信息系統(tǒng)在物資管理中的定位和實施原則

孫 濤

（國核工程有限公司， 上海 200233）

1 信息系統(tǒng)應用背景

為了更好地服務于工程建設，物資倉儲管理方都引入了先進的物資管理信息系統(tǒng)，比如廣核工程公司SAP系統(tǒng)、中間庫系統(tǒng)、二三公司CP2系統(tǒng)等等。各個公司引入物資管理系統(tǒng)的目的都是一樣的，那就是提高公司的管理水平，但是很多情況下，即使引入個國際上非常先進的管理信息系統(tǒng)，物資管理水平卻不見起色，甚至引來更多的人力投入，使員工的工作更加繁瑣，數(shù)據(jù)更加不可靠。

2 實施系統(tǒng)后遇到的問題

2.1 復雜的數(shù)據(jù)處理

工程公司引入SAP系統(tǒng)后，大量的數(shù)據(jù)需要錄入，部門與部門之間業(yè)產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)處理任務，比如一個批次的入庫工作從一開始到結(jié)束需要多達十幾個人處理，假如一個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)有問題，整個批次的數(shù)據(jù)都無法處理。紅沿河核電站自2010年到2014年共產(chǎn)生近萬個到貨批次，每一個批次又包含很多的數(shù)據(jù)，這樣就產(chǎn)生的天量的數(shù)據(jù)量。數(shù)據(jù)量并不可怕，有計算機管理。但是這些數(shù)據(jù)部門之間的處理卻是人工的，一條數(shù)據(jù)出錯就影響整個批次ECC的出具，在最高峰時，紅沿河項目路堆積了多達上千批次ECC沒有按時出具，很多頑固的批次已經(jīng)遺留了2年多的時間未處理，因為這些數(shù)據(jù)，公司增加了大量的數(shù)據(jù)處理人員。

2.2 危險的庫存準確率

2014年6月份，陽江項目部、防城港項目部通過信息系統(tǒng)查詢，紅沿河核電站有大量多余的核級不銹鋼管不再使用，于是發(fā)起了項目借用單，希望借用紅沿河項目部核級不銹鋼管以解燃眉之急。待借用單流轉(zhuǎn)到紅沿河物資部門時，管理人員卻發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的不銹鋼管庫里已經(jīng)不存在，而信息系統(tǒng)里依然庫存很多。2014年9月紅沿河項目部庫存盤點，盤點的準確率只有97%，抽查盤點的物資有多達十分之一的不準確或缺少，這是一個十分令人擔憂的問題，往往一個小部件的短缺影響關(guān)鍵路徑的進展，庫存準確率不得不發(fā)人深省[1]。

2.3 大量的系統(tǒng)存儲貨位與實際貨位不符

通過對工程公司紅沿河項目部核島物資承包商二三公司信息系統(tǒng)中查詢驗證，發(fā)現(xiàn) 6萬多條數(shù)據(jù)中有大概一半的存儲貨位和系統(tǒng)中記錄的貨位是不符的。大量的貨位不符，給日常出庫備料造成了很多的困難，大量的WAS延遲配送，再加上二三供公司人員的持續(xù)流動，物資管理因此受到了大量的投訴。承包商物資管理的不到位，直接影響到工程公司各個部門的矛盾，不斷的查詢、投訴彌漫在各個部門，工程公司物資部門的管理工作量無形中增加了很多倍，再加上人員有限，工作中承壓很大，事情很多時候不能做得很完美。

2.4 退庫物資與返運物資的管理空白

根據(jù)現(xiàn)行的物資管理流程，工程物資的退庫有部分是入物資管理系統(tǒng)的，部分是不入物資管理信息系統(tǒng)的，返運物資與此相類似。如果物項在質(zhì)量上是有問題的，那么二三物資管理系統(tǒng)中是無法做退庫處理的，也無法更新庫存，造成部分退庫物資和返運物資在系統(tǒng)中無法跟蹤，日常的管理中單憑臨時的退庫單加以管理。二三公司物資管理人員的工作量很飽滿，再加上人員的流動、離職，造成了很多的退庫和返運跟蹤出現(xiàn)了斷層。沒有一個系統(tǒng)或者負責人能清晰地全記錄物項的去向。假如物項退庫了，但是在系統(tǒng)中沒有跟蹤貨位，就會沒有人知道物項真實的去處。據(jù)統(tǒng)計紅沿河項目部返運、退庫發(fā)生上千單，NCR退庫物項更是巨大，如此都得事件都是通過人工進行管理統(tǒng)計，工作量相當大。假如一項物項出現(xiàn)管理的缺失，引起的糾紛更是難以解決。

