采購發(fā)票系統(tǒng)：全流程電子化實現(xiàn)

文/中興新云·財務云

發(fā)票在企業(yè)經(jīng)營過程中是保證票、庫、賬、款、稅一致的紐帶，是唯一商事憑證。采購發(fā)票系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得企業(yè)發(fā)票處理效率大幅提升。

采購發(fā)票系統(tǒng)在整個財務系統(tǒng)中處于核算層的財務運營系統(tǒng)部分。采購發(fā)票系統(tǒng)作為企業(yè)采購發(fā)票的統(tǒng)一管理平臺，承擔了采購到付款流程中供應商發(fā)票的信息采集、校驗、認證及發(fā)票影像管理工作。采購發(fā)票系統(tǒng)和銷售開票系統(tǒng)共同構(gòu)成了發(fā)票管理系統(tǒng)。采購發(fā)票系統(tǒng)前端與采購合同系統(tǒng)對接，獲取供應商信息和采購結(jié)算相關(guān)信息；與電子影像系統(tǒng)對接，實現(xiàn)采購發(fā)票的電子化管理；后端與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)對接，實現(xiàn)采購報賬結(jié)算信息的實時更新（如圖1所示）。

采購發(fā)票系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

采購發(fā)票是企業(yè)在進行采購業(yè)務時產(chǎn)生的重要票據(jù)，是企業(yè)稅務管理的重要單據(jù)，因此采購發(fā)票能否得到高效、統(tǒng)一、精準的管理將對企業(yè)財務結(jié)算、稅務管理、信息分析等產(chǎn)生重要影響。傳統(tǒng)的采購發(fā)票管理模式主要依靠線下手工記錄，由于涉及的部門眾多，需要管理的信息要素也各不相同，因此極易造成發(fā)票丟失、信息重復錄入、發(fā)票信息錯誤率高、供應商對賬信息不準、三單匹配困難等諸多問題。

采購發(fā)票系統(tǒng)是通過創(chuàng)新的電子流模式將企業(yè)采購發(fā)票、結(jié)算、稅務等相關(guān)事務全部納入管理的信息系統(tǒng)。全面推行電子發(fā)票后，采購發(fā)票系統(tǒng)將發(fā)揮更大的功效，高效對接電子發(fā)票信息，自動化完成發(fā)票的校驗與認證。采購發(fā)票系統(tǒng)的應用將大大提高企業(yè)采購發(fā)票管理流程中各工作節(jié)點的處理效率，可為企業(yè)帶來可觀的發(fā)票處理成本節(jié)約。

圖1 采購發(fā)票系統(tǒng)架構(gòu)圖

圖2 采購發(fā)票系統(tǒng)流程示意圖

采購發(fā)票系統(tǒng)流程

首先，供應商確認其應付結(jié)算信息后，采購發(fā)票管理系統(tǒng)讀取并保存其供應商的應付結(jié)算信息并自動生成形式發(fā)票，保存的形式發(fā)票供后續(xù)供應商發(fā)票匹配及校驗時使用。

然后，采購發(fā)票系統(tǒng)通過發(fā)票信息自動抽取，讀取供應商開票信息，據(jù)其進行紙質(zhì)發(fā)票、采購訂單或系統(tǒng)形式發(fā)票、入庫單或收貨單三者之間的發(fā)票驗對，并通過采購發(fā)票管理系統(tǒng)功能記錄校驗結(jié)果，將其匹配結(jié)果反饋至前端業(yè)務系統(tǒng)和后端的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。

發(fā)票驗對通過后，采購發(fā)票系統(tǒng)進行增值稅發(fā)票的真?zhèn)悟炞C。采購發(fā)票系統(tǒng)可直接對接國家稅務系統(tǒng)核對采購發(fā)票的進項關(guān)鍵信息，從而完成發(fā)票認證工作。

最后，企業(yè)財務人員可根據(jù)采購發(fā)票信息進行審核入賬，如果財務審核不通過，則觸發(fā)爭議管理程序進行糾錯，最終保證采購發(fā)票系統(tǒng)中記錄的發(fā)票信息均被正確、及時地過入核算系統(tǒng)賬套中（如圖2所示）。

通過企業(yè)和稅務部門的電子發(fā)票平臺對接，自動獲取經(jīng)過稅務部門認證和加密的電子發(fā)票，可以保證發(fā)票的真實性，因此企業(yè)員工和財務人員無需進行繁瑣的發(fā)票真?zhèn)悟炞C和發(fā)票掃描認證工作，這將使采購發(fā)票系統(tǒng)整個業(yè)務流程越趨便捷高效。

