淺談志書資料年報與年鑒組稿之關系

馬艾民

（吉林省地方志編纂委員會，吉林長春130051）

2010年6月9日，吉林省地方志編纂委員會印發《關于在全省市（州）、縣（市、區）啟動續志資料長編工作的通知》。2011年印發《續志資料長編工作意見》，2016年印發《關于進一步加強續志資料長編工作的指導意見》，對如何開展這項工作提出較全面、較詳細的實施辦法。這三個文件的印發，標志著吉林省的續志資料長編工作逐步走向規范。截至2016年底，在不到6年的時間里，吉林省69家市（州）、縣（市、區）地方志工作機構，啟動續志資料長編工作的有64家，約占93%；尚未啟動的有5家，占7%。完成二輪修志任務的市、縣兩級方志辦全部啟動開展了資料長編工作，沒有完成二輪修志任務的5家方志辦也將在2018年全部啟動續志資料長編工作。此外，在吉林市、公主嶺市和延吉市進行志書資料年報制度試點。從2016年開始，遼源等市、縣在資料長編工作的基礎上，自覺地開展了資料年報工作，在印發的資料征集文件中，向承報單位提出明確要求：把志書資料年報與年鑒組稿合二為一，按照不同的供稿需要，同時向地方志工作機構提供兩類資料，實現志書資料年報與年鑒組稿“畢其功于一役”。

開展續志資料長編工作、建立志書資料年報制度的目的是為了促進地方志資料收集、整理、積累工作的制度化、規范化和常態化，“便于總纂、審稿和保存有價值的史料”[1]吉林省地方志編纂委員會關于印發《續志資料長編工作意見》的通知(吉志發〔2011〕8號).，為此，吉林省方志委要求已經完成二輪續志工作的市（州）、縣（市、區）啟動資料長編工作、建立志書資料年報制度。

2006年5月，國務院頒發的《地方志工作條例》規定，“以縣級以上行政區域名稱冠名的地方志書、地方綜合年鑒，分別由本級人民政府負責地方志工作的機構按照規劃組織編纂，其他組織和個人不得編纂。”[2]地方志工作條例.2006年國務院頒布.也就是說，全國各級地方志工作機構不僅承擔著修志任務，也是地方綜合年鑒的編纂主體。市級地方志工作機構限于人員和編制，所設科室有限，修志和編鑒往往“一肩挑”，同一批人承擔著修志和編鑒兩項主體任務，不分彼此。在二輪修志工作完成之時，各級地方志工作機構把工作重心放在續志資料征集和綜合年鑒編纂上。

在實際工作中，有些承報單位的人員弄不清兩種任務的異同，把志書資料與年鑒稿件相混淆，有的把志書的年報資料等同為年鑒稿件；有的把年鑒稿件誤認為是志書年報資料，不知如何報送。有些地方志工作者自身也沒劃清兩種資料的界限，而且兩次印發文件、兩次布置工作、無數次地催要兩種資料。

一、志書資料年報和年鑒組稿的相同之處

1.記述時限相同。地方綜合年鑒一年編纂出版一卷，記述的是上一年度內，某一行政區域內的各行各業、各條戰線發生的新事、大事、特事、要事，全方位、多視角地反映經濟社會發展的全貌。志書資料年報制度，要求各承報單位提供的也是上一年度內積累的涉及方方面面的資料。兩種資料的記述時限都是“上一年度”，所選材料以“年”為限定，上至上一年的1月1日，下至同年12月31日。

2.記述范圍一致。國務院《地方志工作條例》中規定：“地方志書，是指全面系統地記述本行政區域自然、政治、經濟、文化和社會的歷史與現狀的資料性文獻。地方綜合年鑒，是指系統記述本行政區域自然、政治、經濟、文化、社會等方面情況的年度資料性文獻。”[1]地方志工作條例.2006年國務院頒布.換言之，志書和地方綜合年鑒都以“本行政區域”為記述對象，兩者的記述對象是相同的。

