現階段檔案信息化建設存在的問題及對策分析

阿爾孜古麗·買買提

新疆醫科大學 新疆 烏魯木齊 830011

引言

當今社會已進入信息化時代，人們每天可以通過不同的途徑獲取海量的信息，且人們對這些信息的應用程度也在不斷加深。檔案記錄了國家和社會的發展歷程，記錄了個人的成長發展經歷，在社會發展中占有重要的地位。對此，我國十分重視檔案管理工作，檔案信息化以其節能、快捷、高效等優勢成為重要的管理手段和資源。

一、檔案管理模式發生改變

在當前信息化社會的大背景中，檔案管理模式也向著網絡化、數字化方向發展，檔案保管也變得更加快捷、安全。信息化的運用與發展已實現部分檔案資料的共享，這無形中加快了社會的發展。

二、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，它給相關工作人員帶來了諸多便利。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，效率低下且造成了人力物力的極大浪費。推進檔案信息化建設后，用計算機對檔案進行檢索、編目、統計，不僅提高了檔案的利用效率，也將檔案實體管理變為數據信息管理，檔案信息只需一次錄入便可多次利用。

三、檔案信息化建設中存在的問題

1.管理工作存在滯后性

檔案信息化建設需要管理人員根據實際情況對檔案管理流程進行精簡與重組，確保信息文件的無毒上傳，以此保證檔案信息化建設的實效性，從而適應社會發展的需求[1]。但在實際工作中，管理人員對檔案管理信息化建設重視程度不夠，信息化建設存在滯后性，檔案信息化建設緩慢。

2.數據形式多樣

檔案數據來源廣泛、形式多樣、數據量巨大，給檔案管理信息化建設造成巨大困難。目前，數字檔案服務系統的信息化建設各自為政、互不往來，形成了數據結構的多樣化。在檔案信息化建設中，不同地區不同階段的發展情況不同，檔案記錄數據缺乏統一格式，系統縱橫分割開放性不足，信息化建設困難重重。

3.缺少專業人才

實現檔案管理的信息化建設，離不開具有專業檔案管理知識且熟練掌握計算機操作的人才[2]。但大多數企業普遍缺少專業的檔案管理人才，部分領導甚至認為檔案管理者經過簡單培訓就能上崗，這導致檔案管理人員專業素質偏低，嚴重制約了檔案管理的信息化建設。

4.檔案的存儲設備問題

檔案管理信息化建設需推行無紙化辦公，這需要提前將檔案信息錄入電腦，屆時搜索關鍵詞就能快速找到所需要的信息。但由于存儲系統不匹配，經常出現查不到信息的狀態。此外，電子檔案的管理依賴于計算機，若數據沒有及時備份，一旦出現網絡癱瘓或電腦故障，文件極易丟失。

四、推進檔案信息化建設的措施與對策

1.提升管理人員專業水平

檔案管理信息化建設需要高素質人才的支撐，因此，相關部門應當把培養高素質檔案人才隊伍放在首位。應采取有效的培訓方式不斷提高檔案工作人員的業務能力。此外，為有效發揮檔案管理人員的積極性，還可以設置獎懲制度，明確崗位職責，確保檔案管理信息化建設工作的順利開展。

2.建立健全檔案管理制度

相關部門應對立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度以及檔案利用制度等做出明確規定。此外，在檔案管理工作中必須做到連續備份、定期檢查，保證數字檔案信息的有效性，為檔案信息化建設打好基礎。

五、結語

檔案信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢。針對當前檔案信息化建設中存在的一些問題，相關部門應加強檔案管理人員的素質教育，建立健全相關的檔案管理制度。只有這樣，才能為我國的檔案管理事業發展奠定良好的基礎。※