淺析工程檔案在工程建設中的作用

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內蒙古蒙泰不連溝煤業有限責任公司 內蒙古 鄂爾多斯 010321

引言

工程檔案是指工程項目從立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理以及驗收等過程中形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等資料，可為后期工程的實施提供科學依據。工程檔案早已成為工程建設及竣工驗收的必要條件，它能為工程檢查、維護、管理、使用以及改建、擴建提供原始參考。做好工程檔案的管理工作，有利于提升企業信譽，加強企業競爭力。

一、工程檔案工作的重要性

工程檔案作為一種極其珍貴的信息資源，是建設項目全過程的真實寫照，肩負著傳承城市人類文明的重任，推動著城市建設的發展。工程建設前期形成的檔案主要是指令性文件，由行政文書部門收發、管理和保存。指令性文件主要包括工程建設數據、建設用地審批文件等。在國家檔案局、國家發展改革委于2006年發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》中，把檔案驗收規定為專項驗收重要組成部分，納入了建設項目的竣工驗收程序，而且將其作為竣工驗收的前提條件之一。工程建設形成的文件是建設部門在工程建設活動中直接形成的原始記錄，經收集、整理、立卷后組成工程檔案并移交給保管單位，是最具權威和法律效力的。

工程檔案作為工程建設的技術成果之一，其提供的準確數據和圖表為城市規劃和建設管理提供了最前沿的參考資料。它是建設工程管理、維修、改造和擴建、恢復等工作的前提基礎；能作為憑證為規劃審批、工程設計、建設施工、產權糾紛提供可靠資料；可為城市建設、歷史考察、總結經驗、技術交流、科學研究提供信息資源。

二、加強工程檔案工作的具體措施

工程檔案詳盡地記錄了工程建設的全過程，客觀反映工程建設內部各個環節之間的內在聯系和發展規律，對工程建設后期的維修、改建和擴建等具有科學的指導作用，因此，做好工程檔案管理工作至關重要。

1.重視工程檔案工作

工程檔案可為后期工程的實施提供科學依據。由此，相關部門應高度重視工程檔案工作，確保各個程序準確無誤，保證數據的科學性。工程管理人員應全程跟蹤服務，特別是在項目建設的初期階段，遵循項目建設和檔案的形成規律，對項目檔案工作及早做好統籌規劃。某些建筑公司在工程建設中忽略了工程檔案管理工作，等工程即將交工驗收時才匆忙整理，這給檔案整理工作帶來了很多不便。

2.制訂完善的工程檔案管理制度

無規矩不成方圓，只有制訂完善的檔案管理制度才能保證檔案工作的順利開展。在工程建設過程中，企業要配備專業的工作人員，明確其崗位責任，明確各施工管理人員記錄的資料，明確施工過程中各檢驗批次的劃分，確保各種材料的檢驗批次、各個施工工序準確到位，這樣才能更好地將工程檔案管理和工程實際施工相結合。

3.確保工程檔案資料的真實性和準確性

準確性是做好工程施工的核心。針對各項工程技術資料，分部分項要劃分準確，數據計算要準確。表格模板要統一，文字一律采用規范用語。建設單位、監理單位管理人員和施工單位負責人對技術資料具有審查監督的作用，施工單位技術負責人要對技術資料做到心中有數，重要部分必須親自審查把關。

4.加強工程檔案工作人員隊伍建設

高水平的檔案管理工作離不開高素質的專業管理人員，這要求企業重視對專業工作人員的培訓，吸引懂技術、會管理、業務精且具有相關資質的專業人才加入檔案管理團隊。定期進行集中業務培訓，及時整理各種文件、數據。

5.加強工程檔案信息化建設

目前，計算機已廣泛應用于人們的工作中，極大地提高了辦公效率。對此，工程檔案管理負責人在選拔人才時，應挑選那些計算機和軟件應用能力較強的工作人員，讓其利用專業知識建立檔案信息檢索系統，提高工作效率。

三、結語

工程檔案工作是一項集專業性、服務性于一體的復雜工作，在工程建設中有著舉足輕重的作用，從某種意義上講，工程檔案能夠真實、直接的反映出工程的實際質量，是評價工程的主要依據。當下，相關部門與企業應高度重視工程檔案工作，嚴格制訂完善其管理制度，加強檔案工作人員隊伍建設，更好地為工程建設服務?！?/p>