2.5 物資標示不全

核島物資管理物項多達幾十萬計，各種物項即使是相同的名字，但是設計圖紙不一樣，設計參數(shù)不一樣，兩個物項就不是相同的物項，任何一個經(jīng)驗豐富的物資管理工程師都無法做到對每一個物項的精確把握。那么唯一能做到精確定位的就只有物資標簽。沒有了物資標簽，物項就有可能如大海撈針一樣散落在數(shù)以十萬計的物項中，難以區(qū)分，更壞的情況是不相同的物項被錯誤地安裝。2014年9月，LOT75采購的包泵軸找不到了，經(jīng)過各種核實查找，終于在核島B1庫貨架上找到，物項上沒有任何的標示，信息系統(tǒng)中沒有任何的記錄。找到了是幸運的，最終沒有耽擱現(xiàn)場的安裝工作，但是如果類似沒有標簽的事件多發(fā)，那么出現(xiàn)問題就是遲早的事情，無法規(guī)避。

3 現(xiàn)行物資管理問題管理信息系統(tǒng)解決方案

數(shù)據(jù)源的唯一性。在實際的工作程序中很多的數(shù)據(jù)問題由于裝箱單數(shù)據(jù)與采購訂單數(shù)據(jù)不一致產(chǎn)生，產(chǎn)生這一問題的原因就是數(shù)據(jù)源的多重性?，F(xiàn)場物資收貨數(shù)據(jù)是根據(jù)供應商提供的裝箱單錄入的，也就是實際的收貨物項，而進行價格拆分匹配時卻要核對采購訂單，有時候采購單位不一致、采購數(shù)量不一致，都會導致出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題。假如供應商裝箱單的數(shù)據(jù)根據(jù)采購訂單生成，一切的數(shù)據(jù)源都來自于采購訂單，問題迎刃而解。當然實現(xiàn)這一方式需要用SAP系統(tǒng)改進，能讓供應商參與數(shù)據(jù)的錄入選擇，或者開放一定的數(shù)據(jù)端口，供應商可以獲得采購訂單的數(shù)據(jù)，并且根據(jù)采購訂單自動、有選擇地產(chǎn)生供貨箱單，并傳遞到現(xiàn)場物資收貨部門進行開箱驗收、入庫等操作[2]。

強制要求物資管理承包商統(tǒng)一使用SAP系統(tǒng)?，F(xiàn)行核島物資管理數(shù)據(jù)先錄入到二三公司的CP2系統(tǒng)，然后通過中間庫導入傳遞到SAP系統(tǒng)，中間有很多往來的數(shù)據(jù)傳遞，一個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的改變都會影響物項的收貨。統(tǒng)一使用SAP系統(tǒng)進行物項管理，消除了兩個系統(tǒng)的不一致問題。

當然有些措施是無法實現(xiàn)的，比如強制二三公司物資部門使用 SAP，那只有工程公司自己增加工作量，配備大量的數(shù)據(jù)處理崗位，保證系統(tǒng)的可行性。

（1）關(guān)于系統(tǒng)中的貨位與實際貨位不符問題。在實際工作中物資管理人員開箱完畢后，上貨位、貨架后都是手工記在箱單上，或者直接不記錄，然后回辦公室系統(tǒng)中錄入相關(guān)的貨位，這樣操作就容易使人員遺忘、錄錯貨位。另外產(chǎn)生貨位不準確的還有庫位物項移動沒有在系統(tǒng)中及時更新，解決方案是統(tǒng)一配備倉庫使用的移動終端，移動終端可以實現(xiàn)查詢物項、錄入物項實際貨位、拍照、修改物項貨位等功能，實時地傳遞到物資管理信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)零傳遞間隔，這樣就避免了貨位更新不及時的問題。另外數(shù)據(jù)終端還應該可以打印物項標簽，對于缺少標簽的物項及時進行修正，這樣驗收合格物項、退庫物項都能及時地補上標簽。

（2）退庫物項和返運物項信息系統(tǒng)管理的空白。在工作流程上進行重新定義，所有的額退庫物項與返運物項必須通過信息系統(tǒng)跟蹤。所有的退庫單都在系統(tǒng)中走退庫流程，物項質(zhì)量功能完好，可以繼續(xù)正常使用的，入到系統(tǒng)庫存中。質(zhì)量有缺陷的物項，統(tǒng)一退庫到退庫物資庫存中。返運物資必須在系統(tǒng)中發(fā)起返運申請單，實現(xiàn)物項信息系統(tǒng)的全過程跟蹤。

