辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理分析

陳佳強

【摘要】信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶動了辦公自動化的普及，在這樣的大背景下，醫(yī)院檔案管理也開始從傳統(tǒng)管理模式向著現(xiàn)代化、信息化和智能化的方向轉(zhuǎn)變。本文從辦公自動化的特點出發(fā)，對當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行了簡單分析，并就如何提升檔案管理效果提出了幾點建議。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理

檔案管理對于醫(yī)院的正常運營意義重大，而針對當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，如何保證其在辦公自動化環(huán)境下的管理效果，是醫(yī)院能否實現(xiàn)順利運營的關(guān)鍵。從醫(yī)院角度，應(yīng)該做好問題的分析，做出適當改變，創(chuàng)新檔案管理方式和手段，利用電子管理的方式來推動醫(yī)院檔案管理的自動化。

一、辦公自動化的特點

辦公自動化指利用先進的計算機信息技術(shù)實現(xiàn)辦公，內(nèi)容包括信息傳遞、數(shù)據(jù)存儲等，可以顯著提升辦公的靈活性和可靠性。從醫(yī)院檔案管理的角度，辦公自動化具備幾個非常顯著的特征：一是資源共享，通過對計算機互聯(lián)網(wǎng)信息共享系統(tǒng)的利用，醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，可以借助辦公自動化實現(xiàn)資源共享，強化不同部門、不同科室之間的溝通交流，對于辦公效率的提高有著良好的推動作用。二是迅速精準，醫(yī)院能夠?qū)⒂涗浀馁Y料迅速錄入到信息系統(tǒng)中，提升檔案管理的精準性和高速性，保證管理的系統(tǒng)化，也能夠為信息的實時檢索提供便利。三是存儲靈活，傳統(tǒng)檔案管理采用的是紙質(zhì)文檔，對于存儲環(huán)境有著較為嚴格的要求，而且需要占據(jù)較大的空間，而在辦公自動化的支持下，紙質(zhì)檔案變成了電子文檔，也可以對圖像、音頻和視頻等進行存儲，在節(jié)約空間的同時，也可以延長文檔壽命。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

首先，在醫(yī)院檔案管理中，并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，其本身專業(yè)素質(zhì)不足，對辦公自動化缺乏足夠的掌握，依然習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的文檔管理模式，或者只是單純地掌握了計算機操作技術(shù)，并不能很好地勝任新時期的文檔管理工作。其次，醫(yī)院檔案管理缺乏完善的管理系統(tǒng)，調(diào)查顯示，多數(shù)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的水平不高，實用軟件少，操作繁瑣且缺乏針對性，無法實現(xiàn)與醫(yī)院其他管理系統(tǒng)的有效融合，電子文件與電子檔案的轉(zhuǎn)化和存儲缺乏可靠連接，檔案信息的錄入障礙重重。再次，管理不足，辦公自動化的出現(xiàn)，為人們的辦公提供了便利，但是同時也引發(fā)了一些新的問題，如無法對原始文件進行保存，文檔存儲方式不統(tǒng)一等，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫檢索相對混亂，給文獻資料的檢索工作增加了難度。最后，安全隱患眾多，辦公自動的最大問題在于其本身存在諸多安全隱患，電子文檔本身并沒有固定的形式，也沒有可供對比的特殊標記（字跡、簽名等），在方便修改的同時，也使得其失去了權(quán)威性和標志性。另外，自動化的文檔管理很容易遭遇木馬和病毒等的入侵，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯亂或者丟失，在影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的同時，也可能導(dǎo)致病患個人隱私的泄漏。

三、辦公自動化背景下醫(yī)院檔案管理

（一）提升人員素質(zhì)。高素質(zhì)的管理人員是保證醫(yī)院檔案管理效果的關(guān)鍵，想要確保醫(yī)院檔案管理的有效落實，必須設(shè)置專門的檔案管理人員，比如兼職或者輪值的情況。從適應(yīng)辦公自動化需求的角度，醫(yī)院應(yīng)該加強對于檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，為管理人員提供理論學(xué)習(xí)與實踐的機會，促進管理人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)的提高，為檔案管理工作提供良好的人才保障。另外，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的考核機制，對檔案管理人員的能力進行考查，配合激勵機制，激發(fā)管理人員的競爭意識，使得其能夠更加積極地投身到檔案管理工作中去，逐步構(gòu)建起完善的檔案管理及機制。

（二）完善管理系統(tǒng)。在辦公自動化背景下，醫(yī)院應(yīng)該立足自身實際，加快辦公自動化檔案管理系統(tǒng)的研究和完善，增加一些實用性強的管理軟件，構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，推動電子文件與電子檔案的有效連接，以方便文件的轉(zhuǎn)化與存儲。檔案管理系統(tǒng)中可以設(shè)置相應(yīng)的信息共享平臺，實現(xiàn)醫(yī)院各部門各科室之間的信息共享，對于不同應(yīng)用，應(yīng)該做好相應(yīng)的權(quán)限管理，以此來強化檔案管理的針對性和適用性。

（三）規(guī)范管理流程。醫(yī)院應(yīng)該制定完善的檔案管理規(guī)范和條例，對檔案管理路程進行規(guī)范，配合計算機技術(shù)，促進檔案管理效率的提高。同時，應(yīng)該制定嚴格的檔案管理標準，依照國家相關(guān)規(guī)定，從醫(yī)院本身的實際情況出發(fā)，合理進行檔案分類，提升檔案管理的標準化程度，管理人員必須依照相關(guān)標準進行檔案管理。另外，應(yīng)該做好醫(yī)院檔案管理制度的更新和調(diào)整，定期進行檔案的檢查，保證數(shù)據(jù)準確可靠。

（四）強化安全防護。醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建可靠的信息化管理網(wǎng)絡(luò)，通過設(shè)置防火墻、權(quán)限管理和信息加密等方式，提升檔案管理的安全性；應(yīng)該定期對檔案信息進行備份，以確保檔案遭到破壞或者出現(xiàn)遺失后，可以進行數(shù)據(jù)的恢復(fù)。

四、結(jié)語

在辦公自動化背景下，醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了許多新的特點，也暴露出一些問題，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，運用辦公自動化技術(shù)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理的電子化、數(shù)字化和現(xiàn)代化，提升檔案管理的有效性，推動醫(yī)院的長遠穩(wěn)定發(fā)展。

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