信息化背景下高校會計檔案電化管理的路徑探索

（齊魯師范學院，山東 濟南 250202）

一、高校會計檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

高校會計檔案管理是高校財務管理是否規(guī)范化的重要組成部分。為了適應高校發(fā)展需要，高校逐漸在各項工作上實施了電化管理。在當今社會信息化大背景下，高校也逐漸意識到自身會計檔案管理工作中存在的不足，為了更好地做好高校財務管理工作，實施高校會計檔案電子化已經(jīng)是大勢所趨[1]。

（一）當前高校會計檔案管理的現(xiàn)狀

首先是對會計檔案管理大多采用傳統(tǒng)的手工原始方法。很多財會人員認為會計檔案管理就是將過往的會計檔案裝訂成冊，在固定的位置擺放整齊，對新產(chǎn)生的賬本數(shù)據(jù)繼續(xù)裝訂成冊、擺放，如此反復。針對賬目、賬本，不少高校并沒有設立專門的會計檔案管理機構，也沒有專門的管理人員進行管理，因此在需要使用檔案時，就會出現(xiàn)檔案查找困難的現(xiàn)象，針對“陳年舊賬”更是無從下手、無法查閱。財務人員往往是身兼數(shù)職，專業(yè)的檔案管理崗位沒有會計專業(yè)的人才，因此高校的會計檔案管理工作一直處于落后狀態(tài)。其次，很多高校的會計記錄檔案還停留在紙筆記錄的方式，學校的投資建設、資金花費等賬目都屬于高校的重點賬目，但是因為會計的工作方式原始落后，極易導致這些重要數(shù)據(jù)保存不當。第三，當前高校會計人員專業(yè)能力不足，在信息化背景下，由于會計制度和會計準則出現(xiàn)了較大的變化，為了保證高校財務管理的合規(guī)合法，需要對原有的會計制度予以修改和完善，同時，在學校整體運轉中必須充分保證財務管理的監(jiān)督保障職能作用，這就對會計人員提出了新的挑戰(zhàn)。但是高校會計人員的信息化人才引進和繼續(xù)教育存在不足，影響了整個會計檔案管理水平的提高。第四，會計檔案的利用不足，會計檔案屬于高校大數(shù)據(jù)資源，利用這些資源可以做財務預算，為高校未來建設和發(fā)展打下良好基礎，但是當前高校的會計檔案利用率不足，在會計檔案管理中，僅僅是將各項不同收支的賬目進行簡單歸類，其實這是遠遠不夠的[2]。

（二）高校會計檔案電子化管理中的問題

1、目標不明確

一些高校不重視會計檔案管理，認為在建設會計檔案信息化管理過程中會耗費大量資金，因此會計檔案電子化項目遲遲未啟動，導致會計檔案電子化管理目標一直沒有得到落實。還有的學校雖然已經(jīng)開啟了會計檔案電子化管理的項目，但是并沒有足夠地利用這一大數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)，在日常工作僅僅是完成了財務信息的錄入，尚未作明確的分工，導致整個信息化會計檔案系統(tǒng)并沒有發(fā)揮出其應有的價值。

2、檔案管理信息技術人員不足

我國高校財務工作隊伍中，經(jīng)常出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的狀況。高校的會計檔案錄入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而缺少專業(yè)的信息化檔案管理技術人才，因此，有時為了完成信息錄入工作，有時要找在校學生來幫忙進行錄入。在這樣的情況下，信息化檔案系統(tǒng)錄入工作雖然可以按時完成，但是數(shù)據(jù)的準確性卻不能得到切實保障。因此，我們建立會計檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，對能夠進行系統(tǒng)操作、維護與管理的信息技術財會人才需要及時補給。

3、資金投入不足

俗話說“工欲善其事必先利其器”。在會計檔案信息化管理中，我國高校一般資金投入較少，系統(tǒng)軟件更新不及時，復印機、掃描儀等設備陳舊，導致信息錄入進度比較慢，歸檔遲緩，數(shù)據(jù)整理不及時，一定程度上影響了會計工作的質量水平。因此，高校應該考慮加大資金投入，從硬件設施上對財務部門予以支持。

