事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理探究

張玉梅

【摘要】文書檔案管理對于事業(yè)單位來說非常重要，文書檔案記錄了單位和部門中的工作情況，也能夠體現(xiàn)出現(xiàn)實，可以說在事業(yè)單位的發(fā)展過程中占據(jù)了非常重要的位置。本文分析了目前事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀，重點研究了事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化管理

事業(yè)單位的文書檔案中全面記錄了日常的工作內(nèi)容和工作發(fā)展，是事業(yè)單位管理人員作出工作決策的重要科學依據(jù)。文書檔案屬于事業(yè)單位的重要無形資產(chǎn)，因此文書檔案需要與時俱進做到規(guī)范化管理，從而滿足事業(yè)單位的全面發(fā)展要求。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）對文書檔案管理不夠重視。事業(yè)單位目前對于文書檔案管理工作不夠重視，對于文書檔案制度管理工作不夠規(guī)范，認為文書檔案管理工作僅僅是保存一些工作檔案，并沒有把文書檔案和事業(yè)單位的發(fā)展聯(lián)系起來，沒有認識到文書檔案規(guī)范化管理的重要性。一部分事業(yè)單位把文書檔案管理工作規(guī)范化理解為把文書檔案收集起來，按照類型分好類然后進行保存，文書檔案的存在價值沒有體現(xiàn)出來，再加上文書檔案規(guī)范化管理工作中人力物力資源投入不足，因此無法保證事業(yè)單位文書檔案的完整性。

（二）文書檔案管理制度不夠規(guī)范。一部分事業(yè)單位已經(jīng)建立起了文書檔案管理制度，并且在工作中要求落實到位，要求文書檔案分類管理。但是現(xiàn)有的文書檔案管理制度中還是缺少一定的規(guī)范性，比如說分好類的文書檔案其實類型并不明確，沒有按照不同的工作性質(zhì)進行有效的管理，僅僅是大體上按照不同的時間進行保存，這樣統(tǒng)一管理模式造成的后果就是如果后期需要查找資料，在同一時間中會有各種工作類型的資料混雜在一起，給后期的查找工作增加了困難。檔案管理工作中沒有行程管理目錄，后期的查找工作同樣十分繁雜。

（三）文書檔案管理模式落后。事業(yè)單位的文書檔案管理模式相對比較落后，近些年來，隨著科學技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，計算機信息技術(shù)逐漸改變了人們的生活和工作方式，給人們的生活和工作帶來了自動化和科學化發(fā)展，目前一部分事業(yè)單位還在使用已經(jīng)淘汰了的文書檔案管理軟件，嚴重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展；部分單位的文書檔案管理還在使用人工管理模式，這樣的管理工作有一定的封閉性，不能保證信息能夠準確持久共享，影響了事業(yè)單位工作的有效開展。

二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的措施

（一）強化文書檔案管理的宣傳力度。事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，想要進行規(guī)范化管理，就需要提升事業(yè)單位工作人員對于文書檔案管理工作的認識，強化檔案管理工作的宣傳，推廣檔案規(guī)范化管理工作的重要性，能夠讓事業(yè)單位的管理人員和工作人員能夠更加客觀和具體地認識到檔案管理工作的重要意義。事業(yè)單位的管理人員首先要對檔案管理加強重視，在事業(yè)單位的日常管理工作中要及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理中存在的問題，幫助完善事業(yè)單位的軟環(huán)境和硬環(huán)境，讓文書檔案管理能夠更加科學規(guī)范。事業(yè)單位管理人員還要做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作，積極配合文書檔案管理工作，共同努力改善文書檔案管理中的不足之處。

（二）建設完善的文書檔案管理制度。只有嚴格的制度才能夠提升工作的規(guī)范性，因此在事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作中，要首先建立起完善的文書檔案管理制度，明確事業(yè)單位不同工作人員的工作責任，確保每一個人都能夠把責任落實到實處，只有這樣才能夠促進文書檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。完善的管理制度還能夠提升文書檔案工作人員的工作積極性，制度中要包括獎懲機制，針對表現(xiàn)突出的文書檔案工作人員可以給予一定的獎勵，讓員工能夠積極地參與到工作中，遇到工作不積極的員工，則需要嚴厲批評和指導，讓員工認識到自身的不足之處，更好地投入到文書檔案管理工作中去。

（三）實現(xiàn)文書檔案的信息化管理。現(xiàn)在是信息化和大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的網(wǎng)絡時代，文書檔案規(guī)范化管理離不開信息技術(shù)的應用。檔案管理工作人員利用計算機和掃描儀等錄入文書檔案，實現(xiàn)文書檔案的信息化發(fā)展，提升了工作效率，同時也能夠讓文書檔案管理工作更加有效和直觀，在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，提高了文書檔案管理的工作水平。

（四）強化文書檔案管理工作人員的培訓。工作人員的專業(yè)素質(zhì)和素養(yǎng)決定了事業(yè)單位文書檔案管理工作能否順利進行，為了能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理，需要嚴格培訓檔案管理工作人員，在選擇工作人員時，要綜合考慮工作人員的專業(yè)性，要求具備較強的專業(yè)知識能力，要有一定的工作責任心，能夠積極主動地參與到事業(yè)單位的文書檔案管理工作中。很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，自然也就做不到規(guī)范化的管理。針對這樣的情況，單位自身要加強檔案工作人員的教育培訓工作，提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，提升檔案工作人員的職業(yè)道德水平，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，積極采取有效措施進行解決，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作綜合性比較強，并不是一朝一夕能夠完成的，需要做好長期規(guī)范化管理的準備。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作也需要跟上社會發(fā)展的步伐，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，在工作中需要明確指出文書檔案管理的標準和要求，建立起完善的文書檔案管理制度，讓事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加規(guī)范。

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