對電子注冊制度與學(xué)籍檔案管理的相關(guān)分析

文/唐風(fēng)華

高中學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、學(xué)籍處理等畢業(yè)資格審查信息，其內(nèi)容具有真實可靠性。電子注冊制度建立在學(xué)籍檔案管理基礎(chǔ)上，促進(jìn)了高中學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理新模式的誕生

學(xué)籍管理是高中學(xué)校管理工作的重要組成部分，電子注冊是學(xué)籍管理的重要內(nèi)容，其管理成效直接關(guān)系學(xué)生的切身利益及學(xué)校管理工作的有序開展。電子注冊制度的出現(xiàn)，促進(jìn)了高中學(xué)校學(xué)籍管理制度的延伸，將學(xué)籍管理作為電子注冊的基礎(chǔ)，提升了學(xué)籍管理工作效果。

一、電子注冊制度及學(xué)籍檔案內(nèi)容

（一）電子注冊制度

1.學(xué)籍電子注冊

高中學(xué)生的學(xué)籍電子注冊是指在省級招辦錄取工作結(jié)束后，各高中學(xué)校將省級錄取的新生數(shù)據(jù)報教育部，教育部在網(wǎng)絡(luò)上公布各高中學(xué)校錄取新生的名單，在網(wǎng)上給予學(xué)生學(xué)籍注冊，確保學(xué)生能夠取得學(xué)籍。學(xué)籍電子注冊始于2008年，通過建立學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺，在網(wǎng)上獲取學(xué)生的錄取信息，將學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、身份證號、入學(xué)年月及考生號等信息納入學(xué)歷信息管理平臺中。教育部、高中學(xué)校及省級通過建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對學(xué)生的網(wǎng)絡(luò)化管理，確保學(xué)歷注冊與學(xué)籍注冊數(shù)據(jù)的有效連接，為各級部門的操作提供權(quán)限，實現(xiàn)對學(xué)生在校期間全過程的信息化及規(guī)范化管理，確保學(xué)校學(xué)生數(shù)據(jù)信息庫的完善建立。學(xué)籍電子注冊對加強(qiáng)學(xué)生管理、監(jiān)督學(xué)校招生行為發(fā)揮了重要作用，為深化教育改革工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.學(xué)歷電子注冊

學(xué)歷電子注冊是為了適應(yīng)高等教育改革而出現(xiàn)的，提升了學(xué)歷證書及學(xué)歷制度的嚴(yán)肅性，有效地打擊了社會不法分子偽造學(xué)歷證書現(xiàn)象。高中學(xué)校通過對畢業(yè)生進(jìn)行資格認(rèn)定及數(shù)據(jù)整理，將畢業(yè)數(shù)據(jù)打包成壓縮文件上報省教育廳，由省教育廳對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審核，例如，錄簡表、戶籍證明、轉(zhuǎn)學(xué)審批表等，由人工核對無誤后，提交給教育部，由教育部對上報的數(shù)據(jù)進(jìn)行終端審核，最終在畢業(yè)信息網(wǎng)上公布。

（二）學(xué)籍檔案內(nèi)容

高中學(xué)籍檔案內(nèi)容包括高中畢業(yè)生紙質(zhì)檔案及高考電子檔案。高中畢業(yè)后，每一位高中生的學(xué)籍檔案主要包括：一是學(xué)籍信息，主要記錄學(xué)生從進(jìn)入高中起一直到畢業(yè)時的成績單、體檢報告、畢業(yè)生登記表、高考填報的志愿等信息。二是政治面貌信息，主要包括入黨、入團(tuán)申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報、自傳等。三是獎懲材料，主要包括學(xué)生在高中階段所獲得的“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀團(tuán)干”、科技發(fā)明競賽等各種獎勵證明材料。

要做好學(xué)生信息管理，由學(xué)生處和教務(wù)處將畢業(yè)學(xué)生的信息錄入計算機(jī)，結(jié)合學(xué)生信息管理的實際現(xiàn)狀，對學(xué)生信息管理系統(tǒng)方案進(jìn)行科學(xué)設(shè)計。學(xué)生信息管理模塊關(guān)系圖如圖1所示。

