煤化工總承包項(xiàng)目的采購風(fēng)險(xiǎn)管理探究

張弛

摘要：由于煤化工項(xiàng)目具有專業(yè)性強(qiáng)、投資量大、采購活動(dòng)頻繁交叉等特征，采用總承包模式能有效確保項(xiàng)目的質(zhì)量與安全。在煤化工總承包項(xiàng)目中，采購活動(dòng)是起點(diǎn)，是項(xiàng)目降低成本、增加利潤的關(guān)鍵所在，所以，必須要注重采購風(fēng)險(xiǎn)管理，深入研究和控制采購風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)整個(gè)采購流程，有效落實(shí)好各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防范工作。

關(guān)鍵詞：煤化工；總承包項(xiàng)目；采購風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)管理

中圖分類號(hào)：F25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.07.027

煤化工總承包項(xiàng)目是指業(yè)主選擇一家總承包商，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)，并負(fù)責(zé)所有材料和設(shè)備的采購、施工與運(yùn)行。由于受到內(nèi)外部環(huán)境和各種潛在因素的影響，作為項(xiàng)目運(yùn)作起點(diǎn)的采購活動(dòng)可能存在種種程度不一的風(fēng)險(xiǎn)，所以，對(duì)煤化工總承包項(xiàng)目的采購流程進(jìn)行分析，有針對(duì)性地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，是整個(gè)煤化工總承包項(xiàng)目經(jīng)營管理的重中之重。采購活動(dòng)是項(xiàng)目降低成本、增加利潤的關(guān)鍵所在，而采購活動(dòng)的所有環(huán)節(jié)中都可能隱藏著各種潛在風(fēng)險(xiǎn)。如若不能及時(shí)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究與控制，就容易致使采購過程中工作人員暗箱操作，滋生種種腐敗現(xiàn)象，如以次充好，弄虛作假、偷拿回扣、以權(quán)謀私等等。除此之外，還容易導(dǎo)致采購材料的積壓浪費(fèi)，甚至使采購物品出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題，或者延期交付，或者成本增加。

1煤化工總承包項(xiàng)目的采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

煤化工總承包項(xiàng)目的采購風(fēng)險(xiǎn)通常是指在采購過程中發(fā)生的種種意外，主要包括了人為風(fēng)險(xiǎn)、自然風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。同一般企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)一樣，煤化工總承包項(xiàng)目的采購風(fēng)險(xiǎn)也存在內(nèi)因和外因之分。其中，內(nèi)因型分險(xiǎn)包含了計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等；外因型風(fēng)險(xiǎn)包含了價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、意外風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。

1.1內(nèi)因風(fēng)險(xiǎn)

計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)：是指在制定煤化工總承包項(xiàng)目采購計(jì)劃時(shí)，因?yàn)椴少徣藛T未能精準(zhǔn)地分析市場(chǎng)或者沒能科學(xué)地管理采購項(xiàng)目，導(dǎo)致實(shí)際采購活動(dòng)與煤化工總承包項(xiàng)目的采購要求大相徑庭。

存量風(fēng)險(xiǎn)：是指由于采購人員的疏忽，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的貨品缺斤短兩，未達(dá)到預(yù)期的需求量，使煤化工總承包項(xiàng)目無法如期開展；或者在采購實(shí)踐中，采購人員沒能按照科學(xué)的訂購批量進(jìn)行，導(dǎo)致采購物品的存量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際需求量，造成庫存成本徒增。

責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)：在聘用和培訓(xùn)采購人員時(shí)，首先應(yīng)該準(zhǔn)確把握好他們的基本信息。如果在采購活動(dòng)開展之前未能細(xì)致入微地測(cè)試采購人員的能力，會(huì)造成部分采購人員濫竽充數(shù)，導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)能力與自身素質(zhì)良莠不齊，為企業(yè)帶來種種業(yè)務(wù)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，甚至法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。

合同風(fēng)險(xiǎn)：指采購人員與供應(yīng)商在擬定合同時(shí)沒有明確的合同條款，雙方盲目簽約。或者雙方簽訂的合同與法律規(guī)定相悖。如采購人員為了一己私利，貪污受賄，將招標(biāo)信息泄露給他人。

