以檔案管理規范化促檔案管理現代化

一、實行規范化的工作程序是提高檔案管理現代化的基礎工作。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發怎樣，不僅僅由公文本身質量決定，同時，也影響以后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的重要因素。

因此，在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

首先選用好的公文紙質，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。

二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

三是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、堅持“以我為主、為我所用”的立卷歸檔原則，是推進檔案管理現代化的關鍵環節。歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至實現檔案管理現代化的重要原則。

在工作中要注意解決好三個問題：

一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

三是要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的人口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案管理現代化奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案管理現代化的可靠保證。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案管理現代化的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、使用計算機管理、加快數據準備，是推進檔案現代化管理進程的有效手段。在檔案管理現代化的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程。因此，必須利用高科技，促進檔案管理的規范化、標準化，，以取得“多”、“快”、“好”的效果。

1、按照輕重緩急的原則，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低對所有全宗進行排隊，這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分層次按級別，有條不紊。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄。即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄人條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如 “房案”、“案件” 等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄人，然后用計算機統一給出分類號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。例如 “物價”問題涉及的行業較多，在統一歸入“J” 類后，再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。

4、規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準。因此，在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間等要素。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。

（作者單位：濰坊市勘察測繪研究院）