采購發(fā)票系統(tǒng)功能介紹

1、采購發(fā)票系統(tǒng)總體功能框架

采購發(fā)票系統(tǒng)主要包括四大功能模塊，即發(fā)票識別模塊、發(fā)票處理模塊、發(fā)票認證模塊和查詢統(tǒng)計模塊。發(fā)票識別和處理模塊以采購發(fā)票電子化為基礎(chǔ)，發(fā)票匹配自動化，從而使得人工發(fā)票處理及審核成本大大降低。發(fā)票認證模塊避免由于發(fā)票處理延誤使得進項發(fā)票不能當月及時抵扣的風險。采購發(fā)票系統(tǒng)實現(xiàn)了從發(fā)票開具到發(fā)票認證、處理審核全過程可視化，企業(yè)可準確掌握未開、在途、審核、認證的發(fā)票信息（如圖3所示）。

2、采購發(fā)票系統(tǒng)具體功能介紹

（1）發(fā)票識別模塊。發(fā)票識別功能模塊承擔了采購發(fā)票系統(tǒng)中供應商采購發(fā)票信息采集的工作，其包括了發(fā)票信息抽取、形式發(fā)票和發(fā)票接收識別三個功能子模塊。

發(fā)票信息抽取：采購發(fā)票系統(tǒng)需要抽取供應商的采購發(fā)票信息，如果企業(yè)的采購發(fā)票系統(tǒng)與供應商的開票系統(tǒng)對接，則可實現(xiàn)系統(tǒng)自動抽取，其能夠自動、批量地從供應商的稅控系統(tǒng)中提取增值稅專用發(fā)票以及紅字發(fā)票信息。如果企業(yè)的采購發(fā)票系統(tǒng)未與供應商的開票系統(tǒng)對接，則需要人工錄入結(jié)算信息。

圖3 采購發(fā)票系統(tǒng)功能框架圖

表1 采購發(fā)票系統(tǒng)發(fā)票信息校驗邏輯示例表

形式發(fā)票：采購發(fā)票系統(tǒng)抽取供應商結(jié)算信息后，系統(tǒng)自動生成形式發(fā)票。一般情況下，一份系統(tǒng)形式發(fā)票將與一張接收到的供應商紙質(zhì)發(fā)票一一對應，但也會出現(xiàn)一份形式發(fā)票對應多張紙質(zhì)發(fā)票的情況，采購發(fā)票系統(tǒng)能夠?qū)⑼恍问桨l(fā)票的多張紙質(zhì)發(fā)票建立為一個批次，并將同一批次的影像發(fā)送到發(fā)票管理系統(tǒng)中進行后續(xù)的審核。

發(fā)票接收識別：當接收到供應商發(fā)票后，需要將發(fā)票信息進行掃描。采購發(fā)票系統(tǒng)自動獲取供應商發(fā)票的影像并轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)化發(fā)票信息，結(jié)構(gòu)化的發(fā)票信息可包括開票金額、稅額、稅率、開票明細、購貨方納稅識別號、購貨方名稱、銷貨方信息等重要字段，采購發(fā)票系統(tǒng)對獲取到的發(fā)票信息字段需進行基本邏輯校驗。采購發(fā)票系統(tǒng)對識別有誤的發(fā)票要素進行智能提醒，并提供修改功能，對不能掃描的發(fā)票提供手工錄入功能（如表1所示）。

（2）發(fā)票處理模塊。

三單匹配：采購發(fā)票系統(tǒng)替代人工實現(xiàn)采購發(fā)票、采購訂單、入庫單的檢查工作，發(fā)票匹配工作更加有規(guī)則、細致、詳細。在實際操作中，采購訂單與供應商發(fā)票會存在1對1、1對N和N對N多種情況，采購發(fā)票系統(tǒng)均能自動識別對應關(guān)系并完成匹配（如圖4所示）

例外處理：匹配過程中，發(fā)票處理平臺會實時監(jiān)控各類例外情況。針對匹配不成功的各類例外情況，系統(tǒng)均會顯示例外信息，并觸發(fā)對應的例外處理流程，由相關(guān)人員查找例外原因并進行糾錯。

（3）發(fā)票認證模塊。發(fā)票認證模塊承擔規(guī)模化處理采購發(fā)票認證、集中管理平衡以及調(diào)整稅負的功能。通過接口設(shè)置，采購發(fā)票系統(tǒng)利用現(xiàn)有認證通道，將掃描后的增值稅發(fā)票數(shù)據(jù)發(fā)送到稅務局進行集中認證，認證狀態(tài)分“已認證”、“未認證”、“認證不通過”三類狀態(tài)。發(fā)票認證功能可直接利用采購發(fā)票管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，不用在網(wǎng)上認證系統(tǒng)中進行二次掃描、數(shù)據(jù)修改操作，其識別率、認證通過率、認證效率相對原網(wǎng)上認證大幅度提高。此外，集中認證只需要在企業(yè)設(shè)置一個操作點進行認證，無需要每個分公司都參與。企業(yè)采購發(fā)票系統(tǒng)也可以直接對接各省增值稅發(fā)票查詢平臺進行網(wǎng)上勾選認證。