1.2外因風(fēng)險(xiǎn)

價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：采購人員與供應(yīng)商在制定合同條款時(shí)，沒能清楚地約定采購價(jià)格，導(dǎo)致雙方在交貨時(shí)產(chǎn)生極大的價(jià)格爭議，甚至造成采購失敗，延誤工期。

意外風(fēng)險(xiǎn)：指在采購過程中，供應(yīng)商沒有按照協(xié)議和合同規(guī)定來履行，導(dǎo)致與預(yù)期采購目標(biāo)相偏，為煤化工總承包項(xiàng)目帶來出于意料的風(fēng)險(xiǎn)。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：因?yàn)橥獠凯h(huán)境是不確定的，采購技術(shù)本身存在一定的難度與復(fù)雜性，加之采購人員的實(shí)力與能力均有限，導(dǎo)致采購活動(dòng)的技術(shù)進(jìn)步無法達(dá)到預(yù)期效果。

質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：所采購的貨物規(guī)格與煤化工總承包項(xiàng)目的實(shí)際需求不符，質(zhì)量方面魚目混雜，良莠不齊，所采購的物品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。

2煤化工總承包項(xiàng)目采購風(fēng)險(xiǎn)的成因研究

2.1項(xiàng)目前期沒能充分意識(shí)到采購風(fēng)險(xiǎn)

因?yàn)槊夯ろ?xiàng)目的采購活動(dòng)頻繁交叉，各環(huán)節(jié)都可能存在風(fēng)險(xiǎn)。目前，國外一些發(fā)達(dá)地區(qū)已針對(duì)總承包項(xiàng)目建立了專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理公司，部分大型企業(yè)則建立了內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理部門，并量身定制出與自身需求相適應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)。在項(xiàng)目運(yùn)行前期就已經(jīng)具備了較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。然而，由于我國目前的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)并不完善，尚未制定出專門的采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系。在項(xiàng)目前期沒能充分意識(shí)到采購風(fēng)險(xiǎn)，從而導(dǎo)致煤化工總承包項(xiàng)目采購活動(dòng)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2.2項(xiàng)目采購過程中風(fēng)險(xiǎn)管控缺位

采購過程的風(fēng)險(xiǎn)管控缺位，主要體現(xiàn)在沒有制定系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理流程，只是簡單照搬以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理者基本等同于項(xiàng)目實(shí)際采購人員，范圍狹隘，其他相關(guān)專家和別的部門的關(guān)鍵人員尚未真正涉及采購風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。

（1）煤化工總承包項(xiàng)目在報(bào)價(jià)階段和實(shí)際采購階段可能由不同的人員負(fù)責(zé)，這種現(xiàn)象或?qū)?dǎo)致信息不夠共享。原本在報(bào)價(jià)階段就已經(jīng)識(shí)別出了潛在風(fēng)險(xiǎn)，并考慮了風(fēng)險(xiǎn)金額，但實(shí)施階段的采購人員對(duì)此卻并不知情，從而造成采購成本增加，人員工作效率低下，甚至對(duì)采購成本沒有科學(xué)的預(yù)算。

（2）對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)管理成員尚未提供明確的指導(dǎo)性文件，其他部門和專家的參與和支持僅僅是臨時(shí)性的，無法系統(tǒng)、徹底地參與到整個(gè)采購風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)中。

（3）采購人員責(zé)任心不強(qiáng)、缺乏職業(yè)素養(yǎng)或者經(jīng)驗(yàn)不足。

3加強(qiáng)煤化工總承包項(xiàng)目采購風(fēng)險(xiǎn)管理的對(duì)策

3.1完善煤化工總承包項(xiàng)目的采購風(fēng)險(xiǎn)管理制度

在煤化工總承包項(xiàng)目的采購風(fēng)險(xiǎn)管理上使用弱矩陣管理模式，針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建立專項(xiàng)采購部門，項(xiàng)目所需的材料與設(shè)備均由專員負(fù)責(zé)采購。根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，并參考其他領(lǐng)域總承包采購項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，建立起一套完整的采購風(fēng)險(xiǎn)管理制度，使所有參與者都能高度自覺并輕松地掌握和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理制度，通過制度化的剛性要求來規(guī)避各種因人為因素導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)。并在各項(xiàng)采購制度中貫穿風(fēng)險(xiǎn)管理制度，包括煤化總承包項(xiàng)目前期制定的采購計(jì)劃，以及采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、開標(biāo)程序等的審核與確定，采購合同的談判與簽訂，采購物品的出場(chǎng)、運(yùn)輸和驗(yàn)收等。所有的采購流程都應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度將風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上，各部門要各司其職，相互配合，并從制度的高度確定好每一部門需承擔(dān)的采購風(fēng)險(xiǎn)管控責(zé)任。