通過分析可以看出，為了改變這種狀況，高校應該加快會計檔案信息化步伐，提高會計檔案工作的有效性，發(fā)揮會計檔案管理的應有作用。

二、高校會計檔案電子化管理的含義

會計檔案電子化是指使用會計專用軟件記錄會計檔案，利用計算機技術，掃描技術、儲存技術等，將紙質版的檔案轉化為電子版的文檔，以電子化的形式，將高校的會計檔案形成一個數(shù)據(jù)庫。這樣可以方便、快捷地隨時查閱。會計檔案信息化管理，要求會計人員要及時將賬目錄入系統(tǒng)。在使用信息化電子檔案時，只需輸入查閱時間，就可以直接檢索當天的全面檔案情況，有效提高會計的工作效率，同時也使高校的會計檔案全部保存下來，便于解決賬目多難以管理、查閱困難等諸多實際問題[3]。

財務管理部門是高校至關重要的部門，它是維系著高校正常運行的要素之一，與普通單位的財務管理不同，高校財務管理部門的工作有著公益性與服務性的特點，因此高校財務管理工作的主體任務是服務，同時也為學校的科學發(fā)展提供保障。高校的資金來源比較單一，高校財務的資金管理相對來說比較容易，即使如此，在工作中財務人員也需要根據(jù)具體的資金來源對資金進行分類管理。高校的財務管理是公開的、透明的，要經(jīng)得起檢查檢驗，因此內部的審核工作尤為重要。在高校的財務管理工作中，對于每一項支出都要進行嚴格的審查，將資金利用效率達到最大值，其會計檔案電子化管理可以及時準確記錄和規(guī)范單位的財務管理行為，促進會計工作良好地運行。

三、高校會計檔案電子化管理的必要性

（一）有助于提高會計管理效率

會計檔案電子化管理是十分必要的。在以往傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中，大多數(shù)是使用人工記賬的方式，每年的會計賬簿會有很多，而且是以月為單位，每年的會計賬目數(shù)量巨大，因此想要核對或者查閱過往的財務數(shù)據(jù)，工作量十分龐大，會計的工作效率也就比較低。同時，由于在日常工作中高校管理人員對財務賬目管理問題重視不夠，因此財務部門對于會計檔案的保存也就不十分重視，簡單的歸類便“壓箱底”了。在信息化背景下，高校正在逐漸順應信息化發(fā)展，實施信息化電子檔案管理，這樣一來，想要核對或者查看賬目，就可以通過系統(tǒng)軟件來進行，十分方面。電子軟件系統(tǒng)可以給出數(shù)據(jù)分析，省去了大部分手工操作中間環(huán)節(jié)，既保障了數(shù)據(jù)的安全性、完整性，又使會計工作簡約化，有效地提高了會計檔案管理使用的工作效率，因此會計檔案信息化電子管理，是我國當前信息化大環(huán)境背景下的必然產(chǎn)物。

（二）有助于完善內控措施

在信息技術迅猛發(fā)展的今天，高校會計檔案信息化電子管理有助于完善高校內控制度。高校財務部門會計人員都有明確的分工和嚴格的崗位責任制度，內部控制制度比較健全，財務部門一般設有財務管理、會計核算、出納等崗位：出納員主要負責日常現(xiàn)金與銀行存款的收入與支出，一切貨幣資金收支必須有合規(guī)的原始憑證，逐日逐筆按順序登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，及時清點庫存現(xiàn)金和核對銀行存款，做到日清日結，賬實相符。會計員主要負責收入與支出等原始票據(jù)憑證的核對，記賬憑證的編制，會計賬簿的登記、會計報表的編制及上報。財務管理人員主要是對各項財務工作流程的管理和監(jiān)督，各項財務收入支出的審核。因此會計檔案信息化電子管理之后，票據(jù)的記錄、查閱等都可以通過電子軟件來完成，各個會計崗位人員負責本職部分的數(shù)據(jù)采集和使用，會使工作責任劃分更加明了、清晰。對收入的資金做到收款時要開具收款票據(jù)，盡可能用轉賬的方式代替現(xiàn)金結算，不能避免時應對現(xiàn)金做好核對和保管并及時存入銀行賬戶，出納員在每一筆收款完畢后在相應的憑證上加蓋“收訖”的印章。高校各項財務支出必須要有單位負責人審批和財務負責人復核，同時要確保各項財務支出控制在預算范圍內，若是預算外的支出則需要增加審批流程。高校各項財務收支和資金保管必須由出納員辦理，其他任何人員不得接觸貨幣資金，出納員必須逐日登記日記賬，確保貨幣資金賬賬相符、賬實相符。會計人員必須對出納員貨幣資金進行不定期盤點和抽查。這些內部控制流程都在電子軟件系統(tǒng)中予以記載，極大地保證了內部管理控制流程和環(huán)節(jié)得以貫徹實施，實現(xiàn)內部控制的科學化規(guī)范化。

