事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

鄒曉春

【摘要】人事檔案管理工作對于國家機構和企事業單位來說都至關重要，只有隨時把握人才的信息，才能保障人才的有效利用和人才的發展。近幾年，對于人事檔案管理工作的思考層出不窮，但是在實際工作中卻較難落實，筆者將從個人經驗出發，針對目前我國事業單位人事檔案管理工作提出幾點思考，望能拋磚引玉，讓更多人關注人事檔案管理問題，共同促進人事檔案管理能在工作中發揮出更大的作用。

【關鍵詞】人事檔案；事業單位；人員管理；問題解決

作為重要的檔案管理部門，人事檔案管理具有一定機密性，在人才引進、現有人員優化配置上，人事檔案管理部門都能夠提供一定的借鑒作用。然而，時代的不斷發展，對事業單位人力資源管理工作也提出了更大的考驗，如何在新形式下，通過人事檔案管理，為事業單位提供更為優質、高效的服務，是每一位人事檔案從業人員需要思考的重要問題。

一、人事檔案管理工作的價值及意義

人事檔案管理主要涉及到對事業單位內部的人員考核、政審等內容，對于事業單位優秀人才的選拔有非常重要的借鑒工作。

首先，在人事檔案管理工作中，需要對事業單位內部的人才進行梳理，保障單位工作的有序進行。作為協作性質的工作崗位，人事檔案管理部門在單位核實人員的信息數據資料時，需要做到如實匯報，對于不同崗位出現的人員變動，人事檔案管理部門也需要及時跟進，保證人員使用信息有底可查。

其次，搜集事業單位人員工作情況，提供可靠的人員信息，是對單位內部人員選拔的有效佐證。在人事檔案中，應當對事業單位工作人員的學習經歷、工作履歷、家庭基本信息、受獎勵或懲罰等主要內容做到有序記錄，并且能夠確保信息的有效性，這些重要的內容對于發現事業單位內部人才、人員的優化配置都能起到一定的功能性作用。

二、人事檔案管理工作中現存的幾點問題

人事檔案工作在我國發展已有多年，但人事檔案工作卻從來不被認可為是一件技術型工種，很多人覺得管理檔案非常簡單，這也就導致了人事檔案管理工作在推進中走了很多彎路。歷史遺留問題也讓人事檔案管理工作中很多習慣難以改進。

在硬件配置上，很多事業單位采用的還是比較傳統的人事檔案管理方式，很少使用現代信息化管理，這就導致在實際工作中經常發生資料堆積、信息登錯的問題。采用傳統的紙質管理不利于人事檔案管理工作人員進行排查，而且在安全性上也容易造成信息失密的現象，如果在人事檔案管理工作中采用辦公電子化管理方式，提高硬件上的配置，可以在一定程度上改善這類問題。

在人事檔案管理相關人員團隊建設上，事業單位人員隊伍也存在比較薄弱的現象。很多人事檔案管理人員并不具備深厚的專業水平，在敬業精神和業務能力上都與專業人員有一定差距，這就容易導致在實際工作中工作效率不高，影響人事檔案管理工作的開展。

三、提高事業單位人事檔案管理工作能力的措施

（一）提高思想意識，與時俱進。人事檔案管理工作人員應當清楚，人事檔案管理工作在事業單位的人力資源應用上至關重要，作為信息的保管員，人員的使用、調配，都需要涉及檔案管理，檔案管理人員肩負的是單位未來的發展前景，因為只有人才，才是國家機構的真正核心競爭力。提高自身思想意識，明確工作的重要性，才能較好地完成工作，而不是消極被動地被工作推著走。

（二）更新工作方法，提高工作效率。針對人事檔案管理工作硬件設備不足的情況，事業單位人力資源管理部門應當與時俱進，采用更新的技術手段實現更高的管理效率，例如可以采用電子化檔案的方法，方便調檔和管理，運用云端攝像頭的辦法，對人事檔案管理工作進行合理監督，保障信息的安全性。

（三）加強專業素質，做檔案管理強兵。人事檔案管理工作需要具備一定的專業素質，在信息化管理、人員資料定期審查上，都需要一支具備專業素養的工作團隊才能完成。所以，事業單位人力資源管理部門應當注重提高檔案管理人員的專業素養，提高業務能力，進而才能為單位提供更為優質的服務。

（四）實現信息化，搭建信息平臺。傳統的人事檔案管理工作屬于封閉式，每一個人員檔案之間缺少聯系，在進行人員選拔時，人事檔案管理工作較為繁重，事業單位人力資源管理部門可以利用信息技術，將目前人員的信息進行大數據處理，建構屬于自身單位的人員網絡和信息庫，在咨詢、信息流通、查詢上采用大數據的辦法進行整理和查閱，搭建信息平臺，提高日常工作效率。

四、總結

新環境下，人事檔案管理部門應當主動推進自身變革，從各個方面適應當下社會對人力資源管理的高要求，在實現目標的過程之中，除了需要不斷改進已經存在的問題之外，也應當從先進的管理經驗中吸取營養，在硬件設施和自身軟件能力上，走在事業單位人力資源管理工作的前面，搭建出一個更為公平、科學的使用平臺，提供更高質量的人力資源服務。

【參考文獻】

[1]顧瑋璞.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源管理， 2016（6）：223-224.

[2]劉雨，王中菲.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施[J].長江叢刊， 2017（3）：152.