（3）物項流動的全過程跟蹤。物資從到貨到開箱驗收入庫、出庫等全過程必須在系統(tǒng)是進行全過程跟蹤。臨時的WAS單等必須由系統(tǒng)產(chǎn)生，便于數(shù)據(jù)的收集和后續(xù)處理。做到了物項流動的全過程管理，就能為庫存的準確性打好堅實的基礎。

4 管理信息系統(tǒng)的定位和實施

物資管理信息系統(tǒng)定位。物資管理信息系統(tǒng)的終極作用就是使用最小的成本，管理大量的儲存物資。無論是SAP、CP2，在職業(yè)人眼中不過是一堆二進制代碼，但其所承載的卻是一套完整的業(yè)務流程。系統(tǒng)無所謂好壞，但凡系統(tǒng)在實際的工作中，節(jié)省了大量的人力，提供了及時準確的需要的信息，那就是一個好系統(tǒng)。物資管理信息系統(tǒng)的定位就是用最小的人力成本，產(chǎn)出最準確的需求信息量，減輕物資管理人員的工作量。

物資管理信息系統(tǒng)的實施是一個個業(yè)務流程緊密相關(guān)的工作。普遍的看法是公司花了巨大的代價買了SAP系統(tǒng)，那么相當于把國際上先進的管理方式買到手了，其實公司花的錢不過是買了一堆二進制代碼。不但買了代碼，還讓無數(shù)的基層員工花費大量的時間在上面。

物資管理信息系統(tǒng)的實施關(guān)鍵就是業(yè)務流程的優(yōu)化，系統(tǒng)和業(yè)務流程是行動的兩個左右手，上物資管理信息系統(tǒng)必須革新業(yè)務流程。有新的業(yè)務需求時，也必須實時的變更信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)的實施本質(zhì)就是業(yè)務流程和系統(tǒng)不斷磨合的過程。文章中提到了物資管理中的問題，根源就是物資管理信息實施時，業(yè)務流程沒有被規(guī)范，現(xiàn)場實際業(yè)務和系統(tǒng)是脫離的，造成信息系統(tǒng)更新、跟蹤不及時，繼而出現(xiàn)了很多問題。假如出現(xiàn)問題，需及時地規(guī)范業(yè)務流程，改進系統(tǒng)，那么以上出現(xiàn)的問題，都可以最大限度的規(guī)避。

5 物資管理信息系統(tǒng)實施原則

（1）業(yè)務流程必須革新，與管理信息系統(tǒng)契合

堅決杜絕實際業(yè)務做一套手工跟蹤，信息系統(tǒng)員工補錄一套。文章中退庫和返運業(yè)務就是典型的收購該跟蹤，系統(tǒng)真空的案例，需要迫切改進的就是退庫返運單必須入系統(tǒng)跟蹤，嚴禁個人手工統(tǒng)計，杜絕出現(xiàn)丟失，跟蹤不到位情況。

（2）信息系統(tǒng)實施目的是減少人為失誤，實時提供需要的準確信息

假如員工出現(xiàn)了系統(tǒng)、業(yè)務兩條路行進時，或者推行系統(tǒng)后員工工作量增大時，必須要革新業(yè)務流程，或做系統(tǒng)改變。文章中貨位不準確的問題本質(zhì)上就是系統(tǒng)拖累了實際的業(yè)務流程，必須對系統(tǒng)加以改進，引入手持終端，快速地更新。

（3）物資管理關(guān)鍵業(yè)務流程必須系統(tǒng)全程參與

任何的業(yè)務流程必須在系統(tǒng)中有相應的體現(xiàn)跟蹤，比如物資開箱入庫更新貨位，物資倒庫更新貨位，返運退庫，必須系統(tǒng)更新跟蹤等等。

6 結(jié)束語

綜上所述，隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，大型的工程越來越多，隨之產(chǎn)生天量的數(shù)據(jù)應用，伴隨工程建設的物資倉儲信息量更是十分巨大。文章通過這種信息系統(tǒng)在物資管理中的定位和實施，提高了公司的管理水平，提高了員工的工作效率，保證了數(shù)據(jù)的可靠性，值得推廣應用。

[1]魏華.醫(yī)院物資管理信息化建設的思考[J].中國管理信息化，2018（03）：68-69.

[2]吳衛(wèi)兵.提高工程物資管理的有效策略探討[J].中國新通信，2017（22）：92-93