渭南市退耕還林工程檔案管理要點探析

文/李 莉

本文以渭南市退耕還林工程檔案管理狀況為視域，闡述了退耕還林工程檔案的類型，并針對存在問題提出要確保檔案資料的合法、真實、完整，建立健全檔案管理制度和業務規范建設，加強檔案存放環境的安全保護設施。

退耕還林工程是黨中央、國務院為改善我國生態環境，維護國家生態安全，實現人與自然和諧共進而實施的一項重大戰略工程。渭南市自1999年開始啟動實施退耕還林工程以來，堅持“退耕還林、封山綠化、以糧代賑、個體承包”十六字方針，緊緊圍繞全市經濟社會發展大局，以“秦東增綠、農民增收”為目標，科學規劃，精心組織，扎實實施，工程建設取得了顯著成效，達到了“林業發展、生態改善、群眾增收”的預期目標，對改善局部生態環境、優化農村產業結構、促進農村經濟發展發揮了積極作用，被廣大農民親切地稱為“民心工程”“、德政工程”。

渭南市目前實施并驗收確認退耕還林面積224.39萬畝，其中退耕地還林86.2592萬畝，宜林荒山荒地造林138.13萬畝，封山育林25.2萬畝，涉及全市10個縣、市、區（不含韓城市）24.6萬余戶群眾。退耕還林工程取得了顯著成效：一是取得了明顯的生態效益。新增林業用地86.26萬畝，森林覆蓋率提高了6.6個百分點。二是取得了可喜的經濟效益。不僅直接領取了政策兌現補助資金，而且有力地帶動了地方特色經濟林產業的發展，成為農民增收的新亮點。同時為農村培育了新的經濟增長點。三是取得了顯著的社會效益。強化了全民的生態意識，參與生態環境建設的積極性大大提高。同時使土地資源得到了合理利用，農村勞動力資源得到合理配置，帶動了農村相關產業的發展，增加了農民收入。

退耕還林工程是一項龐大的系統工程，涉及面廣，政策性強，操作程序繁雜，退耕農戶資料多，在日常管理上存在很大難度。在實施這項復雜的社會系統工程中，產生了大量檔案,做好退耕還林工程檔案工作尤為重要，它不僅可以為工程管理工作的有序開展奠定基礎，而且對今后維護農民的合法權益，解決林權糾紛等具有重要意義。本文就如何更好地做好退耕還林工程的檔案管理提出幾點建議。

一、退耕還林工程檔案的類型

（一）文書材料。包括綜合性材料：如國家有關退耕還林的方針、政策，各級黨政領導重要講話，工作安排，工作總結，業務培訓等材料。專業性材料：土地調查，工程實施規劃、方案及作業設計材料；種苗檢疫和其他有關文字、數據、圖紙、憑證等材料。

（二）退耕還林合同、卡片資料。已完成退耕還林工程合同、卡片資料永久保存。

（三）各種責任書、林權證書。已完成退耕還林工程林權證頒發。

（四）照片、音像、地形圖、設計圖等資料。包括退耕還林工程實施過程各個歷史時期（階段）的圖片和音像資料（含工作會議、現場落實、土地丈量、育苗準備、造林現場、錢糧兌現、苗木生長、檢查驗收、工程監理、省級檢查、國家核查等等）。

（五）光盤、磁盤備份資料：包括退耕還林工程實施過程各個歷史時期（階段）的光盤、磁盤資料（育苗準備、造林設計、地形圖、衛星照片、錢糧兌現、檢查驗收、工程監理、檔案管理、省級檢查、國家核查等等）。

認真詳實做好退耕還林工程實施以來全面的文件檔案和最新的信息資源檔案管理，方便及時掌握第一手信息資料及退耕還林文件、政策法規，正確指導日常的退耕還林工作。

二、目前存在的問題

（一）檔案資料保存不合理現象有待于改進或調整

例如，退耕還林有關現金兌現的檔案資料保存于林業局財務科、林權證保存于林政資源科、糧食兌現資料保存于財政局、其他檔案資料保存于退耕還林辦公室。退耕還林辦公室的檔案管理應按門類進行整理，單獨分類設立卷宗。包括整個退耕還林工程的準備、工程實施、苗木供應、檢查驗收、錢糧兌現以及核權發證各個階段工作形成的全部材料。所有的退耕還林檔案應編制案卷目錄、卷內目錄、專題目錄。檔案盒及目錄格式可由縣以上檔案行政管理部門和林業主管部門根據業務需要設計、監制。各類檔案可按區域進行排列。

