淺析辦公自動化中的計算機技術應用

徐博 四平市財政票據管理中心

一、分析在辦公自動化中運用計算機技術的優勢

(一)辦公自動化

基于社會經濟水平的不斷提高，以及科技信息技術的發展進步。人們對于辦公的方式逐漸有了新的要求，辦公自動化就是利用新型技術，來優化和減少辦公的步驟，提高辦公效率的同時還能減輕員工的工作壓力，因而受到了人們的廣泛喜愛。此外，辦公自動化技術有效減少了工作中的失誤問題，給企業領導決策提供了科學的數據支持，達到了促進企業良性健康發展的目的。

(二)計算機技術的優勢

對于辦公自動化來說，計算機技術是其最基本的核心驅動力。只有在其中融入計算機技術，才能真正的實現辦公自動化。計算機技術基于網絡龐大的信息資源庫，以及便捷的信息處理渠道的優勢。在使用計算機技術進行辦公時，能夠使企業內部員工實時在線交流辦公數據，實現資源的共享，從而避免由于信息傳遞不及時而導致工作數據出現誤差。同時，計算機技術強大的信息存儲功能可以有效防止存儲或者看管不當導致的辦公重要數據丟失的問題。相關工作人員還可以隨時隨地搜索到需要查找的資料內容，因此，辦公自動化與計算機技術的融合對于企業的發展進步有著積極的促進作用。

二、辦公自動化中計算機技術的具體應用

(一)數據整理與存儲

在日常辦公過程中最基礎，也是最為重要的環節就是對數據的收集、分類以及整理的工作。同時，數據整理工作也是最為枯燥復雜，工作量繁重，并且容易出錯的地方。在傳統的辦公方式下，這項工作一直是員工比較頭疼的項目。而辦公自動化中計算機技術的應用就有效的解決了這個問題，為員工的日常工作提供了極大的便利。計算機系統自身具備存儲以及記錄的功能，能夠對員工的操作過程進行記錄。企業可以通過計算機技術，建立工作的核心系統，并對系統功能進行設置，就可以實現對信息數據的存儲功能。然后通過專業的工作軟件可以實現自動化的數據整理和分類，有效減輕了員工的工作負擔。

具備數據信息整理功能的計算機軟件種類有很多，包括對文字、圖表以及視頻等內容的整理。比較常見的是Word、Photoshop、3Dmax 等等。此外，計算機技術還具備為辦公數據進行備份和恢復的功能，當員工誤刪數據信息之后，可以通過相應的技術手段找出備份數據，從而確保工作的順利進行。

(二)信息安全防護

辦公自動化基于網絡信息環境復雜多變的大背景下，信息安全問題一直是工作人員重點研究的問題之一。例如，由于人員操作不當而導致的信息數據丟失，或者由于網絡防護技術出現漏洞等導致數據受到病毒和不法分子的攻擊而使數據損毀。而在辦公自動化當中應用計算機技術就可以有效解決這個問題，相關技術人員可以通過給計算機軟硬件設備升級，并定期進行維護來對信息的安全進行防護，可以利用計算機技術對防護軟件設置自動監控和攔截的功能。同時，在處理以及傳輸一些重要信息文件時，技術人員還可以應用計算機技術將這些信息進行加密處理，防止在傳輸過程中被其他人竊取。從而更好的保證了信息的安全性，為辦公自動化的全面推廣應用奠定了良好的基礎。

(三)信息傳遞和接收

計算機技術最基礎的功能就是對信息進行傳遞和接收，它可以保證信息傳遞的及時性以及互動性。在辦公自動化當中應用計算機技術，可以通過建立企業內部的網絡互動平臺，為企業內部各個部門之間建立聯系，實現信息的內部共享功能。從而有效提升工作效率，減少由于信息傳遞不及時導致的數據核算失誤，也有效合并了許多重復性的工作，為員工減輕工作負擔。同時，這種方式也方便管理者在決策時，能夠全方位的分析決策的可行性。并且，各個企業也可以利用計算機技術與市場外部環境建立聯系。比如，將產品放在網上進行銷售。利用計算機技術進行產品銷售的方式，打破了地域上的限制，有效拓寬企業經營渠道，促進經濟利益的穩步增長。

(四)技術知識演示

在辦公自動化中應用計算機技術需要一個重要的條件，那就是要保證員工具備使用計算機技術進行辦公的能力。因此，為了保證計算機技術能夠真正發揮作用，相關管理人員必須要對員工進行全面、系統的培訓。安排專家為員工講解新技術的優勢以及具體的操作方法，而在實際的講解過程中，計算機技術也可以起到一定的作用。比如，在培訓課程上通過使用計算機技術將基礎知識點制作成PPT、表格等等，從而方便員工理解。此外，企業在進行產品推廣宣傳、企業文化宣傳等等都可以使用計算機技術來豐富講座的效果，增強對受眾的吸引力。

三、結論

企業必須意識到計算機技術對辦公自動化起到的重要作用，結合計算機技術自身的優勢，在實際的數據整理、存儲與備份工作中進行應用。同時，利用計算機技術來保證數據的安全性，有效提升數據傳遞和接收的效率。還可以利用計算機技術來進行技術知識的演示，幫助員工更好的理解計算機的使用方式，達到辦公自動化的目的，從而為企業的長遠健康發展提供充足的動力。