如何推行檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

張桂英

【摘要】根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的基本方法，分析了管理中存在的利與弊，了解當(dāng)今檔案管理的程度，并探究了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的意義。總體分析了規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化在整個(gè)檔案管理工作的過程中處于一個(gè)什么樣的環(huán)節(jié)和地位，并研究了推行檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的途徑和方法。

【關(guān)鍵詞】推行；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；意義；途徑

在當(dāng)今世界上，無論是誰，在哪里都離不開檔案的存在，它的作用如同證明個(gè)人在這個(gè)世界上存在過一樣。個(gè)人檔案追隨自身一生，但自己可能一輩子都不會(huì)見到它，所以說，現(xiàn)如今檔案儲(chǔ)存數(shù)量巨大，不論是個(gè)人檔案還有很多大大小小、或輕或重的檔案，這都要求檔案管理要規(guī)范，檔案不僅要保管好，還要不停地隨著個(gè)人的移動(dòng)而移動(dòng)，可見檔案管理的困難性，所以，如何規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理就顯得格外重要。

一、檔案管理和規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的含義

檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化就是將檔案工作中各種分散的相對(duì)獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一整理為一個(gè)整體來進(jìn)行管理。吳寶康教授曾經(jīng)說過：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。”分散的檔案不僅不利于查閱，也不利于保存，只有系統(tǒng)地分門別類放在一起才能更好發(fā)揮檔案的作用。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，需要進(jìn)行管理的信息和各種檔案不斷增多，原有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不再適用，所以推行檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化就變得尤其重要。

二、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案的重要性

當(dāng)今時(shí)代是科技主導(dǎo)的時(shí)代，在科技不斷發(fā)展的今天，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也在不斷完善，計(jì)算機(jī)需要處理的信息和數(shù)據(jù)變得更復(fù)雜，所以計(jì)算機(jī)作為檔案管理工作中的高效率處理器，迫切需要將基礎(chǔ)信息和檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能使得信息處理更高效更統(tǒng)一，從而提高檔案管理水平，從而緊跟時(shí)代步伐。

推行檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可以提高工作效率，更好地管理檔案，使檔案運(yùn)行制度更加完善，可以更好地對(duì)各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。這是隨著社會(huì)的發(fā)展，一項(xiàng)必然要進(jìn)步要重新改變的內(nèi)容，只有緊緊跟隨社會(huì)的進(jìn)步而進(jìn)步，才能更好地為工作為管理帶來方便。

切實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案不僅可以提高效率，還可以節(jié)約時(shí)間，省去很多不必要的麻煩或者困難。檔案進(jìn)行集中標(biāo)準(zhǔn)化地管理，統(tǒng)一進(jìn)行檔案印制裝袋，檔案嚴(yán)格按這個(gè)規(guī)定的區(qū)域擺放，定時(shí)進(jìn)行檢查，統(tǒng)一人員訓(xùn)練，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案的質(zhì)量。

面對(duì)當(dāng)今檔案數(shù)量的日益劇增，無論是紙質(zhì)版還是電子版，需求量也越來越大，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理越來越有必要。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理是檔案管理的基礎(chǔ)，只有做好這些，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案體系有效的管理。

三、進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的途徑

（一）健全檔案管理制度。俗話說得好：“無規(guī)矩不成方圓”，做什么事都一樣，檔案管理也不例外，現(xiàn)如今的檔案種類極其復(fù)雜繁多，像業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案等等很多，要想規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理這些檔案就必須根據(jù)《檔案法》建立健全檔案管理的制度。只有這樣，檔案的管理工作才會(huì)有法律依據(jù)，參照健全的管理方法，能更容易實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）嚴(yán)格監(jiān)督公文的制作和發(fā)放。公文就是來形成檔案的基礎(chǔ)文件，檔案的形成必須經(jīng)歷公文這一步。公文質(zhì)量的如何代表這份公文所形成檔案的質(zhì)量，質(zhì)量有了保證，即使不刻意去進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理，其自身就已經(jīng)具備了一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，只要稍加整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化非常容易。

（三）檔案分類管理。檔案的種類非常多，僅從最大的方面都能分成兩大類：一是紙質(zhì)版，二是電子版。還有從生活各方面的領(lǐng)域，如果都能分類管理，將會(huì)大大提高管理效率。分類，字面意思好像是分散的意思，其實(shí)并不然，反而是聚焦的意思，明確邊際，充分發(fā)揮出所有的力量，使得每一類都做到最好。部分做到了最好，整體就會(huì)完美，更容易實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（四）提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量，加強(qiáng)聲像等電子檔案的管理保護(hù)。檔案價(jià)值的因素取決于它所收集信息質(zhì)量的高低和信息的完整性。嚴(yán)格要求檔案質(zhì)量，只產(chǎn)生有價(jià)值的檔案，提高立卷要求，立卷要求的高低決定著是否能規(guī)范化地進(jìn)行檔案管理工作。聲像檔案是指在國家層次上的一些檔案信息，包括圖片、影像、錄音等等，它們都以不同的材料為載體，影像檔案占據(jù)著一個(gè)非常重要的地位，加以對(duì)這一方面的保護(hù)有助于整個(gè)檔案管理體系，為規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理奠定基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

檔案是不僅是我們個(gè)人存在的依據(jù)，而且是國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、外交、文化教育等的重要憑證。我國各級(jí)檔案部門以及民間數(shù)量巨大的檔案是我們民族的財(cái)富，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠有效提升工作的效率，其實(shí)在一定程度上就是管理我們自身的財(cái)富，要想提升檔案管理工作的水平，必須從檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開始。

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