法律視角下的企業規范檔案鑒定銷毀工作淺析

文| 宋冬梅

隨著時間的推移,各企業規模不斷發展壯大,企業經營活動產生的文件數量不斷增多,歸檔的文件材料也在不斷增長。保管檔案需要很多方面的費用支出，如庫房費用、處理費用、保護費用等等。由此引發了檔案數量的無限增長和有限保存能力之間的矛盾。為防范檔案管理風險，現結合國家相關法律法規，就檔案鑒定銷毀工作提出以下法律建議。

關于企業檔案管理相關法律規定

1.《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》規定了企業文件材料歸檔范圍、企業檔案管理的期限和移交，并明確的要求，企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿 10 年即向有關的縣級國家檔案館移交。

2.與檔案管理相關的訴訟時效法律規定。《民法總則》第188條規定，向人民法院請求保護民事權利的訴訟時效期間為三年。法律另有規定的，依照其規定。《環境保護法》第66條規定，提起環境損害賠償訴訟的時效期間為三年，從當事人知道或者應當知道其受到損害時起計算。《合同法》第129條規定，因國際貨物買賣合同和技術進出口合同爭議提起訴訟或者申請仲裁的期限為四年，自當事人知道或者應當知道其權利受到侵害之日起計算。因其他合同爭議提起訴訟或者申請仲裁的期限，依照有關法律的規定。《勞動爭議調解仲裁法》第27條規定，勞動爭議申請仲裁的時效期間為一年。仲裁時效期間從當事人知道或者應當知道其權利被侵害之日起計算。勞動關系存續期間因拖欠勞動報酬發生爭議的，勞動者申請仲裁不受本條第一款規定的仲裁時效期間的限制；但是，勞動關系終止的，應當自勞動關系終止之日起一年內提出。《產品質量法》第45條規定，因產品存在缺陷造成損害要求賠償的訴訟時效期間為二年，自當事人知道或者應當知道其權益受到損害時起計算。因產品存在缺陷造成損害要求賠償的請求權，在造成損害的缺陷產品交付最初消費者滿十年喪失；但是，尚未超過明示的安全使用期的除外。《專利法》第42條規定，發明專利權的期限為二十年，實用新型專利權和外觀設計專利權的期限為十年，均自申請日起計算。《商標法》第39條規定，注冊商標的有效期為十年，自核準注冊之日起計算。《 著作權法》第10條規定，著作權權利的保護期為五十年，截止于作品首次發表后第五十年的12月31日，但作品自創作完成后五十年內未發表的，本法不再保護。

各企業目前檔案鑒定銷毀管理工作存在的問題

1．檔案鑒定銷毀工作長期未有效開展，給館藏帶來難以擺脫的壓力。各企業檔案管理部門在接收檔案時過于重數量輕質量，導致檔案數量累積增長。對于檔案價值間差別較大的歷史檔案，一律進行永久保存的，整理的深度、編目的級次、保護的重點等并未有意識地與檔案的價值相關聯，其結果是分不出整理的輕重緩急，人、才、物的投入較盲目，嚴重阻礙了檔案的有效管理。

2．檔案管理工作責任性強，存在鑒而不銷現象。《檔案法》第15條對“禁止擅自銷毀檔案”作出了明確規定，并在第24條將這種行為明確列為應當追究法律責任的行為；《會計檔案管理辦法》第10條對保管期滿的會計檔案應當經過一定的鑒定和審批程序后予以銷毀也作出了規定。但以上兩個法規性文件卻均對不開展鑒定工作和該銷毀的檔案不及時銷毀應承擔什么責任等無規定，導致當前各企業各級檔案部門普遍存在的“保存保險，鑒定不保險，銷毀真危險”的思想。

3.忽視保管產出關系。隨著檔案數量的急劇增長，檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾日益突出。盡管解決這個矛盾可以通過擴大庫房面積、增加檔案管理人員等方式解決。但如果可以通過對到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來解決，則可減少上述費用開支。

進一步加強檔案鑒定銷毀工作的建議

1.對檔案鑒定銷毀工作制度化、程序化。各企業檔案部門每年定期根據館藏各種檔案的到期情況，確定需要鑒定的范圍，逐卷、逐件進行清點造冊，分批、分期進行鑒定。對需要延長保管期限的案卷，在有關目錄及案卷備考表中予以注明，繼續保存；對應當銷毀的檔案，編制“銷毀清冊”一式兩份，按程序予以銷毀。

2.成立檔案鑒定機構，層層把關。各企業成立檔案鑒定領導小組，小組成員由主管檔案工作的領導、有關職能部門負責人及檔案機構或專職人員組成。領導小組負責本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門（或專職檔案人員）和與檔案內容有關的職能部門共同承擔。

3. 制定切實可行的歸檔范圍及保管期限。根據機構變化和職能的調整，每年對歸檔的范圍和保管期限進行修訂。對利用價值不高的檔案，采用靈活的方法，降低部分檔案的保管期限。例如各業務系統的年報，由過去的永久保管降為長期保存。

4.對不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。各企業結合本單位實際，區分文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等，并根據不同檔案類型，確定不同鑒定銷毀工作程序和處置方法。

5.把好檔案銷毀關，鞏固鑒定工作的成果。通過鑒定不應繼續保存的檔案，應及時進行銷毀，使鑒定工作善始善終，不留后遺癥。檔案銷毀要建立清冊，健全審查批準制度，避免重復鑒定，鞏固鑒定工作成果。