用友財務(wù)軟件中“反向操作”問題的探討

(江蘇利得智能監(jiān)測科技有限公司 江蘇 江陰 214400)

一、正確認(rèn)識財務(wù)軟件中“反向操作”功能

目前許多企業(yè)廣泛應(yīng)用財務(wù)軟件的操作人員都嘗試到了使用財務(wù)軟件給工作帶來的快捷，準(zhǔn)確。但與之同時，在計算機處理所特有的方式下，大多數(shù)財務(wù)軟件中的“反向操作”功能也給無痕跡的電算化核算工作帶來了巨大的隱患，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

(一)“反向操作”功能的主要內(nèi)容及形式

目前絕大多數(shù)的財務(wù)軟件中可能存在的“反向操作”形式主要有“反復(fù)核”，“反記賬”，“反結(jié)賬”三種。為了更好地解釋、分析、認(rèn)識“反向操作”的功能、應(yīng)用，筆者以用友財務(wù)軟件為平臺，利用相關(guān)賬套資料作具體闡述。

1.“反復(fù)核”

“反復(fù)核”，又稱“取消審核”，就是將已經(jīng)復(fù)核的會計憑證由該憑證的審核人取消審核標(biāo)記，以便制單人進(jìn)行無痕跡修改或增刪。

2.“反記賬”

“反記賬”又稱“倒記賬”，就是把一批已經(jīng)登記到會計賬簿的記賬憑證當(dāng)月的發(fā)生額從其各自賬簿中予以扣除，使各賬簿恢復(fù)到該批會計憑證登賬前各賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

3.“反結(jié)賬”

“反結(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，就是將已審核記賬并已將本月各賬戶余額和發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)至下月的會計賬簿，恢復(fù)到以前月份各會計賬簿發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

(二)“反向操作”功能帶來的優(yōu)越性

財務(wù)軟件的“反向操作”在一定程度上給初次實施會計電算化的單位帶來了一定的便利，當(dāng)操作不熟練導(dǎo)致的錯誤，無論是對已經(jīng)記賬還是已經(jīng)結(jié)賬的會計賬簿，都可以無痕跡地恢復(fù)到未記賬或未結(jié)賬的狀態(tài)，以便制單人員對自己做錯的步驟進(jìn)行修改，讓最后的會計賬簿、會計報表和財務(wù)分析報告都能達(dá)到完美的效果。

二、“反向操作”功能帶來的問題

應(yīng)該說，在財務(wù)軟件中加入“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能，就是為了更正會計電算化中工作差錯，減少會計賬簿中可能存在的冗余會計信息，保證會計電算化核算的準(zhǔn)確性、質(zhì)量。但是同時也不避免地帶來一些不容忽視的問題：

(一)財務(wù)軟件中的“反向操作”功能與現(xiàn)行會計法規(guī)相違背

使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能更正會計工作差錯，違背了《會計核算軟件基本功能規(guī)范》，有關(guān)會計記賬制度和會計差錯更正方法的規(guī)定，而且在原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等方面，大多數(shù)的財務(wù)軟件沒有或很少提供必要的痕跡記錄。

(二)為做假賬、提供虛假會計信息及經(jīng)濟違法犯罪打開了方便之門

由于“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會計人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉。如果單位缺乏嚴(yán)格周密的會計電算化內(nèi)部牽制手續(xù)，別有用心的人就會在會計業(yè)務(wù)發(fā)生時蓄意留下伏筆，利用財務(wù)軟件提供的反記賬和反結(jié)賬功能，在以后的任意時間簡單、方便、無痕跡地改動相關(guān)的會計數(shù)據(jù)，無疑使財務(wù)會計系統(tǒng)的安全性大打折扣，這樣就使得會計做假、造假和經(jīng)濟違法犯罪變得更加隱蔽，給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。

(三)如果軟件功能使用不當(dāng),可能會導(dǎo)致賬務(wù)混亂

在使用“反記賬、反結(jié)賬”功能時，由于財會人員會計電算化業(yè)務(wù)水平以及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結(jié)賬功能時，不同年份會計科目的體系可能發(fā)生了變化，如果誤操作，很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂，甚至可能導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。例如某一會計期間結(jié)賬后，將依據(jù)這一會計期間的核算結(jié)果編制各種會計報表，其中部分會計報表將對外報送。如果事后再通過反記賬、反結(jié)賬，對本會計期間的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整、修改、補充，而得出的會計報表很可能與先前的報表不一致，這種情況不僅違背了財務(wù)會計制度和相應(yīng)的企業(yè)管理制度，而且極有可能給企業(yè)帶來不必要的麻煩，甚至帶來不可預(yù)料的損失。