（二）缺少建立數字檔案的硬件設施

一是推廣運用計算機管理檔案。購買全國統一的檔案管理軟件，逐步規范退耕還林工程檔案管理。二是采購與建立數字檔案相關的計算機硬件設備，如電腦、高速文本掃描儀、數碼照相機、DVD刻錄機等。三是檔案人員急需培訓。檔案管理人員不僅要熟悉一般檔案知識，還必須具備計算機運用能力。要有計劃、分期分批地對退耕還林工程檔案管理人員進行必要的培訓，提高其業務素質。四是檔案庫房面積過小、檔案柜急需更新。

三、做好退耕還林工程檔案管理的要點和方法

（一）確保檔案資料的合法、真實、完整

退耕還林工程的檔案資料包括退耕還林政策的文件和作業設計、及造林情況的一手資料。造林情況的一手資料指有關造林詳細情況和從農戶手中收集來的資料，這類資料必須合法、真實、完整。檔案管理人員要“吃透宏觀政策，熟悉微觀情況，嚴格審核檔案”。

1.吃透宏觀政策

退耕還林工程關系國計民生，隨著工程的連續實施，有關政策也相繼出臺。作為工程的檔案管理人員，必須本著為退耕戶服務的宗旨，認真學習退耕還林的有關政策、法規、文件和條例，深刻理解每條每款的涵義，并聯系實際，做到吃透退耕還林工程的文件、政策法規和條例的精神。

2.熟悉微觀情況，嚴格審核檔案

檔案是對事實的客觀反映，退耕還林檔案是政策兌現的法律依據。在收集檔案資料時，一定要熟悉退耕還林工程作業區的實際情況，對涉及到的山頭、地塊的造林詳細情況以及退耕戶的基本情況，都必須深入實際一一調查、了解清楚，做到心中有數。要嚴格審核，逐個核對登記，對不完整或存在問題的，及時補充改正。

（二）建立健全檔案管理制度和業務規范建設

1.文書檔案的分類組卷

分類前，先依據文件內容確定好文件的保存期限，上級下達的批示、批復，重要文件總體規劃等具有長遠保存和利用價值可永久保存。如文書檔案根據實際情況，將問題分類法和年度分類法結合起來。先按問題分類法分成：作業設計類、檢查驗收類、政策兌現類、年度報表類、退耕還林具體標準式樣規定類、會議材料類、案件處理類等，然后在各小類內部按年度劃分。組卷后寫清類目和文件目錄，逐年編號存放。

2.科技檔案的分類組卷

科技檔案在工程管理和科學研究等方面具有長遠保存和利用價值，要永久保存。在分類時依據檔案的內容、性質、特點和相互聯系，把一個立檔單位內部的技術檔案劃分成一定類別，形成一個從屬關系和平行關系，同時分類的層次、類目要簡明。如一個立檔單位其實際情況涉及作業區太多，則可先從內容反映上分成縣級和鄉級兩部分，縣級檔案再按問題分成檢查驗收、作業設計、政策兌現、工程管理、種苗供應、會計賬目等類目。然后在各類目內按年度下分。最后組卷、編目錄、逐類編號登記存放。

3.建立健全檔案管理制度

檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，非借閱檔案，絕不借閱。借閱檔案要辦理借閱審批、登記手續。歸還后仍應詳細記錄，何時何人歸還何資料，借閱者要負責借用檔案的安全和保密工作。保管期限已到或超過保管期限的檔案，必須由各級檔案管理部門負責編制銷毀清冊，由專人集中進行銷毀，并報上級主管部門備案。

（三）加強檔案存放環境的安全保護設施

退耕還林檔案管理人員應保持檔案室內的干燥、通風、干凈、整潔，做好防火、防蟲工作，并定期檢查檔案資料的安全保管狀況。