論秘書應具備的業務能力素質

付蓉

【摘要】秘書工作的特點決定了這項工作對從業人員綜合能力有較高的要求，而所謂業務能力恰恰是一名合格秘書基本素質的體現。尤其是在現階段社會發展的新形勢下，秘書工作被賦予了不同以往的職能，秘書這個職業也起了越來越重要的作用。因此，要想成為一名合格的秘書，自身的業務素質必須過硬，才能應對越來越復雜的工作。

【關鍵詞】秘書工作；認識事物能力；語言文字運用能力；組織協調社交能力

秘書是專門從事辦公室程序工作、協助領導處理日常事務、并為領導的決策提供服務的工作人員，其工作針對的主要是領導者，工作性質是輔助管理。秘書的業務素質表現為與秘書的本職工作密切相關的一些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多。那么，一名合格的秘書從業者應該具備怎么樣的業務能力素質呢？

一、認識事物的能力

這種能力是指人們在經驗的基礎上，對客觀事物的本質和規律能夠正確把握。秘書工作綜合性強，涉及范圍廣，經常會遇到各種各樣的問題，這就要求從業人員具有較強的認識和理解能力。

二、語言文字運用能力

語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。秘書部門是各部門工作聯系的樞紐，信息交匯的中心，這要求秘書從業人員必須具備全面而熟練的語言文字運用能力。

（一）閱讀能力。秘書人員需要經常性的處理大量文字材料，因此必須善于閱讀。一是要會精讀，對重要文件或經典著作逐句逐字研究，從字里行間領會其微言大義。二是要能夠速讀和泛讀，善于大致瀏覽，領會精神實質，提煉濃縮，摘要主旨。

（二）言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。會說話這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。秘書人員語言能力的基本要求是：口齒清楚，表達準確，簡練明晰，措辭得體。懂得說話的藝術還包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要從業人員由淺而深去掌握。

（三）理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，要會聽話并理解別人的話，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發言，注意力集中，要具有靈敏的反應力和深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

（四）文字處理能力。文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作技巧。同時，秘書人員的文字處理還要求較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料信息，以及較強的分析和認識問題的能力，是一種綜合能力。

三、組織協調社交能力。

（一）協調能力。搞好協調是秘書部門的一項經常性工作。秘書人員的協調能力是指在領導的交辦下，積極主動地溝通信息，調節關系，統一步調，促進工作靈活運行，提高工作效率。一是對上協調，樹立全局意識。二是橫向協調，樹立協商意識。三是對下協調，要樹立服務意識。

（二）社交能力。處理人際關系是一門學問，而交際能力又是處理人際關系的重要因素。現代秘書人員經常需要跟隨領導參加一些社會活動或外出聯系工作，因而應具有較強的社會活動能力，善于待人接物，要成為承上啟下、協調左右、聯系內外的行家。交際能力又大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業的發展至關重要，所以提高這種素質，需要秘書人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關的技能，諳熟人際交往的藝術。

（三）辦事能力。秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。秘書人員所從事的管理事務，都要有秘書人員獨立思考，獨立完成。秘書雖不必是“專才”，但一定是能文能武、遇事不慌、繁簡巨細都能應付的“通才”，具有獨立辦事能力和組織管理能力。

（四）應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發展的，計劃和方案常常會與現實不相符，有時會突然變化，與預定大相徑庭。秘書承擔大量事物性工作，常會出現一些意想不到的情況，這就要求秘書人員遇事不慌、臨危不亂，要具有處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活，以達到預期目的。

四、熟練掌握辦公自動化設備的能力

隨著時代的發展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，對秘書提出了更高的要求，它要求秘書人員必須掌握運用現代化先進辦公設備的能力。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養方法。同時，學會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業務又懂電腦技術的通才。

綜上所述，秘書人員業務能力素質直接關系到秘書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業不斷向前發展。

【參考文獻】

[1]樊丙孝.淺談提高辦公室文秘工作水平途徑[J].經營管理者，2016（34）.

[2]王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業務，2017（02）.