試析如何精細化管理養老保險業務檔案

文/靳美榮

如何精細化管理養老保險業務檔案，需要從制度、人員、技術、考核、安全、利用等方面制定專業性、規范性、科學性的管理措施，從而全面提高養老保險業務檔案管理質量和水平，增強養老保險業務檔案服務質量。

精細化管理是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的管理模式和基本思想，是基于專業化、規范化和科學化的原則，并借助信息化等技術所開展的管理手段。精細化管理養老保險檔案，不僅能夠拓展養老保險業務檔案利用渠道和利用效能，提升管理和服務水平，還能夠保證檔案信息的完整性和安全性，更好地利用細致詳實的養老保險檔案資源，推動養老保險事業不斷發展。

一、養老保險業務檔案管理現存的問題

（一）管理水平低

從當前養老保險檔案管理實際來說，很多經辦機構對檔案管理工作重要性認識不夠到位，沒有把檔案管理工作提高到養老保險工作發展的戰略高度，輕視檔案管理工作。比如，沒有設置獨立的業務檔案管理機構，簡單安排與其他部門聯合辦公，由其他職務人員兼職管理。同時，兼職管理人員專業化程度不高，僅僅知道立卷歸檔的基本知識，檔案管理水平難以提升。經辦機構對于檔案管理經費的投入不足，也使檔案管理工作受到基礎設施的限制。由于缺乏足夠重視，無論是組織機構、管理水平，還是基礎設施等方面都十分薄弱，無法支撐檔案管理工作的高效開展，是造成養老保險業務檔案管理水平較低的重要基礎原因。

(二)利用效率低

目前養老保險業務檔案的管理與利用都較為粗糙，方式落后，管理質量不高，利用效率低下。養老保險業務檔案是養老保險管理工作的重要業務載體,然而，實際上由于管理制度和職責劃分不夠明晰，由于單位合并、拆分、新設、改制，或者人員調動，都很容易使檔案資料散落遺失，影響檔案信息的連貫性與完整性。此外，養老保險檔案管理觀念落后，方式陳舊，以紙質檔案管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量低，查找速度慢，使用效率低，利用價值不能充分體現。

二、精細化管理養老保險業務檔案的應用策略

(一)制度精細化管理

現階段，養老保險業務經辦機構開展養老保險業務檔案管理工作，依據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人社部令3號）和養老保險相關規定，完善檔案管理制度，規范化管理檔案信息采集和整理等工作。由于各部門業務工作內容不同，所承擔的檔案管理職責和內容存在著差異，所以要做好制度精細化，實施精細化管理。

在制定檔案管理規章制度時，需要管理者高度重視，成立專門的工作小組負責此項工作。制度編制小組開展工作時，要擬定工作計劃，上報領導小組進行審核，獲得審批后再開展制度編制工作。在制定工作制度時，要積極借鑒相關經驗，結合業務工作自身實際情況完善現有的制度。完成規章制度制定后，要組織相關人員召開論證會，做好條目修改工作，保證制度的可操作性以及合理性。制定明確的養老保險業務檔案管理制度并加以完善，以此指導各項工作的開展，使精細化管理有了制度方面的支撐，促進各項業務經辦管理工作更加有序。

開展養老保險業務檔案精細化管理，需要相關人員來負責，因此管理人員的業務素質水平，直接影響著管理工作的開展。基于此，為提高精細化管理水平，需要加強檔案管理隊伍建設，積極組織檔案管理人員，開展技能培訓工作，提高業務水平以及工作能力。通過加強檔案人員思想教育工作，引導其愛崗敬業，做好養老保險業務檔案管理工作。

(二)歸檔精細化管理

養老保險經辦機構在辦理養老保險業務過程中，直接形成具有保存價值和利用價值的檔案資料，應實行歸檔精細化管理。各部門明確責任分工，量化養老保險檔案歸檔任務，制定工作計劃，將檔案歸檔工作落到實處。

養老保險業務經辦部門負責做好業務材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，可按照以下程序操作：養老保險業務材料收集遵循“誰經辦誰收集”的原則，按照業務檔案分類方案結合辦結時間，定期按“件”整理應歸檔的業務材料；收集整理后的業務材料及時組卷，并通過信息系統進行編號和編目，案卷內材料應按照案卷封面、卷內文件目錄（業務經辦明細目錄）、業務材料、卷內備考表的順序依次排列；業務檔案立卷后應定期移交到檔案管理部門集中保管。檔案管理部門嚴格履行交接、統計、入庫、利用、鑒定銷毀、移交和數字化處理等精細化工作，保證業務檔案真實、完整、安全和有效。整個養老保險業務檔案歸檔流程，做到移交資料全而準，審核嚴而精，操作細而快，不斷提高檔案歸檔入庫質量。

（三）技術精細化管理

實施精細化管理模式，必須實行技術精細化，提高檔案信息化管理水平。加強基礎設施建設工作，為檔案信息化管理工作的開展，奠定堅實的基礎。結合信息技術特點，做好檔案統籌規劃，保證檔案管理各項工作有效開展。為確保檔案信息化工作質量，要做好檔案現狀調查工作，通過系統化摸底調查，明確檔案信息載體、類型、數量等信息情況，力求做到心中有數，結合檔案管理實際情況，選擇信息化技術。做好技術細化管理，最大程度上發揮信息技術的優勢，進而提高檔案管理水平，提高檔案工作效率，促使檔案管理工作實現可持續發展。

（四）考核精細化管理

實施精細化管理，要從監督機制入手，強化量化考核力度。經辦機構除了做好日常檢查工作外，還需要增加量化考核密度，要不定期做好規章制度執行考核工作，從重點部位和環節等方面入手，做好監督檢查工作。依據績效考核結果，提高養老保險業務檔案管理效能。注重細節管理把控，將規章制度執行職責，落實到具體人員頭上，做好統籌規劃工作。通過細化分工，明確檔案管理工作責任，實施量化考核，進而提高養老保險業務檔案管理的工作效率與質量。

（五）安全利用精細化管理

養老保險經辦機構應設置專門的檔案庫房，做好檔案防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防污染、防塵、防鼠、防高溫“九防”工作，做好風險點排查和檔案安全生命周期的風險把控，加強風險識別、分析、控制、預警，采取風險控制措施，并且落實到位，避免發生安全事件。另外，養老保險是一項民生工程，圍繞民生需求，要不斷加強檔案的開發利用，主動拓寬服務渠道，提供檔案信息查詢服務，做好檔案信息的利用登記，在確保檔案和信息安全的前提下，拓展業務檔案利用渠道，提升利用效率，發揮檔案價值，服務養老保險業務。