對檔案管理工作重要性的探討

史美嬌(伊春市第一醫院，黑龍江 伊春 153000)

檔案和檔案管理作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作，它的真實記錄成為人們日后不斷觀察和研究的依據。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，才能實現檔案管理工作的價值。因此，做好檔案管理工作，對任何一個管理單位或企業來說都具有一定的重要性。

一、檔案管理工作的意義及作用

合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還可以對企業或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內容包括著發展過程的優秀成果，因此，檔案可以為曰后企業或單位的發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定發展方向最好的參考資料。隨著我國的全面發展與進步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現狀和成果。因為企業或單位的資源取向，模式、戰略，以及未來的發展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業或單位取得市場競爭，全面發展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項重要的作用：其一，作為考察依據的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。同時，檔案的參考性和內容非常廣泛與豐富，任何地區或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當所涉及的難題需要參考檔案的時候。只要到有關檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

二、檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理工作的規范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質量和不泄露。不僅對檔案袋實行統一的印制，對工作人員進行統一的培訓，還統一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環節的檔案工作嚴格控制，例如：檔案的借閱和復印等。只有嚴格統一使檔案管理工作規范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩定基礎。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務創新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區的檔案館對于全宗學理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數字化、電子文件，文檔一體化和與改革創新配套的檔案法律、法規、行政規章建設等許多問題進行了大膽的創新實踐與理論研究，取得了很多有益的經驗。檔案服務創新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務的工作量，相對于傳統的手工勞動方式得到增大。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案人錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現代合理科學的管理方式，實現信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環節都需要通過嚴格的管理機制進行把關，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規范和信息化的監督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監督機制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

三，檔案管理工作篆略

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，改變管理者的內外素質，增強其專業的知識，實現檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上企業和單位發展步伐。

其一，強化管理者的管理意識和綜合素質。并進行規范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此.要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因索影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動與創造性，因此要加大對管理者的練合水平進行培養。目前檔案管理工作越來越現代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行改革，只有具有專業知識的管理者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。

其二，加強檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進行開發。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，要委派專門的檔案管理人員進行管理，同時也要在安全工作上做好一切措施.例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關注的焦點，所以，我們應該采用多種形式，及時，準確、迅速的開發和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

總而言之，我國的發展變化，使檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富。由于檔案所記錄的內容反映著以往歷史的情況，是最為有效的考察依據，因此，基于它所具有的重要性，作為檔案管理工作的企業和單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。