（三）有助于降低財務管理成本

會計檔案信息化電子管理后，有助于高校做好財務預算，對于歷年來學校建設開支一目了然，這在一定程度可以控制財務管理的成本，促使財務管理在信息化背景下科學的進行規(guī)劃。會計檔案信息化電子管理后，首先要對高校的會計檔案管理人員進行業(yè)務技能培訓，提高財務管理人員的信息化水平，督促財務部門及會計人員制定規(guī)劃及發(fā)展目標；其次，要求財務管理結構精細化，避免發(fā)生缺失、遺漏或交叉、重復；第三，要求規(guī)范操作，杜絕出現(xiàn)隨意報賬、不按時錄入系統(tǒng)的情況。會計檔案電子化管理后，高校所有的收入與支出賬目一目了然，在如此透明化的會計檔案管理模式下，學校的每一筆款項的來源與支出都十分清晰，這對會計賬目的核對等工作提供了極大的方便，可以在一定程度上節(jié)省高校的財務管理成本。

四、高校會計檔案電子化管理的有效途徑

（一）提高財務人員的信息化電子化水平

為了保證會計人員在新形勢和新的法律法規(guī)背景下能夠卓有成效和準確無誤地開展工作，就必須對會計人員進行業(yè)務培訓，以提高會計信息化管理知識，增強對新財務管理制度的學習和掌握。這樣才能提升會計人員的會計核算水平和信息化會計檔案管理水平，并且對于提升其相關工作的規(guī)范性也具有積極的作用[4]。培訓中還應該注意提升財會人員的綜合素質，財會人員應該主動學習新會計知識，充實自己，使自己更加適應工作崗位。會計人員應該有強烈的責任心，工作過程中能夠積極主動地遵守財經(jīng)紀律，遵循管理規(guī)范，在高校財務管理向信息化電子管理轉變的過程中，既保證順利過渡，又實現(xiàn)過渡的規(guī)范化與系統(tǒng)化。在財務實際工作中我們會發(fā)現(xiàn)一些這樣的問題，比如只要錢數(shù)對了就不核對賬目也不報賬的現(xiàn)象，造成很多錢款查不到往來票據(jù)憑證和記錄，或者直接丟失。而在信息化電子管理檔案實施后，這類現(xiàn)象可以得到有效的避免。會計工作是財務管理工作的基礎，財務管理工作具有高度的嚴肅性、嚴謹性，會計人員如果存在素質較差的情況，就會存在財務記錄失真現(xiàn)象。如果會計核算不準確，記錄不清晰，財務處理不嚴謹，很容易出現(xiàn)挪用公款等違紀情況，因此，提高會計人員員業(yè)務素質尤為重要。

