淺談事業單位人事檔案管理現狀及思考

石秀峰

【摘要】隨著人事制度改革的推進，人們思想觀念的改變，以前認為事業單位是“鐵飯碗”的觀念正有所改變，人們的就業自由度逐步提高，人才流動頻率加快，人事檔案不再對人才的流動具有強大的制約作用。但單位用人機制的市場化改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的看法，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應有的價值。本文分析了事業單位人事檔案管理工作的現狀，并提出相關的工作思考。

【關鍵詞】人事檔案；管理；思考及對策

人事檔案是對人的管理過程中基本信息的主要來源依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心——“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記錄了檔案人的個人經歷、德才表現及發展歷程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、重新重視人事檔案管理工作的作用和重要意義。人事檔案是人類社會歷史發展的必然產物，是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的、記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是寶貴的歷史材料。是知人善任、選賢舉能的重要工具。現結合本人的實際工作對學校人事檔案管理提幾點看法。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）我校人事檔案管理的基本現狀及沿革。我校自1923年4月建校以來，先后經歷了日本人的小學到國民黨政府“青島市滄口初級中學”，解放初期的“青島市立第三中學”。1956年，在三中移址設“青島第二十二中學”。2014年9月學校搬入新校址，更名為“青島滄口學校”。學校歷史比較久遠，人員變動較多。學校現有在職教職工176人，離退休教職工112人。是目前李滄區唯一一所九年一貫制學校。也是人數最多的一所學校。近幾年青島市教育體育局要求學校間的老師每年都要交流，人員流動性大了，人事檔案隨著人走，也加大了工作量，并且借閱難度也增加不少。

（二）人事檔案管理的重要性認識不足。領導重視程度不夠，在學校工作中，領導都把一線老師的工作放在重中之重，對人事檔案的管理工作，有相當一部分領導認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了。而導致忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決。

（三）檔案管理基本配置不足。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于學校人員編制不足，我校人事檔案管理大多數是由辦公室的工作人員兼職，屬于非專業人員管理。學校沒有單獨的檔案室，一般都是辦公室兼檔案室、查檔室。人事管理工作量大，并且人員變動頻繁，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

（四）管理水平不高，管理手段沒有突破。陳舊、落后。在檔案管理上，因為沒有專門的人事檔案管理軟件，以及缺乏必要的培訓、學習。管理人員還一直采取手工編輯、檢索、歸檔。我校的檔案管理崗是兼職，平時由于工作的沖突，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。集中借閱檔案最多的是每年的職稱評審時，現在都是比較原始的手工操作方式，存在很多的弊端。

（五）管理人員業務投入的精力不足。相當一部分單位的檔案管理人員是兼職，沒有經過專業知識培訓、業務不熟，對檔案的重要性認識不足、對管理檔案的要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不專業。我校采取平時注意收集零散材料，要求每個人的零散材料不超過10份，由于老師多，專職檔案人員整理不過來，只有利用假期時間組織一部分老師集中整理，由于時間短，人員不專業，所以可能會出現較多的問題。

二、針對檔案問題提出的幾點建議

（一）提高認識，將檔案管理工作提到一個比較高的位置。第一，單位領導應高度重視檔案工作，有主抓此項工作的副校長負責。并通過校職工大會及宣傳欄等方式向老師們傳達此項工作的重要性，讓每個人都認識到每份檔案材料的珍貴性。第二，要有專人負責檔案管理工作，要有高度的責任心和工作積極性。第三，分管領導要對檔案工作實行定期檢查、督促、指導。

（二）加強檔案方面的基礎性建設。第一，要有專門的人事檔案管理室，配有鐵櫥、鐵門、鐵窗，做好安全、保密工作；第二，配備防火、防潮、防蛀設施；第三，加大資金投入，配備空調、電腦等。

（三）建立建全人事檔案管理制度。第一，建立人事檔案的收集制度，明確收集范圍。第二，做好人事檔案材料鑒別、歸檔制度。要嚴格把關，確保每一份收入人事檔案的材料是完整、正確、真實、手續齊備的。第三，建立人事檔案的借閱制度。人事檔案一般不外借，確需外借時，需說明理由，并填寫《檔案借閱表》，由本人及領導簽字后，方可借閱。并愛護借閱的檔案，不得涂改、增添等，否則，將視情節嚴重程度，按照相關法律法規進行處理。第四，檔案管理員不得管理本人及真系親屬的檔案。

（四）提高檔案管理人員的自身素質。第一，人事檔案管理由專人負責，并定期組織培訓檔案管理人員，加強檔案管理人員的政治素質和業務素質。第二，檔案管理人員要有愛崗敬業、求真務實，甘于奉獻的精神。

總之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

【參考文獻】

[1]孫麗媛.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].管理觀察，2015.

[2]顧瑋璞.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源管理，2016.