圖1 學(xué)生信息管理模塊

二、電子注冊制度對學(xué)籍檔案管理工作提出的新要求

（一）對學(xué)籍管理部門的要求

要求學(xué)籍管理部門在引進(jìn)信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)確保系統(tǒng)能夠完成電子注冊任務(wù)，自身具有較強(qiáng)的兼容性及可擴(kuò)展性。新學(xué)籍管理系統(tǒng)和電子注冊輔助系統(tǒng)為檔案學(xué)籍管理工作的開展提供了渠道，通過輔助系統(tǒng)能夠完成對數(shù)據(jù)的合法性校驗，確保上報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及合理性。另外，要求學(xué)歷證書電子注冊應(yīng)有嚴(yán)格的時間限制，需對操作內(nèi)容及操作程序進(jìn)行合理規(guī)范，構(gòu)建健全的學(xué)籍管理制度，以提升學(xué)籍管理部門工作質(zhì)量，維護(hù)高中學(xué)校的正常教學(xué)秩序。

（二）對學(xué)籍管理人員的要求

高中學(xué)校的學(xué)籍管理是一項規(guī)范性及政策性較強(qiáng)的工作，工作內(nèi)容需向社會公示，具有較高的透明性，對工作的細(xì)致性有較高要求，不允許出現(xiàn)絲毫差錯和疏漏。要求學(xué)籍管理人員要充分利用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，熟悉業(yè)務(wù)范圍，保證工作的連續(xù)性，掌握一定的專業(yè)技能，提升自身的服務(wù)意識。

（三）對學(xué)籍檔案材料的要求

學(xué)籍卡作為學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)，應(yīng)按照教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺的要求規(guī)范填制學(xué)生信息。要嚴(yán)格按照教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺中的要求，對畢業(yè)生及新生學(xué)籍信息進(jìn)行規(guī)范管理，以確保學(xué)籍檔案的真實可靠性。構(gòu)建學(xué)生成績管理數(shù)據(jù)庫，教師會在數(shù)據(jù)庫中真實填制學(xué)生的各科成績，成績合格者方可畢業(yè)。

三、電子注冊制度如何為學(xué)籍檔案管理工作服務(wù)

（一）提高學(xué)籍管理人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)籍管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定著學(xué)籍管理質(zhì)量及管理效果，電子注冊制度及學(xué)籍檔案管理制度是一項政策性較強(qiáng)的工作，要求管理人員自身要具備較強(qiáng)的道德素質(zhì)，確保學(xué)籍管理制度的真實性和客觀性，不斷完善法制觀念，提高學(xué)籍管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在思想上認(rèn)識到學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，在根源上杜絕社會不良風(fēng)氣對學(xué)籍管理工作的影響。在加強(qiáng)學(xué)籍管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)中，要制定學(xué)習(xí)計劃，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)及計算機(jī)知識學(xué)習(xí)，為學(xué)籍管理人員提供更多參與國家及省級部門培訓(xùn)的機(jī)會，掌握專業(yè)化的知識和技能，提升學(xué)籍管理工作質(zhì)量。

（二）為學(xué)籍管理提供資金和技術(shù)支持

隨著高中學(xué)校的擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)出逐漸上升趨勢，以往的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段學(xué)籍管理要求。教育主管部門需要加大資金及技術(shù)投入，劃撥專項經(jīng)費(fèi)，配備掃描儀、打印機(jī)、計算機(jī)等設(shè)備，為學(xué)籍管理提供軟硬件支持。指派相關(guān)技術(shù)人員為學(xué)籍管理人員提供技術(shù)上的支持，確保數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)接口的合理設(shè)計，利用網(wǎng)絡(luò)獲取大量的數(shù)據(jù)信息，與教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺完成對接和數(shù)據(jù)兼容，以達(dá)到數(shù)據(jù)資源共享的目的，減少學(xué)籍管理人員的工作量，確保注冊數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及完整性。

（三）構(gòu)建完善的電子注冊制度

檔案管理工作的有序發(fā)展，與完善的電子注冊制度有直接關(guān)系，需要建立學(xué)籍電子注冊制度，促使注冊工作機(jī)制更為完善、各項管理工作有章可循、管理渠道暢通，以規(guī)范的管理制度確保學(xué)籍電子注冊工作的順利開展。一切工作都應(yīng)該以為學(xué)生服務(wù)為中心，將教務(wù)處、就業(yè)處、學(xué)生處、成教處納入學(xué)籍管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組中，并合理安排相關(guān)部門人員工作，確保各項任務(wù)的有效落實。我校非常重視學(xué)籍檔案電子注冊工作，不僅成立了機(jī)構(gòu)，而且落實了責(zé)任，同時還加大了督促檢查的力度，要求相關(guān)部門必須按時完成電子注冊任務(wù)。截止2017年9月底已經(jīng)完成了2121名高中學(xué)生的學(xué)籍檔案電子注冊，為提高學(xué)籍檔案管理水平，更好地服務(wù)學(xué)生奠定了堅實基礎(chǔ)。