航運集團企業應用SAP信息系統存在問題及對策
——以A航運集團為例

劉建華

（深圳遠洋運輸股份有限公司， 廣東 廣州 510220）

一、基本概念

SAP（Systems Application and Products in Data processing）是一種國際先進的ERP管理軟件，主要功能模塊包括生產計劃（PP）、銷售與分銷（SD）、財務會計（FI）、財務管理（TR）、管理會計（CO）、企業控制（EC）、投資管理（IM）、物料管理（MM）、人力資源管理（HR）等。SAP信息系統在跨國航運企業中應用廣泛，財務核算具有跨地區、多語言、多幣別、多會計準則等特點。SAP信息系統在航運企業的應用，通過成本中心、盈利性分段等管理會計模塊功能,能出具單船單航次收支盈虧表、單船固定費用明細表等各種船舶管理需求報表,滿足船舶成本管理、內部控制等管理需求；通過物料、固定資產管理模塊功能,能對船舶燃油、潤料滑油、船舶物料以及船舶等固定資產等進行精細化管理。因此,使用SAP信息系統強大功能建立統一的財務核算與管理平臺,成為航運企業集團的首選。

二、SAP系統在A航運集團應用中存在的問題

A航運集團是境內一家跨國大型航運企業，從2002年就開始引進使用SAP信息系統，涵蓋航運、物流、船舶代理、造船修船等行業，應用范圍包含境內和海外公司，有效實現了財務平臺的統一。SAP信息系統的實施，增強了集團資金的監控能力、縮短了財務核算周期，實現了財務系統和業務系統的集成化應用，有效促進了企業管理水平的提升。隨著A航運集團的不斷發展，其SAP信息系統應用中也存在一些問題和管理困難，從一定程度上阻礙了SAP信息系統功能的進一步拓展和完善。存在問題主要有以下幾方面：

（一）對SAP信息系統安全性的認識有待加強

一是用戶系統安全性意識不夠，主要表現在SAP系統用戶密碼保密程度重視不夠或密碼保密措施不當，安裝使用SAP系統的電腦未安裝防病毒軟件或不及時更新病毒庫，用戶崗位變動或離職未能及時變更用戶權限或注銷用戶賬戶等。系統安全意識不夠及保密措施不當導致電腦中的信息隨時向外部敞開，后果嚴重可能導致泄露上市公司保密財務信息，將對上市公司市值產生直接影響。

二是對系統權限管理工作重視不夠。A航運集團各下屬公司雖然都配置有本公司代碼層下的權限管理員，但不少權限管理員缺乏系統的權限管理知識培訓，對最終用戶權限的管理分配程序不了解，用戶權限分配不當甚至隨意分配，沒有嚴格按照用戶崗位職責分工來分配權限，從而因權限誤操作影響到財務信息的質量。

（二）系統接口功能和報表開發有待加強和完善

A航運集團下屬的大部分SAP系統上線公司的財務信息系統都主要集中在會計核算功能上，而對于財務預算、資金結算管理、財務分析以及財務風險預警等功能模塊，開發應用還有待進一步深化。A航運集團所屬各單位因經營管理和發展需要，除了財務系統外，還開發應用了航運信息管理系統、機務管理系統、船員管理系統、人事管理系統等業務系統。A航運集團雖然在SAP系統上線時開發了部分標準數據接口程序，如航次信息統計接口、憑證批量上傳接口、完工百分比計算接口等，但大部分是基礎錄入的操作接口程序，而對于SAP系統與其他業務系統的對接和信息互通共享卻很少，報表輸出與數據分析接口程序開發也不多，導致財務信息系統與集團報表系統及業務系統無法實現數據直接對接與共享，信息數據錄入處理工作的重復低效勞動造成信息的不對稱及信息孤島，大部分財務報表與統計報表仍需要手工整理編制。