3.記述內容相同。根據吉林省方志委《關于進一步加強續志資料長編工作的指導意見》，志書資料征集要列出清單。地方志書的資料年報制度亦如此。清單中要求各承報單位重點收集和整理如下18種資料[2]吉林省地方志編纂委員會印發《關于進一步加強續志資料長編工作的指導意見》的通知(吉志發〔2016〕41號).：本地區、本行業、本系統或本單位的行政區劃調整；主要物產的盛衰和重大環境變化；機構、人員編制改革；領導的更替；職能工作部署；改革措施及效果；重大政策、法規、決定、規劃；產生的統計數據；重大工作事項；重要會議；重大自然災害及防災抗災情況；重點工程或項目；重要企業（事）業單位的成立、改組、改制、重組、破產；重大發明、科研成果及獲獎情況；對港澳臺、對外重要交流活動；工作或決策中的重大失誤及事故；重大傳染病的發生及防治；珍貴文物的挖掘和重要名勝古跡的保護；對本地區發展有較大貢獻和影響的各界人物及事跡；具有重要存史價值的文獻、政策法規、政府規章、規范性文件、專題調研報告、重要會議紀要、媒體專題報道、官方網站資料；反映特定部門、行業、系統的基本面貌、發展變化以及時代特色、地方特色和部門特色，具有存史價值的圖片、地圖、規劃圖、示意圖等；有關大事、要事、重要活動、人物的音像資料；有較大影響的社會熱點問題。

志書的資料年報就是逐年報送修志所用的資料，要求各承報單位每年向地方志工作機構報送上述資料，資料的收集范圍應該是本行政區域自然、政治、經濟、文化和社會等歷史與現狀的資料。地方綜合年鑒是逐年編纂、連續出版的資料性工具書，所記載的內容是一個地方年度內自然、政治、經濟、文化、社會的基本情況。兩者都是記述一個行政區域自然、政治、經濟、文化和社會等方面情況的年度資料性文獻。綜合性、年度性和資料性是兩種資料共同具有的特點。可以說，兩者的盛載內容毫無二致。

4.行文規范基本相同。這里所說的行文規范是語言、文字、標點、表格、圖片說明等最基本的要求。兩者有著相同的要求：一是要求真實、客觀，要求報送者堅持實事求是的原則，客觀、準確地記載人、事、物的基本面貌和發展情況，既要反映成績，也要反映問題。二是作者要“敘而不宣”“含而不露”“述而不作”，寓觀點于事實之中。三是兩種資料都要做到“要項不缺，要素齊全”。“要項不缺”就是重大事件不能遺漏；“要素齊全”就是在具體記述的過程中，要清楚地敘述事情的來龍去脈，不能缺少六大要素：時間、地點、人物、事件、原因和結果。四是力戒空話、套話，使用的都是記敘文體和說明文體，說明白“有什么”“是什么”即可。五是文風嚴謹、簡潔、樸實，杜絕虛詞浮語，不用或少用嘆詞、形容詞、副詞、語氣助詞等。六是所用詞語、標點符號、計量單位等都必須符合國家的相關規定。

5.存史價值一致。正是由于志書年報資料和年鑒稿件有著上述收集、寫作和報送要求，所以兩者都具有較高的存史價值，都是展示地情的重要窗口，是由當代人記述，供后代人查閱的“信史”，是全面、客觀、真實、可靠、可存、可用的歷史資料，都可以“為當代提供資政輔政之參考，為后世留下堪存堪鑒之記述”[1]李克強在全國地方志系統先進模范座談會上的講話,2015-12-29.。

二、志書資料年報和年鑒組稿的差異

志書資料年報和地方綜合年鑒組稿雖然有著諸多共同之處，但是由于志書和年鑒分屬不同的兩種文化產品，它們的起源也大不相同，所以，志和鑒所需資料存在著差異，主要表現在以下五個方面。

1.報送目的不同。建立志書資料年報制度的目的是為編纂地方志書收集資料。廣州市在2006年頒布的《廣州市地方志資料年報制度》中寫道：“為全面、客觀地記載我市經濟社會的發展情況，為修志工作積累、保存資料并通過對年報資料進行整理，及時為廣州經濟社會發展服務，促進地方志資料收集、整理、積累工作的制度化、規范化，制訂本制度。”[2]廣州市地方志資料年報制度.廣州市地方志網站政策法規欄目.可見，不論廣州市還是吉林省，“為修志工作積累、保存資料”都是開展續志資料長編、資料年報工作的主要目的。吉林省的志書年報資料為的是給2020年開始的第三輪修志打下資料基礎，解決二輪修志過程中出現的“資料荒”問題，它不以出版為目的。年鑒資料征集的目的在于編纂出版當年的最新一卷的年鑒，是馬上就要用到的資料。關于兩種資料的報送目的，筆者以為不需多言，和這項工作有關的人都十分清楚。

