山東耐材集團三體系內部審核實踐

國 苗，周 磊，吳吉玉

1 前言

質量、環境和職業健康安全管理體系（以下簡稱三體系）內審是組織按照策劃的時間間隔由組織自己或以組織的名義進行，用于組織內部三體系運行情況檢查，可作為組織自我合格聲明的基礎。三體系內審的作用在于使三體系滿足評定標準或其他約定文件的要求，向相關方提供可靠保證。它作為一種重要的管理手段，便于組織發現管理中的問題，及時采取改進措施，為順利通過第二方或者第三方審核做好準備。有效的三體系內部審核能夠給組織帶來潛在的經濟效益。由于山東耐材集團各個子分公司三體系發展不平衡，個別子分公司三體系內部審核方案不夠系統，內部審核人員不夠專業或敬業，導致內部審核工作不夠深入，致使內審人員在三體系內部審核工作中未能及時發現三體系運行中的不符合或者潛在不符合，影響了內部審核質量，降低了管理績效。針對類似情況，山東耐火材料集團公司通過有效開展三體系集中審核，對內部審核工作進行策劃、實施、檢查和改進，提高了三體系內部審核質量。

2 內部審核實施過程

2.1 內部審核工作的策劃

1）優化內部審核流程。山東耐材集團三體系審核主管部門為確保內部審核工作有序開展，設計策劃了內部審核流程，并不斷優化。流程可以提煉為7個“統一”，即統一的內審實施計劃，統一的內審員，統一的檢查表，統一的現場記錄表，統一的效果評價，統一的改進要求，統一的跟蹤驗證。

2）內審員的選擇尤為重要。凡是參加集團公司三體系內部審核的人員必須由各個子分公司擇優推薦。一個優秀內審員需要具備如下條件：工作認真扎實，善于發現問題；經過系統的三體系內審員培訓；對集團公司的關鍵管理過程和產品或者服務有準確的認識，具備良好的語言溝通能力。內審組長還應具備管理和領導內審組的知識和技能，便于有效和高效地完成內部審核工作。

3）內部審核實施計劃的編制。內審組長負責策劃三體系內部審核活動，編制內部審核實施計劃。應明確審核目的，審核范圍、審核準則、審核重點、審核時間，審核所需的資源及審核首次、末次會議時間和參加人員等。為確保審核工作順利開展，要求將內審計劃于審核一周前通知受審核單位和所有內審人員。

4）內審前的準備工作。內審組長應在進行內部審核前與受審核單位取得聯系，獲得其主要的文件信息，如管理手冊、程序文件和職責與權限等。為提高審核效率，確保審核效果，內審人員應根據內審實施計劃編制審核檢查表，明確審核的重點工作和審核思路。內審組長應對內審人員編制的檢查表內容進行監督檢查，便于查缺補漏。

2.2 內部審核工作的實施

1）內審首次會議的召開。由內審組長主持首次會議，要求內審人員和受審核單位主要負責人都要參加，以提高雙方的重視程度，重點是確認內審實施計劃的可行性。內審組長應明確審核范圍、審核目的、審核準則和審核方法，指出審核過程中的注意事項，對受審核單位和內審人員提出與內審工作有關的相關要求等。應保留首次會議簽到表和會議記錄。

2）內部審核的開展。內審人員根據內審實施計劃和檢查表，按照過程方法、PDCA循環方法和基于風險的思維對受審核單位進行現場審核。可以通過查閱受審核單位文件信息，或者與其交流的方式進行審核。應重點關注組織人員能力和履職情況、產品或服務關鍵的質量特性、重要環境因素、危險源和風險識別及其控制措施。應避免與受審核單位發生爭執，遇到意見不統一的情況可以找內審組長協商解決。

3）對審核記錄的要求。內審人員的審核記錄應覆蓋內審實施計劃的審核內容，確保無漏項。尤其對于不符合事實的描述要詳細，便于追溯和受審核單位下一步的整改。內審組長應對內審人員的審核記錄進行審核，重點是關注記錄的全面性和符合性。對于不符合要求的審核記錄應要求內審人員予以糾正。

4）內審末次會議的召開。由內審組長主持末次會議，要求內審人員和受審核單位主要負責人都要參加。由內審人員逐一向受審核單位通報審核過程中發現的問題。為便于下一步開出不符合項和編制內部審核報告，對于內審人員提出的不符合項或者建議整改項需雙方進行確認，做到無分歧。要求保留末次會議簽到表和會議記錄。

5）對內部審核總結的要求。內審組長組織內審人員對審核情況進行交流，總結出受審核單位三體系運行中普遍存在的問題，或者對三體系運行質量影響較大的問題開出不符合報告。報告主要包括不符合事實描述、不符合的標準條款、不符合的嚴重程度，整改要求及完成時間等。內審組長負責編制內部審核報告，主要包括審核的目的和范圍、審核準則、審核日期、審核人員、審核發現、審核結論、審核報告的發放范圍等。要求于審核結束后一周內發送相關單位。

2.3 內部審核工作的檢查

1）受審核單位的整改。要求受審核單位對三體系內部審核提出的不符合項和建議整改項認真組織整改。認真分析原因，及時糾正或者采取糾正措施。舉一反三，防止類似問題的重復發生。

2）內審組負責跟蹤驗證。內審組長組織內審員對受審核單位的整改情況進行檢查。重點是查看其分析的原因是否正確，糾正和采取的糾正措施是否有效。檢查人員應對整改情況填寫驗證結論。

3 內部審核工作的改進

1）加強內審員培訓。為提高內審員的審核水平，集團公司要求各個子分公司抓住三體系內部審核、第二方或者第三方審核的機會，要求內審員陪同審核，學習審核思路、審核方式，積累審核經驗，不斷提高專業素養。

2）重視內審員配置。任命一批具備管理和審核經驗的內審員，組建優秀的三體系內部審核隊伍。要求每個單位配備1名三體系內審員，負責本單位三體系運行的自查自糾工作。

3）總結審核經驗。針對每次三體系內部審核工作進行總結，找出審核亮點和存在的不足。關鍵是制定改進措施，確保持續提高內部審核質量。

4）實現標準要求和日常工作的有機結合。將三體系標準要求融入日常工作中，將定期的監督檢查和內部審核協調進行，避免形式化。

5）發揮領導作用。領導重視是做好三體系內部審核工作的關鍵。適當時，領導直接參加三體系內審員培訓和內部審核。

6）采取交叉內審。對于包含兩個或兩個以上分公司的集團公司來說，采取交叉內審的方式進行三體系內部審核，能夠達到互相學習，取長補短的目的，便于提高審核質量和管理水平。

4 結語

山東耐材集團通過三體系內部審核的策劃、實施、檢查和改進，內審員對于三體系標準條款的理解愈來愈透徹。在每次的內部審核中，內審員都能夠發現三體系運行中的不符合或者薄弱環節，提出改進產品或服務質量、保護環境和保障職業健康安全的良好建議。近年來，公司的三體系運行質量和內部審核工作，得到了中質協認證中心專家的認可和贊揚。三體系內部審核作為組織一種自我改進的機制，已成為集團公司搞好質量、環境和職業健康安全管理體系工作的重要抓手，有效地提升了公司的管理績效。