(四)使得電算化下嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，審計工作難度增強

由于電子數(shù)據(jù)在形成時可以進(jìn)行的無痕跡修改，所以要求電算化下制定更為嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，來規(guī)范系統(tǒng)操作者和開發(fā)者的行為。但是財務(wù)軟件提供的“反復(fù)核”功能不僅使嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度中對憑證準(zhǔn)確性的審核人和制單人相互牽制的制度形同虛設(shè)，而且助長了制單人填制憑證不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。再者，通過“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”直接修改了錯誤數(shù)據(jù)，且不留下任何修改線索，也使得審計工作缺乏重點,難度陡增。它只會給制假者提供機會，而對電算化內(nèi)部會計控制百害而無一利。

三、如何正確對待“反向操作”功能

通過以上分析，不難發(fā)現(xiàn)財務(wù)軟件中“反向操作”功能的使用是弊大于利。考慮到實際工作中也可能有的應(yīng)急措施，還不必完全取消此功能，但作為從事實務(wù)一線的會計人員則應(yīng)以正確的態(tài)度去面對它們:

(一)加強規(guī)范的職業(yè)道德教育，認(rèn)真操作，減少錯誤發(fā)生的概率

會計電算化工作下的人員分工主要分為系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)操作人員。其中系統(tǒng)操作人員就是原先手工方式下的財務(wù)人員，包括會計主管、制單、審核、記賬、編表等。這些從事日常實務(wù)操作的財務(wù)人員應(yīng)樹立正確的工作態(tài)度，嚴(yán)格按電算化操作規(guī)程和相關(guān)會計制度規(guī)定認(rèn)真操作，盡量減少錯誤發(fā)生的概率，而不能心存僥幸，認(rèn)為反正錯了可以使用“反向操作”功能來修改錯誤。憑證的審核人，賬套主管更應(yīng)嚴(yán)格控制手中“反復(fù)核”，“反記賬”，“反結(jié)賬”的權(quán)力。

(二)采用會計制度規(guī)定的正確的錯賬更正方法糾正錯誤

會計電算化工作可能產(chǎn)生的差錯更正在《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中也已有非常明確的規(guī)定入下：

(1)對于已輸入但尚未審核的憑證，可直接由制單人根據(jù)系統(tǒng)提供的憑證修改功能進(jìn)行無痕跡修改。

(2)對已審核但尚未記賬的憑證，在審核人和會計主管都認(rèn)可的情況下可以使用反復(fù)核功能，然后再進(jìn)行修改后重新審核。

(3)對已記賬后發(fā)現(xiàn)的憑證錯誤，不能直接修改，只能采用“補充登記法”或“紅字沖銷法”來進(jìn)行修改，留下修改痕跡作為日后的審計線索。

(4)若在系統(tǒng)正式記賬時，發(fā)生意外中斷，可能會造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)混亂丟失的的情況下，可由賬套主管采用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能(即“反記賬”)，將數(shù)據(jù)恢復(fù)至記賬前狀態(tài)，再重新進(jìn)行記賬。

(5)堅決杜絕“反結(jié)賬”功能的使用。

(三)嚴(yán)格制度，加大處罰力度

當(dāng)前，會計工作中普遍存在的會計信息失真和會計造假問題已經(jīng)成為阻礙我國經(jīng)濟發(fā)展的毒瘤。而利用會計電算化“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能做假、造假正變得越來越普遍，從一定程度上講，起到了助紂為虐的作用。國家有關(guān)會計法規(guī)對會計差錯更正方法的規(guī)定，都強調(diào)了更正會計差錯要有痕跡記錄,其目的就是要做到有案可稽，有據(jù)可查，從制度上防止會計做假造假，不給犯罪分子以可乘之機。因此，應(yīng)通過嚴(yán)密法規(guī)和道德制度建設(shè)，促使進(jìn)財會人員遵章守紀(jì)。使會計電算化工作真正達(dá)到朱熔基總理提出的“誠信為本、操守為重、遵循準(zhǔn)則、不做假賬”的要求。

總之，在逆向思維受到積極追捧的今天，“反向操作”功能是可以給會計工作帶來很大的便利，但是，會計人員一定要慎而用之。因此，我們應(yīng)加強會計電算化法規(guī)建設(shè)，不斷提高會計人員職業(yè)道德，堵塞制度漏洞，從而提高會計信息質(zhì)量。