如何做好事業單位文書檔案管理工作

文書檔案管理工作具有一定的專業性要求，所以，相關工作人員應該抱有嚴謹的工作態度，細致認真的執行管理工作。隨著信息技術的不斷發展和進步，當前事業單位文書檔案工作量也越來越大，信息量的劇增，為事業單位文書檔案管理工作帶來了更為嚴峻的挑戰，所以提升管理水平，是一件勢在必行的工作內容。

一、事業單位文書檔案管理工作的重要性

不同于一般的文獻內容，文書檔案是對員工個人信息、事業單位發展情況的一種真實記錄，具有客觀性的含義，且其中的法律意義極為明顯；其次，事業文書檔案內容也彌補了國家檔案的不足，由于國家檔案信息的記錄缺乏詳細性的特點，事業單位文書檔案的內容正好填補了這一空白。要想確保人事檔案可以將員工的真實情況反映出來，相關管理部門需要對單位內部員工的工作調配、職稱職務評聘、績效考核、有關獎懲，以及具體的工資待遇情況展開真實有效的記錄，并根據職員的實際發展，不斷充實檔案內容。

二、事業單位文書檔案管理工作中存在的問題

(一)工作水平有待提升

在實際的調查中發現，由于事業單位的工作模式過于傳統，導致其文書檔案管理工作的整體水平，缺乏足夠的靈活性，且事業單位的內部，對于文書檔案管理工作的認識不夠全面。除此之外，隨著信息技術的不斷發展和進步，文書檔案工作的管理形式也變得越來越多元化，但是一些事業單位的文書檔案管理結構卻變得越來越落后，其檔案管理主要是以紙質檔案為主，大多數是人工管理，其信息化程度較低，只是個人信息、檔案目錄等進行數字化辦公，其檔案管理工作與信息技術環境存在脫離的問題。

(二)管理方式過于陳舊

在對事業單位文書檔案管理工作展開分析和總結的時候發現，當前文書檔案工作中，其管理方式較為陳舊，采取的方法沿用了十幾年，缺乏必要的創新和突破，且一些管理人員的工作意識也較為落后，其管理技能、管理思想都難以適應單位以后的發展需求。除了這些問題，在進一步的探究中了解到，在縣一級的事業單位中，其文書檔案管理工作過于簡陋，有的直接將檔案與廢舊的辦公雜物，一起存放在庫房中，較差的基礎設施條件，導致大多數人事文書檔案管理工作難以正常的開展。

(三)重視程度仍舊不足

在一般情況下，文書檔案管理工作中，最關鍵的環節是分類與歸檔的工作內容，但是隨著我國現代化技術的不斷發展，數字化、信息化技術的應用，在為行業注入活力的同時，也為整個文書檔案管理工作帶來了更多的挑戰。單位領導對文書檔案管理工作缺乏重視，導致這個崗位的人員配置出現了空缺，這也使得現有工作人員難以和其它工作崗位享受同等的待遇，久而久之，這些工作人員容易滋生懶散、懈怠的工作情緒；還有，重視程度不足也會影響事業單位文書檔案管理工作缺乏現代化技術的引入，導致管理手段仍舊停留于傳統領域，使得其缺乏科學化的技術和理念。

三、改善事業單位文書檔案管理工作的具體措施

(一)堅持人本的工作理念

隨著國家的不斷發展和進步，人本理念被各行各業的工作人員所推崇，這一點在事業單位的管理中也不例外。在文書檔案管理工作中堅持人本的工作理念，可以幫助相關人員意識到，文書檔案管理工作也屬于是一線工作崗位，增強和管理人員的交流溝通，并對管理人員自身的職業規劃、工作心理進行認識；還有，在堅持人本理念的同時，管理者也應該認識到，“流程”在文書檔案管理工作中的重要性，必須要在管理崗位上，結合實際的情況，制定步驟，明確規章。并且部門要從上至下，樹立嚴格的檔案意識。像在對職員人事檔案材料進行收集的時候，檔案管理人員必須要展開全方位的鑒別，確保歸檔材料的真實性，各項手續齊全，文字內容清楚，記錄對象明確，且具備相應的保存價值。在這個過程中，如果需要相關組織的審查蓋章、本人簽字，也應該在完成之后方可歸檔。

