試論如何保證電子文件的真實可靠性

韓明秀

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的、以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。隨著人們越來越多地熟悉和使用電子文件傳遞信息、記錄各種行為活動，電子文件作為一種獨立的記錄手段呈現于人們面前。電子文件真實性和可靠性問題是電子文件管理之中的關鍵性一環。

一、電子文件的特點

與傳統紙質文件相比較，電子文件呈現如下特點：依賴性與不可識別性，技術的不穩定性，載體形式多樣性且體積小，載體不穩定性且壽命短，信息的易控性、可變性與易丟失性，信息的可共享性，動態性與虛擬文件特征。

二、電子文件的真實性與可靠性

鑒于以上特點，電子文件是通過計算機進行傳輸、處理、存儲的文件，兼有“數字信息”和“文件”雙重特征，其特征的復雜性給現代文件管理帶來了極大的便利，但也決定其缺乏穩定性和安全性。如何維護電子文件、電子檔案的真實性，保障其憑證作用，成為檔案管理者關心的重要問題。在信息化社會中，法律、商貿、金融、圍防以及政府和企事業各界也在關注這一問題，因為它涉及到在電子環境下確保法律的公正、商業的公平、行政的準確、經濟的高效、金融及國家安全。

電子文件的真實性決定于其本質要素。在這一點上是與傳統文件一致的，只是傳統文件的內容主要是通過載體形式直觀地體現出來，其真實性在很大程度上是通過形式的真實加以判斷。在傳統文件中，載體是判斷電子文件真實性的重要證據，因為對于傳統文件，任何更改都必然會在載體上留下蛛絲馬跡。而電子文件載體的不固定性使得我們不得不放棄傳統的對載體依賴性的觀念，著眼于本質內容和屬性。電子文件信息形態的特殊性，導致了一些必需的背景要素的產生，但是它們并非真實性的決定因素。因此，電子文件的真實性要求其本質要素保持不變，這一認識對于電子文件真實性管理非常重要。

電子文件的真實性是指文件由特定機構使用安全可靠的系統軟件生成，并沒有被篡改或破壞。電子文件的可靠性則指文件的內容值得信賴。這兩個概念的區別在于：真實性是指文件的來源是可信的，而且自文件生成之時起沒有被改動過。可靠性是指文件生成之時，其內容與客觀事實相符的。影響電子文件的真實性與可靠性的有兩大因素：有人為因素和非人為因素。人為因素是指由于人的行為而破壞電子文件的真實性與可靠性。可分為兩大類：蓄意破壞和疏忽引起的事故。非人為因素是指不是由于人的直接行為引起的電子文件真實與可靠性的損失，主要有設備故障和失效、自然災害和意外災禍。此外更換技術平臺，也有可能帶來信息丟失。

三、 如何保證電子文件的真實性和可靠性

電子文件的出現是人類記錄史上的一次革命，不僅要求人們在心理上完全接納它，而且要求在管理技術、方法、體制、原則、理念等各個層面上的更新。此不同層面之間必須相輔相成，相互關聯，相互影響，其中任何一個方面的滯后都可能對管理目標的實現、管理系統的有效運轉帶來不良的影響。

一是觀念的更新。人們對于電子文件總是抱有一種“恐懼”心理，也許是吃的苦頭太多了，突然死機、磁盤損壞造成的文件丟失，黑客等非法入侵者對文件的篡改和泄密，這些都使得電子文件管理面臨著比紙質文件管理更多、更復雜、更棘手的問題。但這并不能成為全盤否定電子文件的借口。電子文件同樣是人類活動的真實記錄，否定了它，就等于否定了歷史本身。因此，必須拋棄這種畏懼心理，勇于、善于接受新鮮事物，大膽去嘗試。

二是檔案自動化和標準化、規范化建設。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

三是有重點地抓好數據庫建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四是確保電子文件原始性的管理措施。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。具體可采取以下幾點措施對電子文件的原始性進行保護。（1）加密技術。電子通信系統中可采用“雙密鑰碼”進行加密。（2）簽署技術。目前，在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。（3）防火墻技術。（4）防寫措施。上述這些技術對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。

五是“兩套制”原則。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

六是嚴細歸檔程序。（1）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后完成上述工作；（2）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等；（3）將電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表；（4）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上；（5）原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年；（6）在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

在我國，傳統紙質檔案的管理理論和管理方法已經不能完全適用于電子文件的管理，尤其是一些基本的概念和性質界定，更需要在原有的基礎上，根據電子文件自身的特點，予以發展和完善。只有這樣才能制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的真實性和可靠性。

（作者單位：山東泉興能源集團有限公司）