提高科技檔案管理水平途徑研究

張瑞芳

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 本文從科技檔案概念及特點出發，系統分析了科技檔案管理中存在的問題，并且對加強科技檔案管理的方法途徑進行了闡述。

關鍵詞 科技檔案 管理水平

在企事業單位和科研機構進行的生產、科研、基建、管理等活動中，科技檔案是一個重要的組成部分。然而，在我國現階段的科技檔案管理工作中，還存在一些共性問題，剖析問題發生的原因并進行途徑探討，對提升科技檔案管理工作水平具有積極意義。

一、科技檔案的概念及特點

一個單位的科技檔案對其在科技領域的生產、經營、研發等方面有著極其重要的參考價值，各單位必須重視并加強對科技檔案的管理力度。科技檔案的特點具體如下：

（1）就科技檔案的形式來講，科技檔案最突出的一個特點就是具有很強的成套性。

（2）科技檔案通常是一個完整的科學研發或科技生產項目所產生出的一系列相關技術資料，具有很高的學術研究價值。

（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強的關聯性，一般來說，一份完整的科技檔案應包含相關的科研或項目文件、圖紙文件、電子文件等。

（4）科技檔案具有很高的保管和利用價值，其內容涵蓋科學、技術、研究成果等，是開展學術建設、工程設計、科研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長，一般都是永久、長期保管。

（5）科技檔案具有嚴格的保密性，一些科技檔案會涉及到重要的商業機密、保密技術、軍工項目等，因此對科技檔案的保密工作要求十分嚴格。

二、科技檔案管理存在的主要問題

隨著社會的發展，對科技檔案管理工作的要求也越來越高，科技檔案管理工作中存在的問題也越來越多，這就說明科技檔案管理工作的發展還具有很大的空間，為使得科技檔案的管理能夠與時俱進，實現科技檔案管理的科學化和規范化，使其與現代化的檔案管理方式相適應，就必須弄清我國目前科技檔案管理中存在的問題，并采取有效措施進行解決。

（一）重收集，輕歸檔

對于建筑設計類企業而言，科技檔案資源的價值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價值。在傳統管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價值的資源。

（二）重管理，輕建設

庫存的科技檔案是建筑設計企業的主要信息庫，其潛在的開發和應用價值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統性，才能為資源進一步開發利用提供便利。在實際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強的工程技術專業知識或檔案管理理念，導致難以保障歸檔資源的完整性和準確性，尤其是一些體現了設計項目來龍去脈的專業性很強的科技檔案，由于技術類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項目的技術過程。不能更好地發揮再次利用的作用。

（三）重保存，輕選擇

科技檔案管理人員一般并無機會親身參與項目的實際管理，其職責僅為對接收的檔案資源進行管理。而當一個項目結束之后，科技檔案管理人員由于對該項目沒有整體觀念，無法選擇應該入庫保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導致一部分重要科技檔案沒能及時移交檔案室，造成一些應該歸檔保存的技術資料未能及時入庫，有的甚至出現丟失。或者同一階段的成果出現多個版本，不能保障再檔案利用的準確性

三、完善科技檔案管理的途徑

現代企業制度的建立和完善客觀上要求當前企業檔案工作必須與之協調發展。因此，行業在為-企，dk發展創造空間的同時，要同步考慮企業檔案工作；必須改變過去直接的、命令式的微觀管理的運作模式，轉向以宏觀調控為主的運作模式。通過大力加強科技檔案法制建設、規劃管理、標準化管理，為企業創建良好的科技檔案管理外部環境，推動企業檔案工作依法自主運行。

（一）微觀管理模式由注重管理轉向注重服務

1.推進科檔一體化管理。由于實施一體化管理，管理鏈大大縮短。管理流程中管理活動之間的關系變得容易協調和處理。一方面，可以減少檔案信息在傳遞過程中不必要的浪費和消耗。另一方面，管理流程中各項管理活動之間存在內在的聯系，檔案業務管理活動之間產生溝通，雙向互動作用因此形成。