2.體例體裁不同。地方志書一般采用的是文章體，結構上分為篇、章、節、目，每個目一般對篇幅不做要求。在寫作手法上，節、目行文中有必不可少的啟承轉合以及適當的鋪墊過渡。志書年報的資料內容要素和記述程序也不要求整齊劃一，也就是說，沒有統一的、十分嚴格的規定。

地方綜合年鑒是逐年編纂出版的資料性工具書。工具書是根據一定的社會需要，以特定的編排形式和檢索方法，為讀者迅速提供某方面的基本知識或資料線索，專供查閱和檢索的工具性圖書；工具書的主要表現形式是條目，如同各種辭典，都是以詞條的形式呈現其主要內容的。條目是年鑒這種工具書最基本的檢索單元。每個條目有著單一的主題。年鑒的條目一般是一件事情寫成一個條目。一個條目反映的是一個主題。年鑒條目的設立要同時具備四個條件：一是年度性，它記述和收集的主要事實、事件應是上一個年度內發生的，一般不作歷史回顧，也不預測未來；二是有價值，所選錄的信息和資料應具有現實價值和歷史價值；三是獨立性，一事一條，可以獨立成篇。年鑒條目中“水分”較少，字、詞、句絕不拖泥帶水；四是年鑒條目篇幅雖然不長，但信息資料密集度較高[1]陽曉儒.年鑒論壇(第四輯).(P83)。條目的選題不求多，但求精；不求面面俱到，但求切實有用；著重擇新擇特、擇大擇要。條目選題選材的具體方法，是在詳細占有材料的基礎上，對重點、熱點、特點加以提煉、概括和歸納。

3.呈現方式不同。地方志書每20年左右編修一次，志書資料年報，是要在2020年之前完整地收集和保存修志可能用到的所有資料，重在“存”而不在“編”，報送單位按照清單全面征集資料之后，加以分類、整理即成年報。地方綜合年鑒的編寫目的為社會各界及海外人士了解本行政區域提供基本資料。年鑒要按年編纂，每年以年刊的形式出版面世。

4.利用方式不同。志書年報資料為修志積累、保存資料，為下一輪志書的編纂提供基礎資料。同時地方志工作者通過對年報資料進行整理、挖掘，形成建議、報告或者地情研究文章，提交相應部門以便及時為當地經濟社會發展提供現實資政服務。地方綜合年鑒年鑒具有信息傳播的作用、科研參考作用和生產、生活指南作用。年鑒出版后，供海內外各行各業人士檢索、查詢，同時成為一地逐年積累和留存的永久史冊。

5.保存要求不同。志書年報資料一般要求按照志書篇目大綱進行分類、編號，在保存電子版（或刻錄光盤）的同時，要打印成紙質文本并一式兩份，分別交地方志辦公室和承報單位各一份。志書資料不需要立刻變為出版物，它以留存為主，會在第三輪修志中大顯身手。年鑒所征集到的資料，要以正規出版物的形式（有的年鑒使用期刊號，更多的使用書號）呈現在讀者面前，體現年鑒的“存史、資政、教化”等自身價值。

三、志書資料年報和年鑒組稿可“畢其功于一役”

“各級地方志工作機構要處理好并積極探索‘長編’資料與年鑒資料征集有機結合的途徑和辦法，能夠一次性完成的，不搞重復征集；能夠‘一張卷’完成的，不搞‘兩張卷’或‘多張卷’，避免因重復征集帶來的矛盾糾葛”[2]吉林省地方志編纂委員會印發《關于進一步加強續志資料長編工作的指導意見》的通知(吉志發〔2016〕41號).這是吉林省方志委提出的正確處理“長編”資料與年鑒資料關系的原則。筆者認為，“一次性完成”“一張卷”，換言之就是“畢其功于一役”，這是避免兩類資料重復征集、防止出現矛盾的有效方法。

1.承擔志書資料收集和為年鑒供稿的單位和人員高度契合，這為兩種工作同時進行、“畢其功于一役”提供最基本的前提。在開展志書資料征集工作之前，各級地方志工作機構為編纂和出版地方綜合年鑒，一般在每年年初以政府辦公廳（室）名義向行政區域內的入鑒單位發函，征集年鑒所用的圖文資料。在志書資料征集工作中，地方志工作機構也要向各資料承報單位發函，許多為年鑒供稿的單位接到通知后，把為志書收集資料的任務交給為年鑒撰稿的人員。這樣，在承報單位那里，一般由一個人或一個科室同時負責志、鑒兩方面的資料收集、整理工作。