3.2采購部應(yīng)積極與其他部門協(xié)調(diào)

就以往其他領(lǐng)域總承包項(xiàng)目運(yùn)營情況來看，項(xiàng)目獲得直接利益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是采購。毋庸置疑，采購活動(dòng)貫穿著煤化工總承包項(xiàng)目的始終，采購部門可謂任重道遠(yuǎn)。首先，采購部門應(yīng)該明確煤化工總承包項(xiàng)目的具體目的，確定所需采購的物品，并盡可能做到選擇物美價(jià)廉的產(chǎn)品。由于煤化工總承包項(xiàng)目存在一定特殊性，采購部門應(yīng)該明確現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際環(huán)境。對(duì)采購材料與設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間進(jìn)行科學(xué)安排，并合理安排各類物資的到場(chǎng)期。這些工作均需要由采購部門牽頭，并積極與其他部門協(xié)調(diào)。不然就可能導(dǎo)致采購工作延期，甚至影響到整個(gè)煤化工總承包項(xiàng)目的進(jìn)度與質(zhì)量。

（1）采購部應(yīng)積極與設(shè)計(jì)部進(jìn)行溝通與交流。這樣才能及時(shí)了解施工設(shè)計(jì)的進(jìn)展及動(dòng)態(tài)，核實(shí)之前的相關(guān)設(shè)計(jì)是否變動(dòng)，從而實(shí)時(shí)更新采購所需物資，以避免某些材料或設(shè)備不能及時(shí)進(jìn)場(chǎng)而造成工期延誤；采購人員應(yīng)該積極主動(dòng)地把握市場(chǎng)最新走向，為設(shè)計(jì)部提供有效的供貨信息，以便幫助設(shè)計(jì)人員調(diào)整計(jì)劃，以免由于某些物品市場(chǎng)供應(yīng)不足而導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度耽擱。采購部門應(yīng)該積極總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，在具體施工實(shí)踐中，針對(duì)每一階段整理好相應(yīng)的物資材料和設(shè)備，以便及時(shí)將現(xiàn)場(chǎng)的材料設(shè)備動(dòng)態(tài)反饋給設(shè)計(jì)部，以便設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)過程中能根據(jù)實(shí)際情況有章可循，避免施工污染和不必要的浪費(fèi)。

（2）采購部應(yīng)積極與煤化工總承包項(xiàng)目部進(jìn)行溝通與交流。向總承包項(xiàng)目部及時(shí)反饋現(xiàn)場(chǎng)的物資使用情況和各類材料的剩余情況，以便能及時(shí)解決所出現(xiàn)的問題。由于煤化工總承包項(xiàng)目環(huán)境較差，整個(gè)項(xiàng)目周期較長，部分項(xiàng)目甚至設(shè)立在偏遠(yuǎn)山區(qū)，道路交通狀況較差，會(huì)導(dǎo)致物資與設(shè)備的運(yùn)輸難度加大。此外，由于施工現(xiàn)場(chǎng)的面積有限，不能充分堆放物資。但由于煤化工總承包項(xiàng)目施工過程中需要繁雜的材料和設(shè)備，要確保項(xiàng)目的如期進(jìn)行，必須要保證各類材料及時(shí)有序地進(jìn)場(chǎng)。所以，必須要用有限的場(chǎng)地來儲(chǔ)存和堆放緊急物資，應(yīng)對(duì)各類材料與設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)劃。這些工作都需要采購部與總承包項(xiàng)目部進(jìn)行協(xié)調(diào)，要把握好施工進(jìn)度，靈活安排各類材料與設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，從而優(yōu)化項(xiàng)目的施工環(huán)境。總而言之，采購部應(yīng)該深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，獲取最新的施工信息，并積極與各使用部門進(jìn)行交流，掌握他們的采購計(jì)劃，針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目制定出整體的采購計(jì)劃，再反饋給總承包項(xiàng)目部門，并安排好本部門的各項(xiàng)采購工作。

