事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

胡薇薇

【摘要】本文結合筆者工作經驗，對當前事業單位人事檔案管理工作進行總結，明確存在的主要問題，并結合問題和實際情況，提出了改進建議，旨在更好地推動事業單位人事檔案管理工作的快速發展。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；問題；對策

隨著事業單位人才錄用和人事管理模式的轉變，以及事業單位人事改革力度的不斷加深，人事檔案管理工作受到了前所未有的挑戰。人事檔案管理主要是對職工日常調資、檔案歸集等各方面信息進行記錄，為單位人才選拔和人力資源開發提供客觀準確的依據。但不可否認，當前事業單位人事檔案管理工作還存在諸多問題，嚴重制約著人事檔案管理工作的發展。為此，充分了解存在的問題并科學有序地制定措施，對進一步推動事業單位人事檔案管理工作發展具有極其重要的意義。

一、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理水平低下、管理手段落后。一是隨著人事制度的進一步改革，公房管理處內部科室結構進行了重組，這使得負責人事檔案管理的人員職能發生了根本轉變，而其所具備的管理水平也無法適應改革發展的需求。二是參與人事檔案管理的工作人員多身兼數職，在這種情況下，真正能夠給予人事檔案管理工作的精力相對有限，日常事務也僅僅對公房管理處的基本人員信息完成錄入。三是由于對人事檔案管理的重視程度不夠，故相關設施設備也比較落后，隨著檔案的信息化管理水平的不斷提升，陳舊的檔案管理模式已無法順應當前和今后形勢的發展要求。

（二）人事檔案收集的力度和規范性不夠。一是工作制度不夠健全，執行落實不到位。無為縣住建局公房管理處在人事檔案管理中，主要是根據上級下發的《人事信息材料收集歸檔規定》來實施，并未結合公房管理處的具體情況來制定實施細則。簡單地說，就是盡管有檔案管理收集制度，但卻無法與公房管理處實際情況相結合，從而導致收集工作滯后。二是收集信息不全面，缺乏真實性，規范性。由于公房管理處的人員數量較少，在進行材料的收集上，非常零散，且并未對材料的真實性做任何鑒定。三是檔案材料制作不規范。干部檔案材料在進行制作時，應當統一采用16開規格的辦公紙，且不得出現卷角、過大過小、破損等情況，或者內容出現容易被篡改、涂抹等，無法達到高標準、高質量的要求。

（三）人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的持續更新，人事檔案信息管理系統也因此隨之廣泛運用，計算機信息水平也因此不斷提升，但由于公房管理處在檔案管理中的重視程度不夠，故不少先進的技術手段和功能模塊并未運用，在進行個人信息調取、資料檢索等方面仍然需要人工操作，實際上并未達到以科學化、信息化手段提高管理效果和質量的標準。

二、事業單位人事檔案管理的改進對策

（一）加強隊伍的自身建設，提高管理人員素質。公房管理處人事檔案工作本身就屬于一項具有較強業務性和政策性的工作，它不僅具有保密性，同時還兼有服務性，為此，公房管理處人事管理部門必須認識到檔案管理工作的重要性，以及對公房管理工作開展的重要性，加強對檔案管理人員的隊伍建設，打造一只具有高素質高水平的管理隊伍尤為必要。一是把握選人關。結合公房管理處的實際情況，選擇作風正派、政治可靠以及責任心較強的工作人員負責，同時盡量以年輕具有較強計算機操作能力的群體為主。二是加大培訓力度。公房管理處可定期邀請檔案局組織管理人員進行業務知識和技能的培訓，提升其專業素質，更好地服務于檔案管理工作。三是實施目標管理與考核。結合檔案管理人員在人事檔案管理中的實際工作情況與取得的成果，一并納入到崗位目標責任管理中，并作為單位年終考核的重要指標，同時作為檔案管理人員獎懲、職務升降和工資等信息的考核標準。

（二）建立健全歸檔制度，有計劃地收集檔案材料。針對當前公房管理處部分未及時遞送檔案材料、材料造價等情況，可通過定期或者不定期的方式，對公房管理處人員進行統一的材料收集，確保人事檔案材料逐漸完善，同時結合公房管理處的實際情況，隨時完善其工作內容，包括獎勵、工資普調、年度考核、表彰獎勵等材料，針對普遍性較低和零散的材料盡量以不定期的方式來進行收集，從以往的被動收集轉變為主動收集，日常留心各方面的情況，以便對信息進行完善，提升收集工作的主動性和自覺性，改變以往收集渠道閉塞的情況。結合公房管理處的實際情況和對檔案管理的需求，對檔案管理制度進行完善，在檔案規范管理基本要求的前提下，加入公房管理處人事管理工作中的成績和特點等信息，促使檔案信息能夠更加契合公房管理處各項工作發展的要求。

（三）加強檔案管理信息化建設。隨著時代的發展，公房管理處檔案管理信息化程度越來越高，人事檔案管理推進信息化建設尤其重要。信息化建設不僅僅是通過電腦實現檔案管理即可，而是要通過信息化系統來挖掘檔案信息，開發人力資源，為公房管理處人才的任用提供支持。為此，公房管理處可適當增加檔案管理信息化建設經費，對管理系統進行升級處理，增加更多功能實用的模塊，并與公房管理處各部門的工作特點結合起來，更好地實現人力資源的合理配置。

三、結論

總而言之，隨著智能化、信息化時代的不斷進步，公房管理處人事制度的不斷深化改革對檔案管理提出了新的要求，因此，當務之急，我們要把握問題，針對性地實施改進，才能夠更好地促進人事檔案管理工作質量的提升。

【參考文獻】

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