另外，由于管理方式和工作習慣等方面的差異，基于西方管理模式設計開發的SAP信息系統，其會計報表的開發和應用功能并沒有很好地滿足集團財務管理和分析的需要。A航運集團SAP財務信息系統自上線實施以來，雖然開發了不少財務統計分析報表，從一定程度上提高了集團的財務分析水平與效率，但隨著集團的管理流程的不斷完善改進、會計準則的變化以及財務管理分析、信息披露等要求的變化，對各類財務統計分析報表修訂也提出了新的調整需求。而對于SAP系統的ABAP報表設計工具來說，由于業務技術人員、SAP系統管理員等不能獨立設計開發和修訂相應的SAP報表，需要專業的財務人員和技術人員共同研究，而且復雜SAP報表的編程涉及深層業務邏輯，導致SAP系統報表設計及維護工作非常困難。

（三）信息交流與共享的方式和渠道有待完善

SAP系統上線后的日常維護，主要通過電子郵件、電話等方式進行交流溝通，主要是雙方圍繞反映SAP系統運行使用中的問題和解決措施，而對于日常SAP系統管理過程中的問題缺乏后續流程管理和歸集，一些好的問題解決方案未能及時共享給其他成員企業。各SAP上線企業在系統信息溝通和共享方面缺少一個共享和溝通平臺，部分成員企業實際系統應用中總結出的一些好的運維和操作經驗無法及時在集團內分享，從而導致各下屬公司在系統維護問題上更多的依賴集團，從一定程度上造成了重復問題重復解決，給集團SAP系統維護造成了一定壓力。

（四）SAP信息系統人才培養和儲備不足

A航運集團通過多年的財務信息系統實施，雖然培養了一批較高綜合水平的實施和運維人才隊伍，但對于集團財務信息化應用的規模及發展需要來說，這方面的人才仍是稀缺的，體現在信息系統的運維和優化力量的不足。一方面，部分公司關鍵用戶太少且流動性太大，不利于隊伍的穩定和知識的順利傳遞。各公司SAP關鍵用戶大部分是兼職做系統維護，往往沒有更多的精力研究系統開發和功能拓展，難以提高SAP操作技能和帶動最終用戶提升管理水平。另一方面，因專業人才和系統開發團隊的匱乏，使得集團SAP系統管理只能局限于日常的系統維護工作上，對于下屬企業SAP系統開發需求卻無法及時滿足，從而影響SAP系統功能的優化與應用。

三、航運集團完善SAP系統應用的對策措施

（一）統一認識，完善制度，確保財務管理信息化系統運行的穩定。

首先要意識到財務信息系統建設在財務管理中的重要意義。財務管理信息化是企業經營管理的一個重要組成部分，要加強這一理念的宣貫和落實。企業應從上到下形成統一認識，特別是財務負責人應增強信息化建設意識，組織建立公司財務信息化建設項目小組，專門負責推進公司財務信息化建設工作。在“依托信息技術、整合財務資源、活化會計信息、提升財務管理水平”的工作思路下，不斷有效推進公司財務信息化建設，提高財務工作效率，從而提升公司財務管理水平。

其次是建立健全相應的財務信息系統管理制度，為企業財務信息系統得以正常運行和不斷發展提供有效保證。不斷完善公司財務信息系統管理流程，提升公司財務管理的信息化水平，包括財務信息系統管理職責及分工、日常維護與管理、信息安全管理機制等，確保企業財務信息系統的安全穩定與有效運行。

（二）加強SAP系統報表開發，提高財務分析水平。

報表開發工作是事關SAP系統應用以及進一步拓展應用極其重要的因素，無論是項目實施還是系統的應用，以及日后的提升和優化都離不開報表的開發，離不開報表開發的技術力量。建議采用專業的易操作的報表工具軟件，根據SAP系統專門開發報表套件，進一步深化SAP系統報表的設計開發功能。重點是改變傳統的報表設計方式，把抽象的底層標識符轉化為報表需求人員可以理解的業務術語，同時把數據表之間關系、外觀風格、條件參數一次性設置完成，讓最了解需求的報表需求人員自己動手輕松設計報表，省去了需求確認、上線審核及報表改進環節，設計出的報表直接使用，縮短報表的開發周期，讓各類統計分析工作可以按照用戶要求隨需而動。