3.3加強(qiáng)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)管理

3.3.1建立風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)急預(yù)案

不管所制定的采購風(fēng)險(xiǎn)管控制度如何完善，也不可能完全避免采購風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，特別是自然風(fēng)險(xiǎn)。由于大雪封山、泥石流、地震、極端天氣隨時(shí)可能發(fā)生，所以有必要針對(duì)煤化工總承包項(xiàng)目制定采購風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，以便于有備無患，盡量減少總承包項(xiàng)目的損失。應(yīng)急預(yù)案要確保在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)不降低整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量，并通過權(quán)衡工期與成本的關(guān)系之后做出相應(yīng)的措施。

3.3.2建立采購風(fēng)險(xiǎn)管控模塊并加強(qiáng)過程風(fēng)險(xiǎn)管控

雖然煤化工總承包項(xiàng)目的采購工作非常繁雜，但作為一個(gè)采購標(biāo)的物，具體過程和管控模式大致相同。所以，對(duì)于煤化工總承包項(xiàng)目采購風(fēng)險(xiǎn)的管控，應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管控模塊。也就是從一個(gè)具有代表性的標(biāo)的物中對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)管理的思路與方式進(jìn)行提取，然后將其應(yīng)用到其他物資的采購風(fēng)險(xiǎn)管理之中，這樣才能刪繁就簡，將問題進(jìn)行程序化。能有效簡化采購風(fēng)險(xiǎn)管理流程，提高采購人員的工作效率，并能有地效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

煤化工工程承包項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜度高且涉及面廣，包含了商務(wù)、技術(shù)、法律、經(jīng)濟(jì)等各方面的內(nèi)容。采購人員應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)查、掌握同類產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)，選擇優(yōu)質(zhì)的材料設(shè)備供應(yīng)商，此外，還應(yīng)該進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂合同、履行合同規(guī)定的條款、驗(yàn)收貨物。這一系列環(huán)節(jié)既相互聯(lián)系，又具有各自的獨(dú)立性，它們相互依存、滲透，并互為影響。為了確保煤化工總承包項(xiàng)目的順利實(shí)施，必須要強(qiáng)化采購過程的風(fēng)險(xiǎn)管控，制定出合理的管控目標(biāo)，當(dāng)然，最關(guān)鍵的還是在于采購人員的具體落實(shí)。

4總結(jié)

綜上所述，多數(shù)人認(rèn)為采購風(fēng)險(xiǎn)管理只是采購部門的任務(wù)，與其他部門的相關(guān)性不強(qiáng)。但實(shí)際經(jīng)驗(yàn)證明，要落實(shí)好采購風(fēng)險(xiǎn)管理工作，必須要各大相關(guān)部門相互配合、相互協(xié)調(diào)。這樣才能對(duì)采購需求進(jìn)行整體把握，才能有效進(jìn)行采購風(fēng)險(xiǎn)管理，繼而確保整個(gè)項(xiàng)目順利實(shí)施。在煤化工總承包項(xiàng)目中，采購是非常重要的部分。所以，制定采購風(fēng)險(xiǎn)管控目標(biāo)可以稱作為是改進(jìn)煤化工總承包項(xiàng)目目標(biāo)的一項(xiàng)關(guān)鍵性舉措，優(yōu)化采購風(fēng)險(xiǎn)管理、探求項(xiàng)目改進(jìn)機(jī)會(huì)都是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，通過制定完善的采購風(fēng)險(xiǎn)管理制度，在項(xiàng)目前期充分意識(shí)到采購風(fēng)險(xiǎn)，在采購過程中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控，通過持續(xù)不斷地改進(jìn)，有利于完善煤化工總承包采購風(fēng)險(xiǎn)管理制度，增加部門與部門之間的協(xié)調(diào)效果，制定出科學(xué)的應(yīng)急預(yù)案，從而夯實(shí)整個(gè)煤化工總承包項(xiàng)目的管理基礎(chǔ)。