保險業電子發票的推廣準備及應對

李愛民 李濤

電子發票相對傳統的紙質發票有著低能耗、查找便捷、容易保存、投遞方便等諸多優點，被廣大消費者認可，現已廣泛運用電商、電信、快遞、公用事業。根據國家稅務總局《關于推行增值稅電子發票有關問題的通告》（國家稅務總局公告2015年84號）、《關于進一步做好增值稅電子普通發票推行工作的指導意見》（稅總發［2017］31號）等相關規定，金融業已被國家稅務總局正式納入推行使用電子發票的范圍內。

2017年3月以來，許多保險企業已著手對自身發票管理系統進行改造，向稅務部門提出使用電子發票的申請。在當前保險業推廣使用電子發票的過程中，企業應做那些準備，可能面臨那些問題，面對存在的問題如何進行有效解決，筆者根據工作實踐來談一談自己看法。

一、保險業電子發票推廣前的準備

保險業作為一個特殊行業，在經營活動中具有與其它行業不同的特點：

在業務經營上，主要以銷售保險產品為主，以保險合同為載體，按合同約定，由投保人繳納保險費，保險公司向投保人出具保單及保險費收費憑證；在收費方式上，存在保單一次性收費與多次收費的情形；在組織架構上，更多的是要實現總分機構內部發票系統的設計與管理，由保險公司總部完成電子發票管理系統的改造、升級，保險公司的分支機構按屬地原則，向其機構所在地國稅機關辦理申領、使用及核銷發票。

保險行業的上述特點，決定了保險業在電子發票推廣中相對獨立核算機構而言更為復雜。為此，推廣前務必進行充分調研，做好軟硬件設施的準備，開發或完善自身的發票管理系統、修改財務管理流程，在做好系統測試的基礎上，通過培訓宣傳，才能為電子發票的順利推廣提供有力保障。

一是保險公司必須根據國家稅務總局對電子發票的管理要求，開發或完善自身的發票管理系統，實現與自身業務管理系統、國稅局電子發票管理系統進行對接。2016年5月保險業推開增值稅以來，保險公司已建立自身發票管理系統，實現了與營改增后涉稅業務系統對接，完成系統推送紙質發票開具，并與國稅局發票管理系統進行了實時對接。但由于電子發票有著自身的特點，需要根據國家稅務總局《關于發布增值稅發票系統升級版與電子發票系統數據接口規范的公告》（國家稅務總局公告2015年第53號）的要求，對原有企業的發票管理系統進行升級改造，實現納稅人登記信息查詢、發票庫存查詢、發票開具和發票查詢等功能。做到發票管理系統能有效接收國稅局推送電子發票號段，能將發票信息上傳稅務機關，同時傳輸給對接的發票管理系統，生成帶納稅人簽章的電子發票及其圖像文件，從而實現電子發票管理的所有功能。

二是保險公司應根據組織架構及管理要求，明確總分機構電子發票管理與開具的職責，做好各開票部門的軟硬件配置。保險公司一般都實行總分機構的管理模式，發票的開具由分支機構來完成，每一家分支機構都是一個開票單位，都均需采購核心板、報稅盤，同時由分支機構向當地稅務機構申請辦理電子發票的發行工作；各分支機構在硬件準備完成后，總機構需通過稅控服務器中按開票單位建立電子發票終端完成發票的領用，實現自身發票管理系統對電子發票的分發；各分支機構按稅務部門的管理規定，向其總機構申請制作電子發票專用章用于自建電子發票平臺所開具的增值稅電子發票，完成電子發票開票前的硬件準備。

三是保險公司應根據保險業務的特點及要求，確定電子發票開具的范圍及發票推送方式。保險公司應根據自身開辦保險業務的險種、風險管控類別，確定電子發票的開具范圍、票面基礎信息，完成自身發票管理系統的設定。同時，要根據保險業務各渠道銷售的特點及消費者的實際需要，確定電子發票的推送方法以及發票信息的查詢方式，從而提升客戶的滿意度。

四是保險公司應根據自身實際，建立健全電子發票的管理制度及操作流程。保險公司應明確總分公司機構電子發票的管理職責、管理流程及管理要求；對自建發票管理系統，制作下發操作手冊，明確系統操作及系統維護的權限，同時，對系統升級、系統故障的處理要明確責任。

五是保險公司推廣實施電子發票，要做好廣泛宣導，先行試點，在達到預期結果的基礎上進行推廣，避免少走彎路。推廣使用電子發票與其他系統的推廣一樣，上線前必須事前做好測試與試點工作，檢測自身系統的開發是否滿足原設計的要求，是否與國稅部門對發票管理系統要求一致，有無系統漏洞與差異，對測試發現的問題應及時著手排查，并對系統進行維護與完善。同時，對上線的保險分支機構要做好宣傳，特別對操作人員要進行系統培訓，使其掌握系統操作技能。

二、保險業電子發票開具及使用面臨的問題及應對

從其他行業使用電子發票及部分保險企業試點情況來看，電子發票在保險業推廣及使用仍面臨著一些問題，短期內可能會引起客戶投訴，加大保險公司自身發票管理風險，主要體現在以下兩個方面：

一是保險業電子發票的開具與客戶要求存在差異，時效性仍不能滿足客戶的要求，電子發票的下載打印還不便捷。目前保險業的電子發票推廣還處于初級階段，電子發票使用范圍還較窄，沒有全面鋪開。一方面由于存在共保等一些特殊業務，系統還不能實現自動化，需要人工進行處理，時效性還不能滿足客戶的要求；另一方面保險業電子發票開具的申請，需要公司內部人員通過自身業務系統、電話、公眾號進行發票申請，渠道單一，難以滿足客戶要求；加之電子發票的下載地址存在一定局限性，客戶下載打印仍不方便，與客戶的需求存在一定差距。

二是保險業使用電子發票，與其他行業一樣，費用報銷時取得的電子發票仍存在發票不合規，發票報銷重復的風險，短期內需要人工對報銷的電子發票進行臺賬登記來管控，人工控制成本高、效率低，無法有效防范電子發票不合規及重復報銷的風險。

隨著發票改革的不斷深入，電子發票取代現有紙質發票已是發票改革未來的趨勢，保險業如何有效化解電子發票推廣中存在的問題，防范發票管理風險，筆者認為可以從以下兩個方面入手：

一是保險總公司應高度重視電子發票在系統內的推廣工作，從全局思考發票在未來企業管理中的作用，對發票管理系統進行深層次的改造。同時，根據客戶要求，向稅務部門提需求，為客戶電子發票申請、查詢、打印提供更為開放、便捷的渠道。當前，保險公司應擴大電子發票的開具范圍；提供客戶更為方便的發票申請推送渠道、查詢渠道，方便客戶下載打印；同時，爭取稅務部門的支持，充分實現客戶發票驗證簡捷，真正做到資源共享。

二是保險公司應建立適應電子發票報銷管理制度，開發電子發票報銷管理系統，從源頭上治理電子發票不合規及重復報銷的風險。隨著電子發票使用量的增大，保險公司應著手修改原有的發票管理制度，明確電子發票的取得人員、報銷人員、審批人員的職責，拒絕不合規電子發票報銷；同時，建立電子發票管理系統，對報銷的電子發票信息進行采集，并與稅務系統進行對接，解決手工電子發票的驗證與發票重復報銷的問題。