對(duì)中學(xué)檔案管理的一些思考

張雪

摘要：在許多中學(xué)各項(xiàng)工作開(kāi)展中，檔案工作的開(kāi)展并不理想。這主要是因?yàn)樵S多中學(xué)面臨升學(xué)的壓力，對(duì)檔案管理不夠重視，學(xué)校沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一專人管理，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案收集不完整也不規(guī)范等等。那么，在學(xué)校發(fā)展的今天，如何搞好學(xué)校檔案管理，提高學(xué)校辦公效率呢？本文就此談?wù)勥@些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；檔案管理；管理人員；努力方向

一、對(duì)學(xué)校檔案的認(rèn)識(shí)

檔案是指各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，這些檔案是學(xué)校在辦學(xué)和管理中，以及面向師生開(kāi)展的各項(xiàng)專業(yè)學(xué)習(xí)工作和教育教學(xué)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，是學(xué)校工作的重要組成部分。學(xué)校的檔案分主要可以分：一是文書(shū)檔案，主要是上級(jí)來(lái)文和學(xué)校內(nèi)部的重要文件；二是教學(xué)檔案，以時(shí)間順序?yàn)橹鬏S，教學(xué)資料按學(xué)期進(jìn)行總結(jié)；三是德育和學(xué)生管理檔案柜，主要是將學(xué)校在學(xué)生管理方面的資料進(jìn)行分類總結(jié)；四是教師業(yè)務(wù)檔案柜，主要是學(xué)校對(duì)教師管理考核方面的資料；五是學(xué)校安全教育工作方面的資料，將省市各方關(guān)于學(xué)校安全工作方面的資料按時(shí)間順序進(jìn)行整理；六是財(cái)會(huì)檔案，將關(guān)于學(xué)校各方面的財(cái)務(wù)支出，按時(shí)間進(jìn)行整理存放；七是音體美衛(wèi)勞等非高考科目檔案，存放各種相關(guān)資料；八是學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)資料檔案柜，等等。另外還可以將這些資料收編成冊(cè)，并存有相應(yīng)的電子類資料等等。

二、學(xué)校檔案管理人員現(xiàn)狀及對(duì)策

（一）檔案管理人員狀況。

檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識(shí)、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和，也就是從事檔案工作必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。

目前學(xué)校檔案管理人員專業(yè)技能知識(shí)接受水平較低，業(yè)務(wù)水平不高，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和觀念上，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這一現(xiàn)狀極大地制約了學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展；二是制度的不統(tǒng)一，學(xué)校尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（二）針對(duì)當(dāng)前學(xué)校在檔案管理人員上存在的問(wèn)題，對(duì)下階段的管理人員需有以下要求：一是較高的專業(yè)素質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)該安心奉職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，不僅在作為一名學(xué)校從業(yè)人員有基本的學(xué)校專業(yè)技能素養(yǎng)，更要懂得檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，能把檔案專業(yè)政策和基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

二是計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和操作技能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在行政工作、業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來(lái)越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現(xiàn)，檔案工作者如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對(duì)新情況、新問(wèn)題就很能難有所突破，為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質(zhì)量，提高檔案信息工作的現(xiàn)代化水平。

三、學(xué)校檔案管理努力的方向

近幾年，很多中學(xué)教育教學(xué)質(zhì)量都得到了大力發(fā)展，這為檔案工作提出了新的要求要求，又為檔案工作提供了廣闊舞臺(tái)。我們應(yīng)在遵循法定、求實(shí)、效益等基本原則上，使檔案管理工作逐漸向多元化、專業(yè)化和法制化等方向發(fā)展。我們應(yīng)實(shí)現(xiàn)向以學(xué)習(xí)工作檔案管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案為重心的轉(zhuǎn)變。具體可以從以下幾個(gè)方面去努力：

一是可以實(shí)施對(duì)學(xué)校檔案工作有效的宏觀管理。首先要逐步健全檔案工作管理的規(guī)范體系，使學(xué)校檔案工作有法可依、有章可循，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范性和穩(wěn)定性；其次，要深入開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象不能僅限于檔案工作人員，還應(yīng)包括中高層管理人員和各類專業(yè)人員，讓大家從全方位了解檔案管理工作的重要性；最后，要通過(guò)行政的手段來(lái)監(jiān)管學(xué)校檔案管理工作，確保學(xué)校檔案工作的健康、穩(wěn)步發(fā)展。

二是強(qiáng)化檔案收集工作，提高收集的齊全完整。隨著學(xué)校檔案種類的增加、內(nèi)容的復(fù)雜和載體的多樣，必定會(huì)給檔案收集工作增加不少壓力，我們應(yīng)該：一是轉(zhuǎn)變收集重點(diǎn)，從形式上看，重點(diǎn)由以紙質(zhì)文件為主轉(zhuǎn)向以紙質(zhì)文件與電子文件并重；二是完善收集制度，要及時(shí)制定和細(xì)化檔案收集歸檔范圍，要履行嚴(yán)格的歸檔材料交接手續(xù)，控制好交接環(huán)節(jié)上存在的隱患與風(fēng)險(xiǎn)。

三是加強(qiáng)管理，提高人員素質(zhì)。 加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的管理就是要把檔案分類的各個(gè)工作進(jìn)行精確的分析，并且同時(shí)加以嚴(yán)格的管理，在檔案工作的各個(gè)細(xì)節(jié)中都要把規(guī)定的程序落實(shí)到實(shí)處，因?yàn)閷W(xué)校檔案管理是一項(xiàng)非常精密的工作，在此期間，任何一個(gè)環(huán)節(jié)和程序的失誤都能夠影響到整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量，能夠造成檔案材料的缺失，造成檔案不能夠完整和系統(tǒng)的歸檔，就會(huì)對(duì)檔案的完整率造成很大的影響。

四是注重平時(shí)積累。首先要認(rèn)真的健全各項(xiàng)檔案管理中的規(guī)章制度，并且要認(rèn)真的執(zhí)行檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)業(yè)務(wù)檔案材料的真實(shí)性工作進(jìn)行加強(qiáng)的督促，對(duì)行政檔案進(jìn)行及時(shí)的催收，這樣才不會(huì)因?yàn)楣ぷ髁慷喽鴮?dǎo)致忘記收集材料，并且要對(duì)檔案進(jìn)行按時(shí)的檢查，要檢查是否存在漏批的文件，然后按照檔案內(nèi)容的順序或者時(shí)間順序進(jìn)行有效的整理，這樣才能夠在學(xué)校檔案的管理工作中起到事半功倍的效果。

五是做好細(xì)節(jié)方面的工作。在檔案管理的工作中，要做好細(xì)節(jié)方面的環(huán)節(jié)，只有這樣，才能夠讓學(xué)校檔案管理工作做到精益求精。一是要對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案的管理人員首先要求具備高度的責(zé)任感和較高的素養(yǎng)，要擁有強(qiáng)烈的保密意識(shí)；二是在進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，要對(duì)每種不同的檔案進(jìn)行不同的登記和分類，這樣才能夠?qū)W(xué)校檔案的工作做到按部就班和循序漸進(jìn)；三是在檔案進(jìn)行分類以后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的存檔工作，這樣才夠保證學(xué)校檔案的完整和有效。

在中學(xué)教育教學(xué)工作中，檔案管理工作有其獨(dú)特的作用，學(xué)校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)促進(jìn)學(xué)校工作的重要作用。學(xué)校只有不斷加強(qiáng)檔案管理制度修訂、提高人員素質(zhì)及綜合能力，使檔案管理工作不斷與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓進(jìn)取，使其在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大作用。