淺談縣級醫(yī)院文書檔案管理和開發(fā)利用

王佳貝

【摘要】醫(yī)院文書檔案管理是辦公室的一項最基礎(chǔ)的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用等一系列銜接有序的行為和過程，是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的重要體現(xiàn)。做好醫(yī)院辦公室文書檔案工作，一方面要按照檔案管理規(guī)范，加強檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量；另一方面要重視檔案的開發(fā)和利用，充分利用檔案信息資源，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)和科研等工作提供真實、有效的檔案信息。

【關(guān)鍵詞】縣級醫(yī)院；文書檔案；管理利用

醫(yī)院文書檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強，基本反映了醫(yī)院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點。做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環(huán)節(jié)。近年來，隨著醫(yī)院建設(shè)及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，以及醫(yī)院管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，醫(yī)院文書檔管理和利用發(fā)揮著越來越重要的作用。為此，筆者結(jié)合自身工作實踐，就如何做好醫(yī)院辦公室文書檔案管理和利用談幾點粗淺的體會。

一、改善文書檔案工作基礎(chǔ)條件

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對文書檔案資源建設(shè)的重視，充分認識醫(yī)院檔案資源建設(shè)在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障。要隨著醫(yī)院的發(fā)展，逐步加大檔案工作硬件設(shè)施的投入，配備檔案工作所需硬件設(shè)施，加強綜合檔案室的軟、硬件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

二、努力提高自身素質(zhì)

作為一名檔案管理員，要努力提高業(yè)務(wù)技能、加強政治思想學(xué)習(xí)、提高綜合素質(zhì)，做到工作細心、耐心、有責(zé)任心。同時，要突破那種僅僅作為檔案“收集員”“保管員”的狹隘觀念，主動為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為醫(yī)院的精神文明建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。要做到這些，僅有愛崗敬業(yè)、耐心細致的態(tài)度還不夠，還必須按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案資源建設(shè)方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。

（一）加強知識修養(yǎng)。現(xiàn)代文書檔案管理員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識和較為廣泛的社會科學(xué)與自然科學(xué)知識，要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學(xué)習(xí)新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供準確的、豐富的、翔實的具有較高價值的原始資料，努力讓處理后的文字材料，形成具有較高水平的文書檔案。

（二）加強技能修養(yǎng)。檔案是專業(yè)性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等都有一整套的理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）加強職業(yè)修養(yǎng)。文檔人員直接管理和掌握著醫(yī)院的室藏檔案，了解醫(yī)院的秘密，因此，必須有過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，使由其經(jīng)手的事件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

（四）加強政治修養(yǎng)。檔案管理工作是一項復(fù)雜而細致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當(dāng)無名英雄。

三、努力強化文書檔案質(zhì)量管理

（一）嚴格執(zhí)行檔案管理標準。作為檔案管理員要認真學(xué)習(xí)歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學(xué)的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用。結(jié)合醫(yī)院實際，擬定相應(yīng)工作計劃，采取有效措施，規(guī)范檔案管理。

（二）加強檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)經(jīng)常到各科室對兼職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過邊學(xué)習(xí)、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。要突出重點，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導(dǎo)各科室認真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門檔案移交時應(yīng)嚴格把關(guān)。按照有關(guān)標準對每年上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責(zé)達標。

（三）加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限，認真做好查閱記錄，做好保密工作，掌握調(diào)控好檔案室溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀等安全管理工作。

四、加強文書檔案開發(fā)利用

（一）認真編輯檔案信息資料。辦公室文書檔案工作要主動創(chuàng)新，展示在各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界的大力支持下，醫(yī)院全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印《醫(yī)院歷史沿革》《醫(yī)院大事記》《醫(yī)院榮譽匯編》《醫(yī)院檔案利用匯編》《醫(yī)院統(tǒng)計資料匯編》《醫(yī)院財務(wù)經(jīng)營統(tǒng)計分析匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向醫(yī)院及上級主管部門提供各種信息，為醫(yī)院管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定醫(yī)院工作質(zhì)量評價、醫(yī)療、護理、教學(xué)、科研、論文撰寫等提供信息資料。配合重點專科、學(xué)科帶頭人選拔、科研課題確立等工作的完成。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟責(zé)任審計、自查、項目建設(shè)和醫(yī)院財務(wù)部門債權(quán)債務(wù)檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。

五、小結(jié)

醫(yī)院文書檔案資源建設(shè)和開發(fā)利用工作是一項系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、加大投入，需要檔案管理人員加強自身修養(yǎng)、提升管理水平，不斷創(chuàng)新，需要醫(yī)院各科室的密切配合，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研等工作提供基礎(chǔ)保障。

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