（二）建立標準化制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，我國高校內部雖然存在多年約定俗成比較有效的財務管理制度，但是會計信息化管理背景下這些會計管理制度需要修改和完善，由于這些財務管理制度不完善形成的漏洞影響了財務管理水平的提高和財務工作的正常進行，因此我們需要完善財務管理制度使之適應新形勢的需要。由于高校具有公益性特征，因此國家對高校財務管理的監(jiān)管需要加強。眾所周知，高校與普通單位的一大區(qū)別就是屬于非盈利性的事業(yè)單位，不必自負盈虧，正是因為如此，高校的財務管理制度不及企業(yè)財務管理的那樣嚴謹、復雜，這往往會導致高校財務管理容易出現(xiàn)一些漏洞。高校必須根據(jù)國家的相關法律，制定出一套符合自身發(fā)展、切實可行并且有效的財務管理制度。高校財務管理制度包括資產(chǎn)管理制度、往來款項管理制度、合同收入管理制度、現(xiàn)金管理制度等[5]。僅有制度體系還不夠，還必須細化到流程的具體環(huán)節(jié)中，嚴格規(guī)范到細節(jié)；健全制度需要有明確的規(guī)范和邊界，比如收借據(jù)的填寫、報銷票據(jù)的填寫都應該有嚴格的填寫模板，從小細節(jié)抓起，對財務人員進行統(tǒng)一講解培訓，細化到筆跡是否清晰易于辨認，大寫前不得留空格，小寫前必須添加人民幣符號。強制要求一切財務收支必須有原始票據(jù)并由領導簽字或蓋章方可辦理。高校的各項財務活動交錯發(fā)生，資金流入、流出、往來票據(jù)、憑證較多，極易發(fā)生票據(jù)、數(shù)據(jù)丟失和差錯，使用會計信息化電子檔案后，就可以使所有資金收支全部入賬，防止私自挪用，確保財務資料的準確安全完整。

（三）提高軟件技術

信息化電子檔案管理，為會計檔案管理帶來便捷的同時，也給財務信息安全提出來了挑戰(zhàn)。一個學校的信息庫十分重要，因此電子檔案管理軟件的安全技術需要不斷更新和提高，為高校的財務工作提供便捷的同時，要確保數(shù)據(jù)的安全，另外，軟件需要定期維護，檢測安全性。以上這些都應該引起高校財務管理層和高校管理層領導的高度重視。

（四）完善歸檔流程

對于剛開始使用信息化電子檔案管理的高校，應該結合高校自身工作特點，制定出科學的電子檔案歸檔流程和規(guī)范的操作流程。完善高校信息化會計檔案管理體系需要我們完善財務管理制度、明確戰(zhàn)略目標等。首先非盈利組織的高校要想得到更好的發(fā)展，必須有一個完善的檔案歸檔管理制度。高校需要構建起全面的信息化管理模式，迅速適應社會發(fā)展和現(xiàn)代大學制度與管理的要求。其次完善電子化檔案歸檔管理制度，明確會計人員信息化工作的任務目標，細化會計檔案信息化電子管理規(guī)程，納入到學校信息化整體戰(zhàn)略目標中去完成。

（五）保護信息系統(tǒng)安全

在高校財務檔案實施信息化管理后，學校的信息系統(tǒng)安全也會有一定的風險。因此保護高校的核心信息安全就是重中之重。確保信息系統(tǒng)安全包括信息錄入安全、儲存安全、輸出安全，這就要求會計信息錄入時要嚴格按照系統(tǒng)的限制操作，防止高校的機密被泄漏。

（六）整合會計檔案平臺服務

信息化背景下，會計檔案通過科學及技術實現(xiàn)了電子化管理，我們可以將財務類的其他工作整合到會計檔案管理平臺中，實現(xiàn)高科技辦公。比如學校公共物品的登記，公共財產(chǎn)的記錄等，在同一個平臺進行工作，但是不同崗位的工作人員在登錄平臺時需要提供自己的登錄密碼，進入平臺上自己的系統(tǒng)范圍，完成自己的工作，通過科學化管理，使整個信息化平臺井然有序，也使會計檔案信息化管理更加科學實用有效。

（七）檔案管理人員的繼續(xù)教育

要加強會計人員對新的信息技術支撐的會計管理知識與財務管理制度的全面學習與掌握，做到不斷自我提升，圓滿完成工作任務。信息化發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質版工作已經(jīng)在逐漸向電子版過渡了，因此檔案管理人員應該不斷完善自己的工作技能，提高自己的專業(yè)素質，只有這樣，才能更好地為學校服務，為學校做出更多的貢獻。

（八）加大信息化宣傳力度

要加大信息化的宣傳力度，讓高校管理人員與財務工作人員都意識到，在當前信息化大環(huán)境背景下，會計檔案信息化電子管理刻不容緩，只有切實加快會計檔案信息化電子管理進程，才能為學校的更好發(fā)展和爭創(chuàng)一流保駕護航。