2.志書資料年報和年鑒稿件征集有著諸多相同之處，這為兩項工作“畢其功于一役”提供技術上的方便。正如前文所述，兩種工作均屬資料征集范疇，在記述時限、征集范圍、資料內容、行文規范、存史價值等方面有著相同的要求，這就方便各承報單位及負責資料工作的人員，他們可以在充分理解兩種資料內在規定性的基礎上，同時著手資料收集，再根據兩者不同表述方式的要求，在分類、歸納、整理的過程中，形成兩種不同“款式”的“產品”。

3.兩種資料都以“年”為限，這為志書年報資料和年鑒稿件同時交稿提供可能。地方綜合年鑒的資料征集時限一般為次年的3月底，年鑒編輯部要求入鑒單位在此之前完成圖文稿件的報送。筆者以為，志書年報的資料完全可以與此同時完成報送。

前文說過，在建立志書資料年報制度之前，地方志工作機構的同一套人馬已經與年鑒資料報送單位及其負責同志打過多年交道，年年向各單位印發征集資料的通知，年年要重復催稿、核稿等流程。在志書資料長編的基礎上，從2015年起，志書資料年報制度在吉林省開始進行試點，各級地方志工作者與行政區域內的各部門有了另一種交集：征集志書資料，工作程序不外印發通知、組織培訓、催要稿件、反復核稿、歸納整理、形成成果（或編出年鑒或形成長編或以其他形式留存備用）。為明確責任、方便聯系、提高工作效率，一些單位把報送這兩種資料的任務交給了同一個處（科）室的同一二個人。實際上這種做法為地方志工作機構開展資料征集工作提供很多便利，也更有利于資料基礎工作的進行。基于此，志書的年報資料和年鑒組稿完全具備同時報送的可能性。

有的人可能會認為，年鑒要求年內出版，早些報送材料可以理解，志書的年報資料又不會立刻使用，不必著急報送，是不是可以拖到年底再報呢？兩種資料同時報送在具有可能性的同時，是否具有現實性呢？

筆者認為，志書年報資料雖然不會馬上用到修志當中，但報送時間沒必要一拖再拖，而應該由收集者在次年的1至3月里（有的地方志工作機構要求4月或5月），一并做好志、鑒兩種資料的歸納、整理工作，按照兩者寫作上的不同格式等要求，報送合格的稿件。這種想法主要基于以下三種考慮。

一是“一鼓作氣”“畢其功于一役”。各單位負責兩種資料報送的人員在上一年度內，已經在日常工作中留意或收集諸多圖片、信息、工作匯報、經驗總結等，次年年初在做分類整理時，通覽所有資料，對本行業的年度狀況有了全面的掌握和了解，在這個前提之下趁熱打鐵，這樣才能根據兩種資料的具體要求，準確地把握事物的輕重緩急，正確地做出資料取舍，準時地完成兩種任務。如果一放再放，新的一年新的任務大批量積壓下來，負責資料工作的同志可能對上一年度的事情已經逐漸淡忘，“三天打漁兩天曬網”式的分散整理，思維缺少連續性，不利于形成高質量的報送稿件。

二是兩種資料同時在3月底（或4月底、5月底）報送，承報單位的負責同志可以在形成報送稿件的過程中“一舉兩得”，讓一份原始資料具備兩種用途。一般來說，志書年報的資料量要遠遠多于年鑒所用資料，年鑒稿件是在志書年報資料的基礎上“生成”的。

三是對于地方志工作機構來說，承報單位同時報送兩種資料，為在年鑒編纂中核實、印證事實、數據等提供了可能，也為豐富入鑒圖文等內容打下了深厚的資料基礎。續志資料收集和為年鑒供稿“畢其功于一役”，這種對承報者和志鑒編纂者都有利的事情，何樂而不為呢？

志書資料收集和為年鑒供稿“畢其功于一役”，有兩個問題值得注意：一是兩種資料雖然同出一門甚至由同一個人報送，但兩者的整理、寫作要求并不一致（前文已做論述），承報單位切不可圖方便、走捷徑而一稿兩用。二是在“畢其功于一役”的同時，要避免“急于求成”，不能忽視所報送資料的質量和數量，一定要按照地方志工作機構的具體要求完成志、鑒所需資料的收集、整理、撰寫、保存、報送等工作流程，保證和滿足修志編鑒的需要。