2.科技文件檔案化管理必須堅持以我為主的原則。由于基層立檔單位的專業性質、機構設置、任務分工、崗位設置等不同，檔案部門參與科技文件管理的范圍、內容和形式不盡一致，所以科技文件檔案化管理必須要依托本單位的實際業務活動和業務工作流程，充分考慮科技、生產活動和檔案管理活動的雙重需求，維護對科技文件的形成、歸檔工作的控制能力，實現文件業務流程和業務工作流程的集成，有效提高科研生產管理活動的效率、效益和效能，提升本單位項目管理的整體水平和實際管理能力。

3.推進科技檔案、科技情報、科技圖書—體化管理。在單位自我發展以及參與市場競爭的需求牽引下，人們對科技檔案科技信息特性的不斷重視，是拓展科技檔案業務管理外延的內在動力。一體化管理不僅要在組織管理上實現一體化管理，還要在資源建設和業務管理上實現一體化。通過三位一體共同進行資源建設和業務管理，制定相應的管理標準，采用統一的檢索工具，及時地收集單位內外的科技信息資源，滿足本單位各種信息資源的需求。

4.推進深層次服務。在利用服務過程中，逐步建立利用服務反饋系統，不斷研究檔案文件的利用規律，及時掌握用戶需求。逐步為用戶建立個人特有的數據庫，開展個性化特色服務，對利用服務實施全過程跟蹤。擴大服務范圍，采取靈活的服務權限控制方式開展網絡化服務。不斷參與成果管理和轉讓，加強檔案信息交流，深化檔案咨詢服務和編研工作。變個體服務為團隊服務，不斷提升服務質量和服務水平。

（二）組織體系構建將更注重業務流和檔案信息流的融合

業務流程和電子文件管理流程的集成，迫切要求文件形成部門、檔案部門和信息技術部門共同合作、相互協調。必須對組織結構、組織關系、職權層次、指揮系統和信息系統等進行調整和改變，以充分發揮組織管理效能。優化業務管理流程。為以較低成本實現高效統一的科技檔案管理，檔案管理人員要從業務管理系統全局角度出發，明確管理目標、各項管理活動以及管理活動之間的關系，明確開展科技檔案管理活動的基本方式，協調歸檔前后的各項管理活動，避免不同管理活動、不同階段勞動的浪費。

（三）運行機制由內生性向開放性轉變，加強企業檔案管理規范體系建設

建立企業檔案管理規范體系，接軌本行業的管理規范是新時期企業檔案工作自我發展的要求。通過建立本單位的企業規范體系，可以使本單位的管理規范更具有指導性、包容性、和實用性。結合具體的業務管理，通盤考慮，從頂層設計，適時對企業檔案管理工作規范進行修訂，加強本單位檔案管理規范的適用性。完善評估制度體系建設。

（四）基本管理形式不斷推陳出新，不斷推進基本管理形式創新

基本管理形式存在的目的是為了實現檔案信息的有效組織管理，為用戶提供服務。原有基本管理形式已經不能緊跟新的復合性的管理形式。所以分類工作、利用工作、整理工作、價值鑒定工作以及編研工作必須直接面對用戶的需求。檔案管理人員既要主動關注基本管理形式和用戶需求的相關性，又要關注基本管理形式內在的相關性，真正從節約管理成本和提高管理效率出發，從用戶角度全面考慮基本管理形式調整。不斷推進支撐性理論創新。傳統的科技檔案分類學理論、利用學理論、整理理論、價值鑒定理論在一定時期對科技檔案管理工作確實起到了支撐性指導作用。但是，隨著檔案業務工作實際情況的變化以及檔案室檔案信息化建設的開展，原有的理論開始不適應現有的檔案工作發展狀況，為此必須對自身進行必要的完善和調整。而且對這些支撐性理論的研究和探索必須走在檔案工作實踐的前面，否則會影響檔案信息化建設工作的成效。

四、結語

科技檔案管理至關重要，因此，在管理的后續發展中，要不斷提高管理人員素質，加強對科技檔案管理的作用的重視，嚴格管理體系，促進科技檔案管理水平的提高。

參考文獻：

[1] 李桂霞.淺談科技檔案的規范化管理[J].哈爾濱學院學報，008.

[2] 關月英.科研檔案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報，2007.