(二)引入先進的技術手段

信息技術的發展，帶動了各行各業的進步，事業單位文書工作的管理質量，也能夠得到進一步的提升。在實際的應用過程中，相關領導可以結合當前的一些信息化手段，針對文書檔案工作的特點，引入一些必要的工作軟件，構建新型的管理模式，爭取能夠讓文書檔案工作朝著一體化和數字化的方向發展；還有，在具體的工作中，應該結合現代化的技術內容，對單位內部的文書檔案材料進行統籌與整理，定期歸納出相關的數據信息，為單位領導的決策提供參考，這樣事業單位的發展能夠更為科學性。像當前事業單位的檔案類型，主要為電子和紙質這兩類，其中紙質檔案不容易泄露、偽造，而電子檔案在這方面有待加強，所以對于電子檔案的保存，管理人員不妨采取更換密碼、人員輪換，以及數據加密的手段來提升安全性。當然，通過現代化和信息化的改革，單位內部的各項工作都能夠得到統一，這也在無形中促進了各部門的溝通、聯系。像借助eHR系統，可以在線進行績效考核的打分程序，并根據各方的評定結果，自動計算出考核結果，同時還能夠對考核結果展開智能化的分析與比對，將其體現到檔案管理的內容之中，這樣也能夠為單位領導的人事管理工作提供一些參考。并且設定員工自助平臺，也可以讓員工對個人績效成績進行查詢，通過系統給予相應的反饋，能夠使整個人事考核結果更具公平性。

(三)完善相關的制度內容

在事業單位的文書檔案管理工作中，完善相關的制度內容，具有極為重要的意義。在實際的實施過程中，事業單位應該根據文書檔案的具體內容，制定對等的懲罰制度，這樣能夠讓那些身處文書檔案管理工作崗位的人員明確自身的職責；還有，在對管理制度進行完善的時候，也應該對其責任感進行強化，確保各項管理工作都能夠有序進行，事業單位在制定文書檔案的相關管理機制時，應該將相關工作人員的個人發展和追求制定到考核評定的體系之中，針對那些業績較為突出的管理人員，在進行表彰的同時，也應該對給予其合理的晉升機會，施行物質、精神兩種獎勵的并行策略，讓文書檔案管理人員，以更為積極的心態面對工作，強化其責任感。在實際工作中，單位應該建立主動送交人事檔案材料的工作制度，由檔案管理人員負責收集單位內部的文書檔案，執行相應的歸檔工作，在文書檔案材料形成之后，要通過審查簽章等一系列的流程后，將其送交至單位的人事檔案室內進行歸檔，并且，職員在事業單位工作期間所形成的各類材料，也需要在離開單位前移交到檔案館進行保存。

(四)優化相應的人員配置

事業單位工作的核心是人，在對文書檔案管理工作進行改革的同時，也要對其人員配置進行合理的設定。在事業單位內部，針對文書檔案管理崗位，工作人員應該加大人員配置力度，對管理人員的綜合素質進行提升。還有，在工作中，要對激勵體制進行健全，這樣才能確保工作人員可以發揮出其潛在的工作動力，這對完善事業單位文書管理工作質量和工作隊伍大有裨益；與此同時，在對人員配置進行優化的同時，事業單位還應該落實針對員工的一些制度內容，像學習要求、發展規劃，這些都應該進行有效的落實，從基礎內容著手，為文書檔案管理工作的效率進行提升；最后，單位上層的管理者，還需要就文書檔案管理內容，進行適當的創新，對改革內容多做解釋，讓一線文書檔案管理人員意識到改革的重要性，爭取能夠讓他們理解變革，支持改革，并自覺接受監督。

四、結語

總而言之，在事業單位中，對于文書檔案的管理工作，相關人員需要給予高度的重視，結合具體發展情況，對此前工作中的一些問題進行積極有效的改革，強化工作人員的責任意識和工作能力，制定出適合單位文書檔案管理工作發展的制度內容，讓具體負責人員在大的框架下展開靈活化的管理手段，這樣在體現其個人價值的同時，也能更好的完善事業單位的有關工作。

參考文獻：

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