檔案，準確地核查了有關單位的固定資產、經營賬戶等情況，為企業改制的資產評估提供了第一手資料；通過多次查閱人事檔案、文書檔案等，對在職人員、提前退休人員、改制轉企人員等所有情況進行了梳理，為人員身份置換工作奠定了基礎，為改制工作的順利推進起到了不可替代的作用，收到了實實在在的成效。