SAP系統中的財務報表開發需要各相關業務部門之間加強聯系，財務數據不單是財務模塊的數據，其可能來自各個業務模塊，單純財務人員有時也難以提供全面的數據源，需要多部門共同來設計報表等信息需求，只有這樣才能正確確定報表的數據源頭，有效減少報表開發的重復工作，減少報表中的冗余信息，提高系統運行效率。各自為陣的工作方式已不能適應SAP系統的要求。SAP系統中報表的開發是具有較高技術含量的工作，同時也是很辛苦細致的工作，目前SAP相關人才是市場中緊俏人才，應該對這些開發人員給予一定的物質與精神激勵，只有這樣才可以使SAP人才得到認可與肯定，從而保證報表開發隊伍持久的穩定與活力。

（三）拓展系統功能，深化財務信息系統和業務系統的銜接。

信息化一體化建設決定了財務數據必然包含業務數據，財務信息系統和業務系統的有效對接，才能更好支持財務業務一體化分析。建議有效將會計核算與財務預算、資金管理、財務分析以及財務風險控制等結合起來，構建公司整體財務控制系統，進一步拓展財務信息系統功能，提升財務信息系統的應用價值。

建議在集團總公司的統一組織和部署下，進一步拓展財務信息系統的應用范圍和管理層次，將各業務管理系統與財務系統各個環節有效對接起來，以財務數據為依據，同時緊密貼合財務管理要求，推動其他業務系統功能的拓展與完善。逐步構建企業數據倉庫，積極整合會計核算、資金管理、預算管理、機務管理、燃油采購、工資管理等系統功能，實現生產經營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數據共享，保障企業財務管理工作規范化、高效化。

(四)完善信息交流平臺，促進資源共享與經驗交流。

建議由集團定期統一對各家公司的SAP后續已開發資源進行收集與統計，將這些資源綜合起來并進行共享，使各成員企業之間可以進行相互借鑒，取長補短，避免重復開發。

此外，建議集團建立統一的財務信息建設交流平臺，交流平臺指定專門的SAP管理人員，做到有問必答，確保平臺交流的有效性。各SAP用戶通過這個交流平臺，及時將SAP應用中遇到的問題進行反饋，在集團內展開討論、征集解決方案，同時指定SAP管理人員將解決方案放在平臺予以共享。這樣既解決了問題，也促進各公司之間的經驗交流。建立問題反饋與解答庫，鼓勵各家公司反饋在實際的SAP操作中發現的問題，集團總公司在平時解答時，把問題和解決方案進行整理收集，形成問題解答案例供各公司SAP用戶學習使用。這樣，一方面可以積累SAP系統的一些問題解決方案，另一方面也可以避免重復問題的提交和分析，提高工作效率。

（五）完善培訓管理，培養財務信息化復合型人才。

一是建立完整的培訓文檔。SAP產品模塊的培訓很多顧問采用的是SAP 的標準培訓文檔，這類文檔能很清晰的把SAP的功能模塊描述清楚，配合培訓環境，用戶也能快速的掌握SAP的基本操作。建議集團對每次的培訓文檔能進行歸類存檔，并能以網絡共享的形式供各用戶隨時查閱學習。此外，建議將一些操作性較強的培訓制作成視頻手冊。因為操作的錄像首先制定了用戶操作的標準，這比任何文字性的東西都更直觀更全面。通過這樣直觀的視頻，往往達到事半功倍的效果。

二是拓展持續多樣化的培訓形式。雖然現在集團采用集中培訓取得了較好的效果，但是由于各SAP用戶分布在全國各地的公司，經常進行集中培訓有一定的困難。建議可以通過網絡、電視電話等形式，進行經常性的溝通和交流，讓用戶在日常使用和溝通交流的基礎上，進行相關知識的積累，從而達到更好的培訓效果。

綜上，SAP信息系統在航運企業中的應用，給企業經營與財務管理帶來了積極影響，而隨著企業的不斷發展和管理的變化，也給SAP信息系統提出了新的要求，SAP信息系統應不斷完善和拓展功能，推進企業財務信息化建設的可持續發展。