（4）查詢統(tǒng)計模塊。查詢統(tǒng)計模塊支持多級結(jié)算體系，通過儀表盤使整個財務供應鏈一目了然。采購發(fā)票系統(tǒng)可根據(jù)供應商編號、公司賬套名稱、對賬信息單號、發(fā)票號、發(fā)票掃描件編號、票核憑證號、付款單號、發(fā)票物理存放地點編號等多維度建立索引，方便相關(guān)人員實時查詢。同時，員工可以在采購發(fā)票系統(tǒng)中根據(jù)條件隨時查看到發(fā)票的狀態(tài)。建立查詢模塊，數(shù)據(jù)使用者可對進項數(shù)據(jù)進行多維度查詢。查詢統(tǒng)計模塊還可導出各類報表，如可導出發(fā)票一次匹配不通過的原因報表、發(fā)票集中認證結(jié)果報表等。

圖4 采購發(fā)票系統(tǒng)三單匹配示意圖表

圖5 采購發(fā)票系統(tǒng)框架對接展示圖

采購發(fā)票系統(tǒng)信息對接管理

采購發(fā)票系統(tǒng)一般與前端的確認應付信息的采購合同系統(tǒng)進行對接獲取結(jié)算信息，與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)互聯(lián)傳遞應付結(jié)算信息，與電子影像系統(tǒng)對接實現(xiàn)電子影像管理，與稅務管理系統(tǒng)互聯(lián)進行自動化的稅務信息收集管理，從而實現(xiàn)全程電子化的采購發(fā)票管理業(yè)務（如圖5所示）。

采購發(fā)票系統(tǒng)通過與采購合同系統(tǒng)對接，實時獲取當前供應商應結(jié)算的信息，并將采購發(fā)票的處理結(jié)果回傳至采購合同系統(tǒng)。相關(guān)業(yè)務人員即可在采購合同系統(tǒng)中實時查看“應結(jié)算”、“已開票”、“已認證”等各類狀態(tài)信息。

采購發(fā)票系統(tǒng)同步發(fā)票信息結(jié)果至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，觸發(fā)應付賬款的自動入賬工作，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)回傳采購發(fā)票的各類狀態(tài)信息，實現(xiàn)不落地的自動應付業(yè)務報賬及查詢。此外，采購發(fā)票系統(tǒng)將稅金傳遞至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，自動生成進項稅稅金憑證。

采購發(fā)票系統(tǒng)與電子影像系統(tǒng)對接可實現(xiàn)采購發(fā)票的影像檔案管理功能，如采用電子影像系統(tǒng)的OCR技術(shù)進行采購發(fā)票的識別采集、發(fā)票影像存儲、發(fā)票影像實時調(diào)閱查詢、采購發(fā)票的實物管理等，從而大大提高采購發(fā)票的處理效率，降低實物發(fā)票的管理成本。

采購發(fā)票系統(tǒng)集合了企業(yè)采購發(fā)票的所有稅務信息，其可向企業(yè)的稅務管理系統(tǒng)同步進項稅的所有信息，以供稅務管理系統(tǒng)據(jù)其進行信息收集，完成自動化的稅務申報、稅務籌劃等各類稅務管理工作。

采購發(fā)票系統(tǒng)實施意義

發(fā)票在企業(yè)經(jīng)營過程中是保證票、庫、賬、款、稅一致的紐帶，是唯一商事憑證。采購發(fā)票系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得發(fā)票處理效率大幅提升。目前由于其自身技術(shù)的先進性，已在我國財務供應鏈工作中得到迅速普及，采購發(fā)票系統(tǒng)的實施為企業(yè)的運作帶來了如下的實際意義：

（1）提高工作效率。采購發(fā)票系統(tǒng)以采購發(fā)票電子化為基礎(chǔ)，發(fā)票處理過程批量自動化，從發(fā)票接收到付款的各工作節(jié)點人工發(fā)票處理及審核成本和時間可降低90%以上。

（2）優(yōu)化現(xiàn)金流。采購發(fā)票系統(tǒng)集中自動認證的技術(shù)可有效避免由于傳統(tǒng)發(fā)票處理過程延誤使得進項發(fā)票不能當月及時抵扣，降低資金占用的風險。

（3）全程可視化。從發(fā)票開具到發(fā)票認證、發(fā)票流程的全過程均可在采購發(fā)票系統(tǒng)中可視化，企業(yè)可實時準確掌握未開、在途、審核、認證發(fā)票的各項信息。發(fā)票處理的例外情況可及時預警，相關(guān)人員能夠迅速采取行動應對。

（4）提升內(nèi)控水平。采購發(fā)票系統(tǒng)的運營有助于發(fā)票責任的明確，便于審計。同時，發(fā)票信息的全程記錄大幅減少丟票、滯留票現(xiàn)象，規(guī)避涉稅風險。

（5）提高供應商滿意度。采購發(fā)票系統(tǒng)流程有助于優(yōu)化供應商對賬過程及效率，減少上下游電話咨詢量，強化企業(yè)與上下游的合作，最終提高供應商的滿意度。